Что считается счетной ошибкой при начислении заработной платы

Человеческий фактор – не единственная причина счетных ошибок. Не менее часто возникают и технические.

Почему важно правильно определить вид ошибки

Ошибки в расчете заработной платы, называемые счетными, обычно обозначают следующие проблемы:

• арифметические (например, бухгалтер рассчитывает зарплату в электронных таблицах Excel и не включает в формулу сложения одну из составляющих, влияющих на конечную сумму к выплате, например, доплату за разъездной характер работ);
• опечатка при вводе данных (например, пропуск цифр или их неправильный набор).

Перечисленные и другие подобные ошибки – из тех, которые можно исправить, в том числе за счет перерасчета сумм к выплате (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Такие очевидные действия невозможны, если ошибка – несчетная. Фирма не сможет вернуть деньги, если работник получил больше из-за того, что расчетчик неправильно применил, например:

• законодательство (указал при расчете отпускных более длительный период отдыха, тем самым завысив отпускные, всю сверхурочную работу рассчитал по двойному тарифу, хотя к первым двум часам нужно было применить полуторный (ст. 152 ТК РФ), в расчет среднего заработка вошла премия, начисленная после расчетного периода;
• локальные акты компании (применена не установленная для работника надбавка к заработной плате; начислена премия без приказа от руководства компании);
• получена выплата за однофамильца.

Если работник не изъявит желания вернуть лишнее – все «несчетные» переплаты нужно будет списать за счет чистой прибыли.

Как правильно ликвидировать последствия счетной ошибки

После идентификации ошибки, в результате которой сотруднику были перечислены лишние средства, как счетной необходимо:

• письменно уведомить работника о допущенной счетной ошибке, в результате чего ему были выплачены излишние деньги и предложить либо сразу вернуть переплату, либо дать согласие на удержание из последующей зарплаты;
• получить письменное согласие о наличии переплаты и возможности ее удержать непосредственно с самого работника.

Письменное согласие оформляют в произвольной форме. Например, так:

Образец письменного согласия работника на удержание

Впрочем, для подтверждения согласия достаточно, чтобы работник сделал собственноручную отметку на приказе об удержании. Текст может быть таким:

Образец приказа об удержании

Размер удержания не безграничен: после удержания из зарплаты НДФЛ, максимум для удержания в пользу компании составляет всего лишь 20% (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852).

Как исключить счетные ошибки

К сожалению, в отличие от снарядов, ошибки при расчете зарплаты могут попадать в одну воронку многократно.

Что получает компания при передаче расчета зарплаты на аутсорсинг:

• Минимизацию рисков возникновения ошибок, благодаря экспертным знаниям специалистов и программным продуктам, настроенным в полном соответствии с требованиями законодательства, характерными для услуг аутсорсинга.
• Снижение рисков возникновения оснований для применения санкций в рамках трудового (налогового) законодательства.
• Высвобождение времени главного бухгалтера. Вместо контроля и непосредственного участия в расчете заработной платы, руководитель бухгалтерии получает возможность решать более глобальные и важные задачи.
• Выгоды от экономии на зарплате расчетчика и взносах с нее, на организации рабочих мест расчетчикам, на платежах за программные продукты для проведения расчетов и сдачи отчётности.

Вот как, например, выстроен этот процесс в 1C-WiseAdvice.

Прежде всего мы автоматизировали все рутинные операции. Несмотря на то, что риск ошибки в расчете заработной платы исключен, безошибочность работы каждого нашего специалиста, каждого участка гарантирована системой контроля. Мы называем ее многоуровневым контролем, так как роли «подконтрольный – контролер» созданы на всех уровнях расчетного процесса:

• расчетчик подконтролен главному бухгалтеру;
• главбух подконтролен куратору;
• куратор подконтролен аудиторам и методологам.

Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С. Уникальность разработки заключается в ежедневной проверке всех баз клиентов по определенным алгоритмам контролей, поиска отклонений от стандартов учета.

При обнаружении подозрительной ситуации:

• программа оперативно сигнализирует специалистам группы контроля качества о выявленных отклонениях;
• указанные специалисты перепроверяют вручную эти данные, в случае выявления неточностей вносят исправления в расчеты.

В случае исключительной ситуации – ошибки бухгалтеров при расчете зарплаты – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности. Отметим, что программа страхования разработана специально для подобных случаев и гарантирует полную защиту интересов клиента.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Счетные и технические ошибки бухгалтера

Законодательство не раскрывает понятия счетной ошибки, но на практике под ним понимается арифметическая ошибка при начислении заработной платы, возникающая при неправильном сложении, вычитании, умножении или делении показателей. Роструд поддержал такое толкование в своем письме 01.10.2012 № 1286-6-1, и оно устоялось в бухгалтерской среде.

Техническая ошибка при выплате заработной платы не связана с арифметикой. Сюда относят ситуации, когда бухгалтер:

• повторно выдал зарплату за один и тот же период;
• не учел отпускные и рассчитал оплату за месяц в полном объеме;
• не применил вычет на ребенка;
• не удержал алименты;
• некорректно ввел исходные данные в программу и т. д.

