Наиболее распространенные ошибки при планировании

Принципы использования планировщика, о которых идет речь в вебинаре, не привязаны именно к Хаос-контролю. Поэтому мы решили написать это руководство для всех, кто пользуется схожими инструментами или только начинает применять продвинутые техники организации своих целей и задач.

Цели статьи

Почему возникает потребность в инструментах планирования

Обычно люди приходят к необходимости использования органайзера и применения различных техник управления своими делами, когда выполняются три условия:

Как правило, такие исходные условия ведут к накапливаемому стрессу и периодическому ощущению отсутствия контроля над окружающей действительностью.

В таких условиях, обычно, пребывают предприниматели и, так называемые, свободные художники. Интересно, что часто потребность в органайзере возникает и у домохозяек с детьми, которые, как оказалось, по роду своей деятельности сильно напоминают предпринимателей.

Пример из практики

Я начинал свою карьеру разработчиком ПО и целыми днями сидел и писал софт. У меня было много задач, но все они были однотипными и касались непосредственно программирования. Поэтому было достаточно простейшего списка задач в любом таск-трекере.

Спустя какое-то время я решил стать предпринимателем и организовал небольшую студию продуктовой разработки ПО для мобильных устройств.

Получилось, что вчера я решал только задачи, связанные с программированием, а сегодня уже пришлось заниматься делами из примерно таких сфер деятельности:

Как видите, количество категорий дел начинающего стартапера существенно превышает таковое для разработчика ПО. Поэтому у меня естественным путем возникла проблема приоретизации, выбора чем заниматься для достижения оптимальных результатов. Появиласась потребность в более обстоятельном планировании и изучении техник повышения продуктивности.

Это довольно типичная история, иллюстрирующая в каких случаях многим пользователям действительно нужен органайзер.

Как обычно начинается планирование

Когда у людей возникает потребность, они обычно скачивают инструмент планирования и составляют в нем список дел. Обычно он выглядит примерно так:

Это довольно типичный список дел на сегодня. Как видите, в нем представлен микс из личных и рабочих дел, имеющих примерную привязку по времени.

Проблема этого подхода заключается в том, что нам свойственно переоценивать свои возможности и заполнять список дел, скажем, на завтра, исходя не из своих возможностей, а из фантазий о них.

Поэтому список задач на день, обычно, содержит больше задач, чем можно выполнить. Наступает следующий день, мы начинаем выполнять задачи, в жизнь вмешивается повседневный хаос. В результате, мы часть задач выполняем, а часть задач переносится на завтра. К просроченным задачам добавляются новые, список изо дня в день растет.

Классическое изменение количества задач на день многих пользователей выглядит примерно так:

На этой картинке в первый день у пользователя 12 активных задач на сегодня, в пятый — уже 14 просроченных и 6 активных, то есть всего 20.

Типичный план дня уже на пятый день выглядит как кровавое месиво из несбывшихся планов и надежд:

В результате, список дел на день начинает демотивировать, процесс планирования — ломаться, и происходит разочарование в планировщиках в целом. Происходит подчинение повседневной текучке, это длится днями, дни превращаются в недели, недели — в месяцы. Планы не реализуются, цели не достигаются.

Вопрос: что делать, чтобы этого избежать?
Ответ: использовать проектный метод планирования.

Проектный метод планирования

Суть проектного метода в том, чтобы прежде чем планировать свой день, сперва зафиксировать в органайзере свои цели.

В данном контексте цель — это четко сформулированный и достижимый результат в конкретной сфере деятельности.

Например:

Как видите, цель — это не что-то абстрактное из серии «заработать миллион долларов».

У целевой аудитории органайзеров подобных комплексных задач может быть около сотни и даже больше, поэтому прежде чем начать фиксировать цели в планировщике, стоит сперва определить ключевые сферы деятельности, которыми вы планируете заниматься.

Проще всего это сделать с помощью категорий дел. Вот несколько примеров категорий:

При этом каждая из этих категорий, очевидно, может быть разделена на подкатегории. Вот как это может выглядеть в органайзере:

На этой картинке у пользователя восемь категорий дел, а в категории «Работа» еще восемь подкатегорий. Судя по составу, пользователь имеет какое-то отношение к предпринимательству в IT.

Более наглядно это выглядит в органайзере для ПК:

Когда сферы деятельности зафиксированы с помощью категорий, можно приступать к их наполнению целями. В Хаос-контроле это делается с помощью проектов.

Проект — это конкретный желаемый результат (то есть цель) и связанный с ним список задач. Или, можно еще сказать, список задач, выполнение некоторых необходимо для достижения конкретной цели.

Примеры проектов:

Здесь три примера — от простейшего проекта, связанного с перевыпуском прав (категория «Личное») до проекта, связанного с подготовкой и публикацией статьи, вроде этой (категория «Работа → Контент-маркетинг»).

А вот так может выглядеть проект, посвященный подготовке прототипа мобильного приложения, в котором несколько задач уже выполнены:

После заполнения органайзера категориями и целями получается структура из папок и проектов, которая отражает суть вашей деятельности и где все разложено по полочкам.

Плюсы проектного метода

Частые ошибки при оформлении проектов

На этом этапе стоит обсудить ключевые ошибки, которые пользователи допускают при оформлении проектов.

Неинформативные названия

Довольно часто задачи формулируются неинформативно и излишне кратко:

Обычно это связано с тем, что задачи создатся на мобильном устройстве «на ходу», поэтому стремление к краткости объяснимо. Первая проблема таких формулировок в том, что спустя время легко забыть, что имелось в виду. Но главная проблема — они не побуждают к действию.

Хорошо сформулированная задача — это задача, при виде которой возникает стимул взять и выполнить её. Глядя же на формулировку «Витамин D» такого посыла не возникает, то есть отсутствует мотивирующая составляющая. Органайзер должен мотивировать действовать, поэтому задачи из примера выше следовало бы переименовать следующим образом:

Обратите внимание, что каждая из обновленных формулировок содержит в себе понимание конечного результата и побуждающий к выполнению глагол.

