Автор:
Витюха · Опубликовано: 51 минута назад
Все, разобрался. Очень странно, но оказалось, что программа была внутри с именем О0000, и с флешки почему то читалась без проблем до 2мб, но при копировании в контейнер, начал ругаться. Попробовал изменить на О0001, все заработало, и начало копировать.
Но произошла одна странность. Копирование завершилось ошибкой, что то типо «нет доступа к памяти», если повториться, то точно напишу какая. Но при этом, программа вроде как скопировалась нормально, хотя показывает, что на 500кб меньше файл, чем на компьютере. Запустилась без проблем, думаю если бы не полностью копировалась, то фанук бы не запустил и заругался.
Контейнеру дал размер 200мб
Пример сборки из трех деталей:
Удаляем вторую деталь.
Вставляем вторую деталь.
Третья деталь установилась на место второй, и наоборот.
Предложение
для конструкторов. Не удалять детали, а скрывать.
При программировании видно, что детали идут по номерам, определяемым по порядку построения деталей.
Предложение. Оставить за деталью номер, и не занимать номер новой деталью.
Тогда:
Удаляем вторую деталь.
Третья на своем месте.
Сопряжения остались.
Вставляем вторую деталь, и находим ей свое место.
Сопряжения сейчас также идут по номерам в сборке.
Перечитал пять раз. Слова понимаю, смыл не улавливаю. Чувствую себя тупым.
Поле чудес ))) Отгадал все буквы , но не отгадал слово…
Тут отгадал все слова, но не отгадал предложения…
Понимаю так:
Виталию надоело пересопрягать новые детали, которые он вставляет взамен старых, и он придумал хороший, по его мнению, способ. Способ этот он, к сожалению, доходчиво описать не может, но смысл кое-как всё же прощупывается.
Сейчас он повторно, на примере (с картинками), расскажет свою идею.
Я больше переживаю не за новую деталь, которую сопрягать, а за сотню деталей, которая идет за второй деталью.
Если деталь скрывать, номера сохраняются.
Что рисовать? Взять в сборку три детали, вторую удалить и вторую вставить.
А масса сохраняется если деталь скрывать? В чертеже потом тоже скрывать?
Кто-то еще понял в чем суть предложения?
или Вы хотите такие циферки как в Солиде?
До массы еще не добрался.
На форуме много тем про сбой сопряжений при изменении сборки.
Если скрывать детали, сопряжения останутся на месте.
Есть ошибка.
При ручных построениях, третья деталь остается на месте.
Но если включить программу управления сборкой, все будет с ошибкой.
Сопряжения это тоже программа, и она работает с номерами деталей в сборке, иначе не было бы вопросов по сбою сопряжений.
Для конструктора цифры не нужны, это внутренние цифры для программ Компаса.
Для конструктора, достаточно скрыть, а не удалить, и сопряжения будут на месте.
Да проектируйте нормально, и не будет никаких сбоев.
Для спецификации тоже нужно для 2ой детали ( скрытой) не создавать ОС, а для 2ой детали, вставленной еще раз, нужно создавать ОС?
И всё таки вернемся к массе. И если таких деталей в сборке не 3, а 393, то какие из них скрывать, а какие нет?
А если завтра конструктор уволится? Кому это разгребать?
Подкрепите наш общий диалог своими конкретными примерами, где у Вас что не получается.
Благодарностей: 1
Конкретные примеры для координат, это просто.
Например программа вида:
iPart = Kompas6API5.ksPart(doc3d.GetPart(0))
iplac = Kompas6API5.ksPlacement(iPart.GetPlacement()) # ksPlacement
x=y=z=0
ok,x,y,z = iplac.GetOrigin(x, y, z)
iplac.SetOrigin(0, 0, 100)
iPart.SetPlacement(iplac)
iPart.UpdatePlacement()
iPart.Update()
iPart = Kompas6API5.ksPart(doc3d.GetPart(1))
iplac = Kompas6API5.ksPlacement(iPart.GetPlacement()) # ksPlacement
x=y=z=0
ok,x,y,z = iplac.GetOrigin(x, y, z)
iplac.SetOrigin(0, 0, 200)
iPart.SetPlacement(iplac)
iPart.UpdatePlacement()
iPart.Update()
iPart = Kompas6API5.ksPart(doc3d.GetPart(2))
iplac = Kompas6API5.ksPlacement(iPart.GetPlacement()) # ksPlacement
x=y=z=0
ok,x,y,z = iplac.GetOrigin(x, y, z)
iplac.SetOrigin(0, 110, 300)
iPart.SetPlacement(iplac)
iPart.UpdatePlacement()
iPart.Update()
Даст ошибку при изменении порядка деталей в дереве.
Пример на сопряжения нужно строить.
Про массу?
Из рекомендаций к предложениям:
… способ решения не указывать.
Работа с программы, это одно.
А если сопряжения привязаны к номеру детали, это другое.
Будем строить пример сбоя сопряжений при изменении порядка деталей в дереве.