Бухгалтеру важно понимать, какую ошибку он допустил, чтобы спрогнозировать дальнейшие действия по ее исправлению и шансы на возврат денег.

Можно ли исправить счетную и техническую ошибку

Ошибки бухгалтера всегда приводят к неправильному начислению. Работник получает или меньше, или больше, чем требовалось выдать. В первом случае ситуация поправима: всего лишь нужно доплатить. А во втором все не так просто. Если бухгалтер по ошибке переплатила зарплату, то предстоит вернуть излишне выплаченные деньги работодателю. Но положительный исход возврата зависит от типа ошибки.

В ст. 137 ТК РФ указано, что удерживать из зарплаты персонала разрешается только суммы, выплаченные в результате счетных (арифметических) ошибок. Это значит, что бухгалтер вправе (по решению директора и при согласии сотрудника) удерживать долг с зарплаты, учитывая ограничения ст. 138 ТК РФ, — не больше 20% от каждой выплаты. Возмещение долга будет длиться несколько месяцев, если с одного или двух раз не удается взыскать ущерб в полном объеме.

Но что делать, если ошибка была технической? К сожалению, удержание излишне выплаченной заработной платы в таком случае запрещено. Единственный выход — уговорить сотрудника, чтобы он добровольно отдал деньги. И если он откажется, то взыскать деньги не получится даже в суде. В судебной практике есть реальная история, когда работодатель судился с работником из-за излишне выплаченных денег, но проиграл дело.

История из жизни. При увольнении сотрудника бухгалтер дважды перечислил ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Обнаружив нарушение, деньги попросили вернуть, но уволенный отказался. Организация такой поступок расценила как нанесение ущерба и подала иск на бывшего сотрудника, чтобы возместить его.

Суд первой инстанции сразу отказал. Он сослался ст. 137 ТК РФ, которая позволяет вернуть деньги исключительно из-за нарушения арифметического характера. А задвоение компенсации нельзя считать таким, оно явно техническое.

Работодатель с выводом не согласился и подал апелляцию. Вторая инстанция его поддержала. Казалось логичным, что работодатель переплатил зарплату и требует вернуть деньги. Решение первого суда признали недействительным, якобы оно было основано на неверном истолковании законодательства.

Но когда ситуацию рассматривал Верховный Суд, то коллегия полностью поддержала суд первой инстанции, потому что оно было полностью правомерным. Удовлетворительное решение, вынесенное после апелляции, отменили, а первое вступило в силу (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17).

При технической ошибке подавать в суд бесполезно. Потому что вернуть излишне выплаченную зарплату, вероятнее всего, не получиться. Судьи смотрят на положения ст. 137 ТК РФ, которая исключает возможность удержания лишней суммы после технической ошибки, произошедшей без вины работника.

Что делать бухгалтеру, если переплатили зарплату

Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.

В связи с этим бухгалтерия просит у работника согласие или заявление на возврат излишне выплаченной заработной платы, на основе которого составят приказ о последующем удержании. Впрочем, писать заявление не обязательно. Допускается одобрить решение прямо в приказе, путем написания соответствующей фразы, например, «с основанием и размером удержания согласен».

Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты оформляется в свободной форме и может выглядеть так.

После подписания приказа у бухгалтера появится законная возможность удерживать указанные суммы из выплат работника. В бухгалтерском учете он сделает такие проводки возврата излишне выплаченной заработной платы.

Если работодатель подавал иск и получил отказ, сумму излишка придется списать на прочие расходы: Дт 91.2 Кт 70.

Первоначально на сумму начисленной зарплаты (с излишком) бухгалтер начислял НДФЛ и страховые взносы. Если работник возвращает излишек (путем добровольного удержания или по суду), то приходится пересчитывать и их. И, как следствие, корректировать 6-НДФЛ, расчет по страховым взносам и 4-ФСС.

Как доплатить невыданную часть зарплаты

Когда бухгалтер недоплатил зарплату, то ему предстоит доначислить остаток не только самой зарплаты, но и компенсации за каждый день задержки. В соответствии со ст. 236 ТК РФ, при нарушении работодателем срока выплаты работнику полагается денежная компенсация в размере не ниже 1/150 ключевой ставки от невыплаченных сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня.

Компенсация = 1/150 ключевой ставки × количество дней просрочки × недоплаченная сумма.

Рассмотрим на примере:

Бухгалтер неправильно рассчитал отпускные и недоплатил работнику 3000 руб. Срок оплаты отпускных — не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ), но ошибку обнаружили на 5-й день. Задержка составила 2 дня. Ключевая ставка — 8%. Поскольку срок нарушен, работодателю придется выплатить компенсацию за каждый день в размере: 8/150 × 2 дня × 3000 = 32 руб.

Сумма компенсации не облагается НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ). Но облагается страховыми взносами, потому что в списке необлагаемых сумм, приведенном в ст. 422 НК РФ, такой компенсации нет.

Проводки при доначислении недостающей суммы к зарплате работника:

Как и в случае переплаты, при доначислении бухгалтеру приходится корректировать налоговую и страховую отчетность.