Неактивные категории

В процессе составления структуры категорий с помощью папок часто возникают такие категории, которые потом неделями лежат пустыми:

Это нормально. Как уже писалось ранее, у нас есть склонность переоценивать свои силы, а поэтому на этапе определения сфер интересов легко насоздавать категорий, которыми нам бы и хотелось заниматься, но мы не будем.

В такой ситуации стоит безжалостно удалять соответствующие папки, чтобы они не захламляли органайзер.

Излишняя заполненность органайзера неактуальной информацией

Говоря о захломлении органайзера, серьезная ошибка — сохранять в него справочную информацию и дела из серии «когда нибудь». Да-да, это идет вразрез с методологиями вроде GTD и всем тем, чему нас учат тренеры по тайм-менеджменту.

Задача органайзера — помогать действовать. Поэтому вы должны заходить в него, брать задачу в работу, выполнять ее, переходить к следующей. Если в планировщике есть какой-то покрытый пылью хлам, который никогда не берется в работу (та самая справочная информация и цели-мечты), то он будет только разрастаться, вытесняя актуальные задачи.

Как работать с проектами дальше: использование систем

Разобравшись с проектами, пришло время понять как с ними правильно работать. В конце концов, структура дел, в которой все разложено по полочкам, не решает за вас как приоретизировать работу, за что браться в первую очередь и как выстраивать распорядок дня.

Даже в этом случае всегда есть риск повторить проблему перегруженного Плана Дня, о которой мы говорили вначале. Кажется логичным назначать даты выполнения конкретным задачам и проектам, чтобы видеть их в списке дел на день.

Вместо этого мы предлагаем посмотреть на совершенно другой подход к планированию своего дня, опирающегося на Принцип Систем.

Система — это регулярная работа над конкретной категорией дел.
Например:

Принцип Систем заключается в том, чтобы:

Пример из практики

Фундаментальная деятельность для меня, как основателя компании — это развитие продукта. Ежедневная работа над Хаос-контролем ведет к развитию проекта, а это, в свою очередь, ведет к повышению финансовой стабильности, появлению новых перспектив. Без этого любая моя деятельность из любой другой категории дел бессмысленна.

Поэтому главная моя система — два часа в день поработать над продуктом. Есть и второстепенные — ежедневная работа над продажами и маркетингом, ежедневное изучение лучших практик создания продуктов, зал и утренние активности.

Как это выглядит в органайзере

Зафиксировать систему в органайзере проще всего с помощью повторяющейся задачи. Например, вот так выглядит задача по ежедневной работе над развитием продукта:

Как видите, это простейшая задача, не содержащая никакой конкретной информации кроме того, что нужно провести сессию работы над конкретной категорией дел.

Магия заключается в том, что к ней привязан контекст «Работа над продуктом» при двойном клике по которому открывается список всех проектов и задач, которые имеют отношение к этой сфере деятельности:

На видео видно, что при двойном клике по названию контекста «Работа над продуктом» я попадаю в список всех релевантных проектов и задач.

Таким образом, вместо того, чтобы добавлять задачи, имеющие отношение к развитию продукта, в план дня и перегружать его, мы обходимся одной системной задачей, из которой попадаем в соответствующий список задач и проектов.

Получается, что каждый день вы заходите в системную задачу, берете в работу какие-то дела, имеющие отношение к этой системе, и понемногу продвигаетесь вперед. В этом и есть суть системы — небольшой прогресс каждый день складывается в заметные результаты на дистанции.

Систем может быть и несколько. Вот как выглядят мои, например:

Обратите внимание, что в таком распорядке дня всего 6 задач. В результате исчезает стресс из-за перегрузки, а задач выполняется больше, чем есть в плане дня, а не меньше.

Стратегические вопросы планирования

Выстраивание систем тесно связано с ключевым вопросом планирования — как определить чем заниматься, чтобы были результаты? К сожалению, органайзер на этот вопрос не ответит.

Но трансформация абстрактных целей в конкретные системы — не такой уж и сложный процесс. В субботу 26 ноября мы проводим онлайн мастер-класс «Принцип Систем», в котором на примерах рассмотрим как декомпозировать абстрактные долгосрочные цели на конкретные системы в органайзере. Приходите, будет интересно.

Если вы хотите более детально узнать о принципах планирования, обратите внимание на наш email-курс «Принцип самоорганизации и планирования». До конца недели действует промокод BLACKFRIDAY.

Также советуем посмотреть вебинар по мотивам которого написана эта статья:

Надеюсь, было полезно. Обратите внимание на типовые ошибки и старайтесь их не повторять, чтобы инструмент приносил пользу. Приятного планирования!

P.S. Подписывайтесь на мой Telegram-канал, где я пишу о различных аспектах созидательной деятельности и развитии IT-продуктов.

Как избежать ошибок при планировании проекта

1. Для проекта должен быть сформулирован список решаемых проблем.

2. Основная цель проекта (миссия) должна быть доведена до сведения всех участников.

3. Должны быть идентифицированы риски и, там, где возможно, исключены случайности.

4. Необходимо убедиться, что стратегия проекта может быть реализована и удовлетворяет ограничениям по бюджету, срокам и содержанию (проведен PCTS-анализ осуществимости: P — performance, C — cost, T — time, S — scope. Затраты являются функцией уровня исполнения P, времени T и содержания S).

5. Начинать при наличии положительных результатов анализа «за и против» реализации проекта (проведен Force-field — анализ, заключающийся в описании и количественной оценке факторов, которые могут способствовать и препятствовать осуществлению проекта).

6. Конечный результат должен быть понятен всем членам команды проекта.

7. Показатели оценки результатов деятельности по проекту должны давать оценку состояния дел с необходимой точностью, целесообразна разработка внутрифирменных шкал.