В до чего дошло… канструхтароф кодами пугають…
В разделе Моделирования так нет не выражаться! (почти как у классика)
Тема для предложений, но вроде конструкторами — разработчикам, т.к. кода который приведёт к ошибкам много и не всегда это ошибки приложения, тем более данным способом 99.99% конструкторов пользоваться не будут, если Вы нашли ошибку в API, то лучше на прямую писать в СТП, хотя API имеет, как минимум 3 решения: экспорт из DLL, API5 и API7.
Сопряжение — это ни разу не координаты. Это дифференциальное уравнение, описывающее взаимодействие сопрягаемых граней.
Цитата: Vitalij Lysanov от 17.10.16, 11:38:40
До массы еще не добрался.На форуме много тем про сбой сопряжений при изменении сборки.
Так сбои-то проистекают от МНОГОЗНАЧНОСТИ решений систем уравнений!
Короче: «АСКОН»! Дайте Виталию какое-нибудь ответственное задание! А то он весь Форум в озадаченность введЁт… Когда до «массы» доберЁтся! (Так-то, привязывай все компоненты к СК, если предполагаешь замены…)
Тогда получайте компонент сборки по имени, а не по номеру
IParts7::Part
Компонент, заданный по индексу или по имени.
Тип данных - указатель на интерфейс IPart7.
Синтаксис Automation:
Part = iObject.Part (Index)
Part = iObject.GetPart (Index)
Входные параметры:
Index (Variant)
VT_BSTR - имя компонента,
VT_I4 - индекс компонента
Компонент, заданный по индексу или по имени.
Окно Разделить PropertyManager используется для разделения деталей на несколько тел. Можно с помощью окна «Разделить» PropertyManager сохранить новые тела при разделении детали или воспользоваться окном Сохранить тела PropertyManager, чтобы сохранить их после завершения разделения.
Чтобы открыть Разделить PropertyManager, выполните следующие действия.
- Нажмите кнопку Разделить
(панель инструментов «Элементы») или выберите ЭлементыРазделить.
Чтобы открыть окно Сохранить тела PropertyManager:
- Выберите .
Разделить PropertyManager (Менеджера свойств)
|
Триммирование поверхностей | Выберите объекты для рассечения детали на несколько тел.
|
|
||
|
||
|
||
| Разрезать деталь | Разрезает деталь на несколько тел с использованием геометрии инструментов для отсечения. На детали появятся линии разъема, показывающие различные тела, сформированные при разделении.
(Появляется в однотельных деталях) |
В графической области могут отображаться поля условных обозначений максимум для 10 тел одновременно. Для прокрутки всех полей условных обозначений детали нажмите Следующие 10 или Предыдущие 10.
Конечные тела
Доступно в многотельных деталях.
Результирующие тела
Отображает список разделенных тел, если нажать Разрезать деталь или Разрезанные тела.
|
Выберите тела, которые необходимо сохранить. | При сохранении тела можно выбрать параметр Авто-назначение имен, в этом случае телу будет присвоено имя в формате Тело<n>.sldprt. | ||||
| File | После разрезания тел их список отображается в дереве конструирования FeatureManager в разделе Твердые тела. Дважды щелкните имя тела в разделе Файл, введите в диалоговом окне имя новой детали и нажмите Сохранить. Имя новой детали отображается в поле Файл и в поле обозначения. Несохраненные тела нельзя разделить. Они остаются в исходной детали. Также можно сохранить тела из многотельной детали с использованием PropertyManager Сохранить тела. |
|||||
|
Если снять флажок |
||||||
| Абсорбировать вырезанные тела | Удаление тела из детали. Используемые тела не перечисляются в дереве конструирования FeatureManager в окне группы Твердые тела.
|
|||||
| Расположение исходной точки | Располагает исходную точку разъединенного тела в выбранной вами вершине. | |||||
| Копировать настроенные пользователем свойства в новые детали | Свойства пользователя твердых тел копируются в новые создаваемые детали. | |||||
| Копировать свойства списка вырезов в новые детали. | Свойства списка вырезов конструкций копируются в тела, созданные при разделении сварной детали.
|
Настройки шаблонов
Позволяет переопределить шаблон по умолчанию в .
| Перезаписать настройки шаблона по умолчанию | Использование другого шаблона. Выбранный шаблон применяется ко всем новым файлам детали или сборки, созданным в ходе выполнения текущей операции Разбить или Сохранить тела. |
| Шаблоны деталей | Список выбранных шаблонов детали. Нажмите , чтобы выбрать другой шаблон.
|
Сохранить тела PropertyManager
Создать сборку
| Путь к сборке и ее имя отображаются после перехода к расположению сборки. | |
| &Обзор | Открывается диалоговое окно Сохранить как с типом файлов .sldasm. |
| Создать производные детали на основе похожих тел или списка вырезов | Идентичные тела, например сварные конструкции, сохраняются как одна деталь.