8. Определен критерий выполнения планов.

9. СРР (структура разбиения работ, иногда применяется термин СДР: структура декомпозиции работ. В английской терминологии — WBS: work breakdown structure) должна содержать столько уровней детализации, чтобы можно было оценивать затраты, сроки и ресурсы с необходимой точностью.

10. СРР должна быть согласована с заказчиком, инвесторами и ответственными исполнителями.

11. График вех должен соответствовать плановым проверкам.

12. График детальных работ разрабатывается в форме сетевого графика на основе СРР.

13. Определены работы критического пути.

14. Дата завершения проекта не должна противоречить критическому пути.

15. Критический путь должен быть реалистичным.

16. Диаграмма Ганта должна использоваться в качестве рабочего инструмента.

17. Расход ресурсов не должен превышать утвержденный уровень.

18. Уровень потребления любого ресурса должен быть не более 80% его предельного уровня.

19. Должны быть выявлены и разрешены ресурсные конфликты с другими проектами. Должна быть разработана система управления проектом и принят внутрифирменный стандарт.

20. Позиции сметы должны основываться на регистрируемых данных во всех случаях, где это возможно.

21. Позиции сметы должны быть понятными, не вводить в заблуждение и быть приемлемыми для управления и контроля.

22. Календари ресурсов должны учитывать выходные дни, праздники, больничные, отпуска и т.д.

23. В смете должны быть учтены накладные расходы на проезд и проживание и охрану.

24. Планы должны учитывать время на диспетчерские и рабочие совещания.

25. Все члены команды проекта должны иметь соответствующую квалификацию.

26. Любое необходимое дополнительное обучение членов команды должно быть оплачено и проведено.

27. Организация рабочих мест и коммуникация должна обеспечивать свободное и открытое взаимодействие членов команды проекта.

28. При необходимости должен проводиться обмен мнениями как на основе обычных совещаний, так и телеконференций.

29. Необходимо получить подтверждение от поставщиков о графиках поставок.

30. Необходимо предусмотреть возможные таможенные формальности при оформлении грузов, ввозимых из заграницы.

31. Ведение управленческих счетов должно быть предусмотрено для всех работ проекта.

32. Сетевой график работ и управленческие счета должны быть взаимосвязаны с СРР.

33. Внебюджетные расходы должны утверждаться руководителем проекта.

34. Руководители функциональных подразделений должны ставить в известность руководителя проекта до переназначения их сотрудников на другие работы.

35. Должна быть принята система характеристических показателей по проекту и их критические, пороговые значения.

36. Любые увеличения или уменьшения бюджета проекта должны утверждаться.

37. Все члены команды проекта должны иметь свои персональные графики работ.

38. Изменения максимальных цен должны согласовываться с инвесторами.

39. По отношению к поставщикам должны планироваться и при необходимости применяться штрафные санкции.

40. У поставщиков должны быть соответствующие сертификаты и рекомендации, характеризующие их потенциальные возможности.

41. Необходимо оценить возможное влияние форс-мажорных обстоятельств на проект.

42. Должно быть проведено выравнивание потребления ресурсов.

43. Изначально сверхурочные работы не должны планироваться при разработке графиков.

44. При реализации ключевых этапов работ (вех) должны быть предусмотрены процедуры составления и подписания отчетов, актов и т.д.

45. Технические условия по проекту должны письменно фиксироваться и согласовываться со всеми заинтересованными участниками проекта.

46. Необходим мониторинг законодательства и нормативной базы, относящихся к целям и задачам проекта.

47. Проектировщики и представители производителей комплектующих должны быть членами команды проекта.

48. Заказчик должен консультироваться, прежде чем определять требования.

49. SWOT — анализ должен базироваться в большей степени на данных, чем на мнениях и субъективных оценках.

50. Члены команды должны отбираться с учетом личной заинтересованности в результатах проекта.

51. Должна быть разработана процедура завершения проекта и сдачи объекта в эксплуатацию.

52. Методы и средства управления не должны тормозить инноваций.

53. При планировании текущего проекта необходимо учесть опыт аналогичных предыдущих проектов.

54. Должны быть определены узкие места на сетевом графике, связанные с использованием уникальных ресурсов, например, тестового оборудования.

55. Ресурсы, которых пока их нет в наличии, должны учитываться при расчете рисков, влияющих на успех проекта.

56. Права и обязанности каждого члена проекта должны быть четко определены.

57. Процессы и процедуры выполнения работ должны разрабатываться исполнителями и утверждаться руководителями.

58. Не следует утверждать технические задания с избыточными характеристиками.

59. Следует разделить работы с продолжительностью более 4-6 недель на более мелкие части, чтобы избежать возможного отставания (из-за отсутствия надлежащего контроля) при их завершении.

60. Параллельные критические пути должны быть по возможности исключены.

61. Сетевые графики должны быть проанализированы на предмет ошибок, «петель» и т.д. У функциональных руководителей в рамках матричных организационных структур должна быть графики потребности в специалистах их подразделений.

62. Для продолжительных проектов необходим учет инфляции.

63. Для каждой фазы, этапа и т.д. проекта должен быть определен критерий завершения.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подписывайтесь на наш

Подписывайтесь на наш

Почему ваши планы не работают?

10.09.2021 • Блог Александра Высоцкого, Публикации

Нам всем кажется огромной несправедливостью, когда у одних планы работают и в кризис, и в пандемию, а у нас даже в самое стабильное время планы представляют собой несбыточные мечты. Предлагаю вместе выяснить, с чем это связано.

Наверное, один из самых удобных инструментов — это планирование. Каждый эффективный и по-настоящему трудолюбивый работник вам ответит, что это замечательная вещь, потому что каждый, кто по-настоящему увлечён своей работой, в курсе, что благодаря планированию можно в разы улучшать результаты своей работы. Однако если вы посмотрите за пределы рабочего офиса, то обнаружите, что в реальной жизни люди планирование не применяют.

Почему люди не любят планирование?

Они просто не понимают, как распланировать свою работу. У них не выработана привычка начинать каждый свой день с составления списка задач и выписывания его куда-то, где он постоянно будет на виду.

Настоящая причина кроется в том, что планы не всегда удаётся выполнять.

Теперь к самому главному.

Планы не смогут заработать по-настоящему, если руководители не будут требовать их наличия и выполнения, а также будут игнорировать задачи, которые по какой-то причине не выполняются.

При этом не выполнить план полностью — это не так критично. Никто не может всё делать на 100%. Найдутся люди, которые будут кричать, что они всё контролируют и всё выполняют. Я лично к таким не отношусь. И мои сотрудники не могут держать под контролем абсолютно всё. И это нормально.

Нельзя строить планы в голове

Вам поможет что угодно: лист бумаги, тетрадь, блокнот. Просто напишите задачи, которые хотите выполнить на неделе. И обязательно пропишите рядом, сколько времени планируете потратить на выполнение задач. Помните, что выделенное вами время — это инвестиция в ваш результат и конечный продукт, который вы получите на выходе. Сначала кажется, что это очень легко — выписывать задачи. Но за 12 лет работы в сфере консалтинга я открыл планирование для 760 бизнесменов. Они просто не догадывались, что так можно делать.

Как адекватно оценивать свои возможности при планировании

Чтобы считать, сколько времени уйдёт на определённую задачу, не нужно быть человеком с математическим складом ума. Хотя, если разобраться, лёгким это занятие тоже не назовёшь. Я часто сталкивался с тем, как человек быстро и правильно составлял план, для него это не было проблемой, но зато когда в конце недели он подводил итоги, то видел, что из плана он выполнил 10 процентов задач. В такие моменты появляется ощущение, что ты проиграл.

Проблема в том, что мы не умеем адекватно оценивать свои силы. Хороший руководитель не будет ругать подчинённых за невыполненные задачи, он просто пойдёт и обсудит с ними, что не получилось. Просмотрев план, руководитель может указать, какая задача была трудоёмкой и из-за чего не получилось всё выполнить. А после этого он поможет подчинённому составить нормальный план на следующую неделю, который будет более реальным.

Люди сталкиваются с поражением, когда планируют намного больше, чем могут выполнить. Когда они впервые составляют список задач, они не учитывают 2 вещи: рутинные дела (еженедельные встречи, координации, разбор почты и рабочих чатов в мессенджерах, звонки и т. д.); этапы подготовки (многие записывают встречу с клиентом, но пропускают ряд действий, которые нужно совершить перед этим: подготовить нужные документы, добраться до места встречи и т. д.).

Руководитель должен наставлять работников при составлении ими планов. Если он выявит неоптимальную расстановку задач и укажет на это, в следующий раз сотрудник учтёт замечания и справится лучше. Благодаря этому большую часть плана получится выполнить, и работник будет чувствовать себя лучше, понимая, что идёт к успеху.

Люди редко сами берутся анализировать ошибки. Тут на помощь приходят руководители, которые помогают увидеть неправильные решения и исправить ситуацию.

Из-за чего рушатся планы

Планы не выполняются из-за того, что руководители не контролируют этот процесс. Все могут совершать ошибки. Мы можем что-то не учесть, где-то допустить промах. В этом нет ничего страшного.

Планы начинают рушиться, когда их нереально выполнить, но никто их при этом не корректирует. Они остаются невыполнимыми и спокойно лежат, позабытые теми, кто их составлял. И никто не берёт их в работу, не пытается сделать более реальными. Руководители игнорируют то, что какие-то задачи остаются нерешёнными, не пытаются разобраться и всё исправить.

Это происходит из-за того, что нет управления планом.

Когда мы берёмся за внедрение планирования на предприятиях, то компании наших клиентов проходят через 3 этапа, которые занимают несколько месяцев.

• 1 этап. Подготовка к внедрению планирования всего коллектива. Готовы должны быть все: как сам владелец бизнеса, так и его топ-менеджеры и рядовые сотрудники.
• 2 этап. Построение планов на неделю. Простое планирование на рабочую неделю позволит быстрее увидеть результат, тем самым вдохновив сотрудников добиваться ещё большего.
• 3 этап. Построение среднесрочных планов, а затем долгосрочных и стратегических.

Компания сможет пройти через все 3 этапа внедрения планирования только в том случае, если руководитель будет контролировать этот процесс.

Как планировать в кризис?

Многие руководители не понимают, как планировать работу предприятия в кризис, так как в это время на работу предприятия могут повлиять многие непредвиденные факторы. Намного повышается ответственность руководителя, так как приходится постоянно мониторить ситуацию и подстраивать планы под текущее положение дел, чтобы компания добивалась максимальных результатов. Каждый рабочий день и каждая задача должны быть расписаны.

Самое главное в планировании — это соблюдение контроля выполнения планов, потому что только при постоянном наблюдении за ситуацией можно вовремя увидеть ошибки и исправить их. Процесс составления планов нужно направлять, чтобы добиться максимальных результатов.

Related Posts

« Александр Высоцкий и Андрей Остапчук: какие бизнесмены осваиваются на международном рынке, а какие — уезжают домой Интервью с предпринимателем: как открыть первый бизнес без денег и масштабироваться в группу компаний »

У каждого из нас есть свои секретные приемы по наведению красоты в саду. Чем больше мы занимаемся любимым делом, тем их становится больше. К сожалению, на практике порой допускаются и ошибки. Чтобы их избежать, прислушаемся к советам хозяйки красивого сада Анастасии Калашниковой.

Инженер-гидротехник с художественным образованием Анастасия Калашникова активно заниматься садом начала относительно недавно – в 2019 году. Технические знания и чувство стиля помогли в короткий срок превратить неухоженную территорию посреди заповедника в райский уголок. За это время появились и свои правила ухода за садом, которыми Анастасия согласилась поделиться.

Прежде чем купить растение, изучите его характеристики

Размер растения в саду играет важную роль. Чаще всего мы покупаем маленькие саженцы, т.к. это выгоднее. Мы компонуем их на свой вкус, а на следующий год можем наблюдать картину, когда из-за огромного барбариса едва видна маленькая гейхера. Или упускаем момент, что небольшая сосна через несколько лет превратится в огромное дерево, которое попытается «раздавить» альпийскую горку для мини-хвойных.

Это же касается и многих других растений. Например, куст метельчатой гортензии Vanilla freise при покупке, как правило, не превышает 40 см, но за очень короткое время он достигнет в высоту 2,5 м, а в ширину разрастется до 1,5 м.

Так что при посадке учитывайте максимальный размер растения: не будет ли в будущем оно упираться в забор, закрывать дорожку к дому или мешать соседним посадкам.

• Удачное соседство: как правильно сочетать цветы на клумбе

  Не знаете, как организовать клумбу своей мечты? Подскажем и научим!

Продумайте цветовую гамму

Правильное сочетание цвета – залог гармонии в саду. Для этого можно использовать цветовой круг. Мой сад преимущественно розово-белый с нежными пастельными оттенками желтого и лилового. Такие цвета смотрятся умиротворяюще, насыщают спокойствием.

Невероятно красиво смотрятся и контрастные сочетания, но их не должно быть много.

• Как исправить некрасивый цветник: 10 безотказных приемов

  Хотели сделать роскошную клумбу, а получилось непонятно что? Ситуацию всегда можно исправить!

Выбирайте подходящие растения

Основу сада должны составлять растения, которым комфортно в вашей климатической зоне. Так вам легче будет поддерживать его декоративность круглый год, выпады после зимы будут минимальны, а сад останется малоуходным.

Основу моего сада составляют метельчатые гортензии, разные виды хвойных (можжевельники, лиственницы, сосны), декоративнолиственные кустарники (дерен, бузина, пузыреплодник, спиреи), многолетники (хосты, гейхеры, лилейники).

Но не стоит отказываться и от чего-то особенного. Даже если эти растения очень требовательны. И пусть вам придется приложить усилия, чтобы их сохранить, но это того стоит! Приведу вам в пример крупнолистную гортензию Endless Summer и крупнолистную гортензию Rock&Roll. Обе эти гортензии не переносят мороза и требуют укрытия. У Endless Summer есть небольшое преимущество: она цветет на побегах прошлого и нового сезона, так что даже если вы не успели ее вовремя укрыть и цветочные почки подмерзли, то она даст цветение на новых побегах. В случае с Rock&Roll опоздание в укрытии обернется отсутствием соцветий, но куст выживет и сможет порадовать вас на следующий год.

• Топ-7 красивых и неприхотливых растений от Кирилла Кветки

  «Посадил и забыл». Известный садовник Кирилл Кветка считает, что сделать красивый сад можно и из неприхотливых растений.

Используйте ярусность в посадках

На дальний план высаживайте самые высокие растения, перед ними более низкие и завершайте композицию почвопокровными.

При такой посадке всем растениям хватает солнца, они не мешают друг другу, и цветник выглядит аккуратным.

• 10 приемов для создания эффектного весеннего сада

  Уже совсем скоро можно будет приступить к любимой работе в саду. А пока еще есть немного времени все распланировать.

Маскируйте забор посадками

Таким способом можно продлить линию горизонта и зрительно увеличить свой участок.

Я использую для маскировки девичий виноград (но будьте аккуратны, он «агрессор»), клематисы, растущие на шпалерах, живые изгороди из туй и декоративнолиственные кустарники (пузыреплодник, чубушник, дерен).

• 11 растений, которые замаскируют неприглядный забор и заметно преобразят участок

  Обзор популярных вьющихся растений и секреты их выращивания.

Мульчируйте свои цветники

Так вы избавитесь от постоянной прополки сорняков, земля будет дольше сохранять влагу, корни получат защиту от перегрева и от мороза, а сам цветник станет выглядеть более аккуратным.

Я предпочитаю кору лиственницы: материал натуральный с нейтральным цветом и прекрасным хвойным ароматом.

• Какую мульчу выбрать для цветника

  Какую мульчу лучше использовать для того, чтобы защитить свой цветник от сорняков и плохих погодных условий?

Старайтесь сделать свой сад декоративным круглый год

Весной на помощь приходят первоцветы: россыпи крокусов, галантусов, мускари, тюльпанов и нарциссов. Летом проблем с декоративностью нет: цветут розы, лилии, лилейники, начинают набирать свои мощные «шапки» гортензии.

Осенью почти все отцветает и на первый план выходят именно они – гортензии стоят в красках до первых морозов. Можно использовать хвойные, которые меняют свою окраску на более яркую (лиственницы, кипарисовики, можжевельники, некоторые сосны).

Не стоит забывать и о декоративнолиственных кустарниках с яркой листвой. Отлично украсят сад барбарисы, пузыреплодники и спиреи.

• Сад четырех сезонов. Опытом делится дизайнер-любитель из Калининграда

  Сад, который хорош круглый год. Не мечта ли это?

Изучайте растения

Вы должны знать, какие почвы то или иное растение предпочитает, любит солнце или тень, насколько оно морозоустойчиво и какое соседство для него будет благоприятным. Учитывайте также, что для установки зимнего укрытия понадобится дополнительное место.

Подумайте, справитесь ли вы с выращиванием этого растения, как часто его нужно подкармливать, поливать, обрезать, обрабатывать, укрывать.

• 10 растений для «чайников» – с чего начать свой первый цветник

  Решили создать цветник, но не знаете, какие растения посадить? Мы подскажем.

Все действия в саду должны быть продуманными. Избегайте спонтанных покупок и хаотичных посадок. Чем больше вы будете знать о растениях, тем красивей будет выглядеть ваша территория и тем меньше у вас с ней будет хлопот. 

У Виктора запланирован продуктивный день. Он собирается приготовить завтрак, пробежаться и закончить книгу, которую читал. Он садится за книгу, но не может сосредоточиться. Его телефон не перестает звонить, и он испытывает искушение каждый раз проверять уведомления. Проходит еще один день, а Виктор смог прочитать всего пару страниц.

Мы все были на месте Виктора, когда переоценивали свои возможности закончить какое-либо дело. Это происходит из-за заблуждения планирования и нашей неспособности справиться с ним. 

Так почему же это происходит? Почему мы систематически недооцениваем количество времени или денег, которые мы собираемся потратить на тот или иной проект? В индивидуальном коучинге этот вопрос один из самых распространенных. Давайте рассмотрим определение заблуждения планирования и способы его преодоления.

Ошибка планирования — это когнитивное предубеждение, которое влияет на наше критическое мышление и способность принимать решения. Как и другие предубеждения, оно имеет пагубные последствия и может негативно повлиять на нашу жизнь. Мы попадаем в ловушку заблуждения планирования, потому что наш разум использует короткие пути для достижения выводов. Даниэль Канеман и Амос Тверски, два ученых-бихевиориста, выявили и определили значение заблуждения планирования.

Ошибка планирования — это тенденция неверно предсказывать количество времени, которое, вероятно, потребуется для выполнения задачи. Это одна из форм оптимистического предубеждения, когда люди склонны недооценивать время, необходимое для выполнения задачи, несмотря на то, что знают о том, какой объем работы необходимо выполнить. Даже если в прошлом подобные задачи занимали больше времени, мы переоцениваем свои возможности по их выполнению. Здесь интересно отметить, что мы придерживаемся как оптимистичных убеждений относительно будущего, так и реалистичных убеждений относительно прошлого.

Вероятность того, что все дело окажется нетипичным в каком-то отношении, возрастает тем больше, чем больше этапов в процессе. И она возрастает быстрее, чем предсказывает наша интуиция. Одним из способов определить, что этот процесс частично ответственен за ошибку планирования, является то, что когда ученые спрашивают людей, сколько времени, по вашему мнению, займет этот проект, если он будет развиваться типичным образом, люди дают оценки, которые почти идентичны тем, которые они дают, когда ученые спрашивают, сколько времени, по вашему мнению, займет этот проект, если ничего не пойдет не так.

Наша интуиция не очень хорошо умеет думать о сложных вероятностях. Вот небольшой пример из жизни. Если вы вспомните, когда вы в последний раз опаздывали с выполнением какого-то поручения, а также вспомните, как вы формировали свой прогноз о том, сколько времени займет это поручение — если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, вкратце подумали о различных этапах, составляющих задачу, например, собраться в дорогу, доехать до магазина, найти нужную вещь, отстоять очередь, сесть в машину и вернуться домой.

Если вы похожи на большинство людей, то вы, вероятно, представляете себе типичный случай каждого из этих этапов — то есть типичное количество времени, которое вам потребуется, чтобы собраться в дорогу, или типичное количество времени, которое вам потребуется, чтобы найти парковку. Это и сформировало вашу приблизительную оценку того, сколько времени займет выполнение всего поручения. И в большинстве случаев вы будете правы в своей типичной оценке. Именно это и делает его типичным.

Но чем больше у вас этапов в проекте или задаче, над которой вы работаете, тем больше вероятность того, что на одном из этих этапов вы наткнетесь на загвоздку и все окажется нетипичным. 

Предприятия часто тратят значительное количество времени на переоценку своих возможностей и недооценку сроков реализации проектов. Это часто приходится разбирать в бизнес-коучинге.

Когда мы едем куда-то на машине, мы часто недооцениваем количество времени, которое потребуется, чтобы добраться до места назначения, поэтому часто опаздываем.

Студенты часто недооценивают время, необходимое для выполнения заданий, и опаздывают.

Ошибка планирования также известна как принятие желаемого за действительное, поскольку мы делаем нереалистичные предположения о будущем. Она может оказать серьезное влияние на экономические, личные и социальные аспекты жизни. Организациям следует быть осторожными и искать способы борьбы с этим предубеждением, иначе это может привести к финансовым последствиям.

Падение жертвой заблуждения, связанного с планированием, — довольно распространенное явление. Не нужно корить себя за допущенную ошибку. Напротив, вам следует найти способы противостоять ей и держать под контролем свои предубеждения. Вот несколько эффективных советов, которые научат вас преодолевать ошибку планирования и принимать лучшие решения.

Взгляд со стороны, обсуждение и поддержка  — то, что происходит на консультациях коуча. Формирование эффективной стратегии снижает риски.

Самая сложная задача при работе с ошибкой планирования — оценить время, которое потребуется для завершения какого-либо дела. Начните с определения приоритетности задач и визуализации своего плана. Чем больше вы будете планировать свои цели и этапы, оценивать срочность задач, тем увереннее вы будете устанавливать реалистичные сроки.

Феномен заблуждения планирования часто встречается среди людей, которым приходится работать над большими проектами (например, менеджеров проектов). В таких сценариях люди часто сосредотачиваются на результате, а не на процессе. Начните обращать внимание на то, какой шаг вам нужно сделать, чтобы завершить проект. Разбейте большие задачи или цели на более мелкие и выделите время на каждую из них. Так будет легче понять, что нужно сделать.

Одной из самых больших причин затягивания работы является наличие отвлекающих факторов. Мы часто испытываем желание отвечать на электронные письма и сообщения, расставляя приоритеты. Если вы хотите сосредоточиться на поставленной задаче, минимизируйте отвлекающие факторы, ограничив время работы с экраном. В качестве альтернативы вы можете выделить час на ответы на электронные письма, сообщения и телефонные звонки.

В дополнение к этим стратегиям, чтобы справиться с заблуждением планирования, вам необходимо практиковать непредвзятое мышление. Непредвзятое мышление возникает в результате обработки информации и анализа данных, прежде чем делать выводы о ситуации.

Говорят, если хорошо спланировано, считай наполовину сделано. Именно на стадии планирования проекта рассчитывается срок реализации проекта, бюджет, требуемые ресурсы и целевые показатели. И от того, насколько хорошо проект спланирован, зависит его успех!

При этом надо понимать, что чем сложнее и грациознее план, тем больше шансов, что он провалится. Это закон Мэрфи. Поэтому делаем план не ради суперплана, а ради его выполняемости. Смотрите на вещи реалистично и старайтесь не допускать следующих ошибок:

1. Директивное определение конечной даты проекта;
2. Отсутствие альтернативных вариантов реализации проекта;
3. Планирование ресурсов без учета их доступности;
4. Не учитывается предыдущий опыт реализации проекта;
5. Не привлекаются эксперты по теме проекта;
6. Слабая координация участников.

Директивное определение конечной даты проекта

По классическому сценарию у проекта задается Дата начала, и с учетом длительности и взаимосвязи работ рассчитывается Дата окончания. Но в некоторых случаях конец проекта может задаваться директивно, привязываясь к какому-либо событию.  Например, школу нужно построить и ввести в эксплуатацию до 1 сентября. Или организовать концертное шоу ко Дню города.

Очень часто в таких проектах уже на стадии планирования проекта выясняется, что в поставленные директивные сроки проект выполнить будет очень сложно. В таком случае руководителю проекта приходиться изыскивать дополнительные ресурсы (естественно за дополнительную плату), либо сокращать сроки выполнения отдельных задач за счет их перекрытия с другими (тогда обычно страдает качество проекта). Поэтому, если нет острой необходимости устанавливать директивный срок, лучше этого не делать. Либо предусмотреть резервы на непредвиденные работы, т.к. мы уже знаем, что управление инновационными проектами – это управление неопределенностями.

Отсутствие альтернативных вариантов реализации проекта

В силу той же неопределенности всегда должен быть план Б, если что-то пойдет не так. Для этого и применяются методы управления рисками.

Например, если погода испортится, то на День города вместо салюта можно предусмотреть как запасной вариант проведение концерта, договорившись заранее с какой-нибудь местной звездой.

Планирование ресурсов без учета их доступности

Без учета доступности ресурсов (трудовых, материальных и финансовых) проект в какой-то момент может просто застыть. И речь здесь не только о том, что нужно учитывать выходные и праздничные дни при распределении работы между сотрудниками. Это само собой разумеется. Необходимо учитывать время, которое будут проводить сотрудники в командировках или отпусках.

Также необходимо учитывать сезонность работ. Например, в половодье невозможно будет переправить материалы для строительства через реку на пароме. Нужно предусмотреть другой вариант транспорта или перевезти материалы заблаговременно.

Финансовые ресурсы также могут быть не доступны в определенное время, как и информационные системы, которые периодически требуют обновления или интеграции друг с другом и на данный период времени становятся недоступными для пользователей.

Планирование без учета предыдущего опыта

Трудно начинать новый проект, а еще труднее, когда он вообще первый. Накопленный опыт реализации прошлых проектов (пусть даже совсем отличных от нового) способствует повышению эффективности работы и снижению рисков.

Для этого иногда достаточно поднять материалы прошлых проектов и вспомнить, на какие грабли наступали в них. В чем были сложности, каковы их причины, и как можно этого избежать в новом проекте.

Поэтому очень важно уже на стадии планирования проекта начать вести Базу данных и Базу знаний, добавляя в нее информацию по каждому проекту.

Если нет собственного опыта, не бойтесь обращаться к коллегам. Всегда найдутся те, кто помогут советом. Исправлять ошибки всегда дороже, чем предусмотреть в плане дополнительные мероприятия.

Планирование без привлечения экспертов

Если проект новый, масштабный, предусматривает использование новых современных технологий или затрагивает здоровье и жизнь других людей, конечно  он требует оценки экспертов.

Привлечение знатоков правовой и социальной сфер, опытных технических и ИТ специалистов, а также руководителей подобных реализованных проектов создаст благоприятные условия для проекта, оградит от возможных проблем и повысят Вашу уверенность в его успехе.

Планирование без учета координации участников

Одна из главных и сложных задач руководителя – это скоординировать работу всех участников проекта. И это нужно делать как раз на этапе планирования. Заранее нужно прописать регламент работ и передачи информации между участниками. Также необходимо организовывать совместные встречи и обсуждения текущих вопросов.

А для исключения перегрузки есть специальные механизмы оптимизации трудовых ресурсов. Можно изменить продолжительность, последовательность или параллельность  работ. Также можно привлечь дополнительные ресурсы или заменить сами работы, т.е. пойти другим путем.

И самое главное помните, что выигрывает сражение не тот, кто придумал план битвы, а тот, кто взял на себя ответственность за его выполнение. Поэтому планируйте с точки зрения ответственного за его исполнение!

Мудрых Вам планов и успешных проектов!

Человек любит планировать свой год, начиная с 1 января, однако если вы читаете эту статью в любой другой день, то можете начать делать это прямо сегодня. Как правило, наши планы на год остаются нереализованными, потому что в лучшем случае мы им следуем несколько недель. Почему так получается? Ведь у нас самые лучшие намерения, а время мы выбираем самое лучшее. Одной из проблем может быть то, что мы слишком давим на себя. Мы фокусируемся больше на том, что нужно сделать вместо того, чтобы подумать о том, как именно это делать. Фокусировка на одной лишь цели приводит не только к стрессу, но и прокрастинации. Поэтому в этой статье мы сосредоточимся на распространенных ошибках при планировании на год вперед, а также на том, как можно достичь своих целей.

Ошибки при планировании на год вперед

Существует несколько распространенных ошибок при планировании целей на год вперед.

1. Концентрироваться на том, что нужно сделать вместо того чтобы подумать о том, что хочется сделать. Это не значит потакать сиюминутным потребностям, а фокусироваться на своих внутренних желаниях и возможностях.
2. При этом люди часто думают о том, что они должны перестать делать, а не о том, чего нужно достичь.

Помните, что долгосрочных целей можно достичь только при наличии мотивации и самодисциплины. А это возможно только в том случае, если вы действительно захотите это сделать. Разница в мышлении кажется несущественной. Настраивайтесь на мысль «Я хочу выучить английский язык» вместо «Я должен изучить английский язык». Ищите подтверждения и мотивацию во всем, что вас окружает и вы больше не будете сомневаться, действительно ли вам нужно что-либо изучить. Вводите свой мозг в заблуждение до тех пор, пока сами не поверите в то, что хотите этого.

Вы неизбежно столкнетесь со многими проблемами при достижении своей цели, поэтому настройтесь психологически на это. Следуйте следующим правилам, чтобы избежать многих ошибок при планировании.

1

Возьмите на себя обязательство

Этот шаг игнорирует большинство людей, поэтому они не достигают даже небольших целей. И снова все дело в мыслях: «Надо бы бросить курить», «Надо бы наконец изучить иностранный язык». И вот это «надо бы» полностью освобождает вас от ответственности. В конце концов, если прошел год, а вы ничего не достигли, то вы ведь ничего и не обещали себе. Поэтому возьмите на себя обязательство. Вот несколько советов на этот счет:

• Решите, чего действительно хотите и делайте все возможное для позитивного подкрепления своего решения.
• Объявите о своем обязательстве перед семьей или знакомыми. Некоторые психологи советуют делать это с осторожностью — вы должны выбрать тех людей, которые будут вас поддерживать и стимулировать.
• Проведите церемонию. Современный человек недооценивает значение церемоний, однако они имеют сильнейшее влияние на психологию. Это может быть браслет, который вы обязуетесь не снимать до тех пор, пока не доведете дело до конца.
• Не принимайте на себя обязательство, тщательно все не обдумав. Посмотрите на общую картину ситуации, разбейте задание на несколько этапов и подумайте, есть ли у вас необходимые ресурсы.
• Ответьте на следующие вопросы: Это мое личное обязательство или кого-то другого? Мотивирует или демотивирует меня оно? Сочетается ли мое обязательство с моими ценностями и долгосрочными планами?
• Помните, что не существует оправданий для того, чтобы не идти к цели ежедневно.

2

Будьте реалистами

Ключ к достижению цели — долговременная мотивация. Если вы возьметесь за непосильную ношу, то можете потерпеть неудачу и будете демотивированы.

• Ставили ли вы уже задачи на год вперед? Достигли ли вы целей? Если нет, то почему? Задумайтесь над последним вопросом и выясните, что именно вам помешало достичь цели. Возможно дело в ваших слабых сторонах и чертах характера. Как можно их изменить?
• Не кусайте больше, чем сможете прожевать. Конечно, никто не говорит, что вы не должны ставить амбициозные цели, однако их нужно достигать постепенно, иногда даже откатываясь назад и переосмысливая свою стратегию.

3

Запишите

Это самая простая и эффективная техника, доступная человеку. Записывание целей и тщательное размышление творят чудеса. Поэтому всегда записывайте, чего хотите достичь. Вы можете завести себе дневник, где будете размышлять о целях и при этом клеить стикеры с напоминанием о них: на рабочем столе, холодильнике или на стене, которую вы видите после пробуждения.

4

Составьте план

На этапе планирования терпят неудачу многие люди, потому что это требует навыков тщательного анализа, творческого мышления и логики.

Одно дело решить чего вы хотите и совсем другое — понять, как именно вы будете этого достигать. Вот некоторые советы и вопросы, которые могут вам помочь.

• Представьте свой образ в будущем. Как вы выглядите и как чувствуете себя?
• Какие психологические проблемы могут возникнуть при достижении цели и как вы намерены с ними справляться?
• Ведите записи во время достижения цели. Что получилось и почему? Что не получилось и почему?
• Наметьте все цели и распишите по шагам, как именно вы этого достигнете. Сделайте как подробный план, так и минималистический. Периодически просматривайте оба.

5

Будьте гибкими

Все всегда идет не так, как планировалось. Мир и люди меняются, а поэтому уже завтра ваши планы могут быть скорректированы. Именно это и есть гибкость — у вас есть план, однако ситуация меняется и вы подстраиваетесь под реальность, а не живете в иллюзии.

• При создании плана учтите вероятные проблемы, которые могут возникнуть. Составьте план Б и В, если потребуется.
• Учтите, что и ваше обязательство может измениться в процессе пути. Вы приобретаете новый опыт, расширяете кругозор, а значит можете осознать, что вам нужно изменить свою цель.

6

Применяйте систему напоминаний

• Оставляйте любые физические напоминания где только можно и в любых формах.
• Составляйте каждый вечер план на завтра и при этом обязательно опирайтесь на свой годовой план.
• Используйте приложения.
• Размышляйте о своих целях и подключайте к диалогу других людей.

7

Отслеживайте свой прогресс

Пока вы не поймете, что движетесь в правильном направлении и достигаете прогресса, о мотивации и речи быть не может. Вы должны осознавать, когда достигаете очередного этапа и приходить в восторг даже от небольшого успеха. Ведите дневник или журнал.

8

Награждайте себя

Несмотря на то, что награда — не единственный способ себя мотивировать, все же время от времени балуйте себя. Вам нужно перезагрузиться и получить внешнюю награду. В конце концов, радоваться жизни можно и во времена тяжелой работы.

Вы также можете пройти курс по тайм-менеджменту для того, чтобы изучить его основы и научиться планировать свое время.

Желаем вам удачи!