Сборка создается с несколькими экземплярами детали. Для такого создания экземпляров у тел должны быть идентичные свойства материала. |
Настройка шаблонов
Позволяет переопределить шаблон по умолчанию в .
Содержание
- Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
- В две дырки
- В три дырки способ №1
- В три дырки способ №2 (видео)
- В четыре дырки (2 способа)
- В пять дырок
- Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве
- Документы, подлежащие прошивке
- Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
- Необходимые материалы для сшивания документов нитками
- Cшиватель для документов, назначение
- Подготовка документов к прошивке
- Основные способы прошивки документов
- Процесс сшивания документов
- Образец как прошить и пронумеровать журнал
- Сшивание документов для налоговой службы
- Прошивка большого объёма документов
- Особенности прошивки документов: нюансы
- Как пронумеровать листы
- Пример наклейки: что следует указать
- Как заклеить документ сзади
- Как заверить прошитые документы
- Кто может заверить прошитые документы
- Если документы сшиты неправильно
- Особенности сдачи документов в архив
- Сроки хранения документов в архиве
Сшивка документов – процедура, без которой сложно обеспечить целостность и последовательность бумаг, сдать документацию в архив или предоставить её в организации для отчётности. Процедура сшивки простая, но здесь есть свои нормы и требования. Если не знать, как сшить документы правильно, легко допустить ошибки в скреплении листов, что может привести к серьёзным проблемам.
Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.
То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5. Можно также сшивать документы «на уголок», но этот способ используется нечасто и не подходит для создания книг, хранящихся в архиве.
В две дырки
Сшивать документы специальным шнуром или нитками в две дырки проще всего. Этот способ подойдёт для разных видов бумаг, которые впоследствии будут переданы для проверки или в качестве отчёта, убраны в архив. Прошивка в две дырки осуществляется следующим методом:
- Возьмите все документы, которые планируете сшить вместе.
- Разложите листы в правильном порядке. Обычно ориентиром служит дата документа.
- Для проделывания дыр нужно использовать дырокол, крайние инструменты — это шило и дрель.
- Установите на дыроколе ограничитель на режим “А4”, или установите другой необходимый размер.
- Вставьте плотно к дыроколу бумагу (как на фото №2 выше).
- Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
- Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку.
- В соответствии с фото №5-№8 прошейте документы нитью.
- Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №9).
- Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить расположенная между двумя отверстиями не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут зажаты и будут открываться не полностью. (фото №11)
- Подготовьте бланк для наклейки (фото №12). Скачать форму бланка “Прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
- Сделайте дополнительный узел. Он должен располагаться строго под наклейкой (фото №13-14).
- Пронумеруйте сшиваемые документы (фото №15).
- Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. (фото №16).
- Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах.
В три дырки способ №1
Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.
После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:
- Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
- Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
- Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
- Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
- Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
- В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
- Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
- Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
- Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
- Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка “Прошито, пронумеровано и скреплено печатью” вы можете по ссылке в конце статьи.
- Пронумеруйте документы.
- Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).
В три дырки способ №2 (видео)
В четыре дырки (2 способа)
Есть ещё один вариант, который используется довольно часто. Это прошивка документации в четыре дырки. Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:
- Установите на дыроколе ограничитель на специальный режим для 4 отверстий, как на фото №1. Такой режим может обозначаться четырьмя точками, 4HOLE, или же 888.
- Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2)
- Убедитесь, что документы выровнены относительно друг друга.
- Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку. (фото №2-4)
- Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
- В соответствии с фото №9-№14 прошейте документы нитью.
- Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №15).
- Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между четырьмя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут открываться не полностью. (фото №16)
- Сделайте дополнительный узел. Он должен находиться под наклейкой (фото №17).
- Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка можно по ссылке в конце статьи.
- Пронумеруйте документы.
- Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №18).
Второй способ (видео):
В пять дырок
Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.
Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. Затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги. Завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. Наклейте листок бумаги или же лист прошивки, подпишите.
Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве
Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.
Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.
Документы, подлежащие прошивке
Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.
Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:
- личные и общие приказы;
- штатное расписание;
- кадровые и архивные документы;
- бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
- входящая и исходящая документация;
- рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
- тендерная документация;
- все бумаги, сдающиеся на проверку.
Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.
Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:
- приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
- приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
- инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.
Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Для того чтобы прошивка документов прошла правильно и не заняла слишком много времени, необходимо заранее подготовить всё, что может пригодиться в процессе. Для прошивки документов разного размера и вида ручным способом потребуется подготовить следующие материалы и инструменты:
- иголки нужного размера. Лучше выбирать толстые, острые и самые прочные варианты (не нужна при использовании дырокола);
- клей ПВА или любой другой подходящий для склейки бумаг;
- антистеплер, который поможет вытащить из документов все скобы перед сшивкой;
- обложка для книги (при необходимости);
- заверительный лист или прямоугольник 3х5 обычной белой плотной бумаги;
- ножницы;
- зажимы для бумаг, которые помогут зафиксировать стопку во время сшивки;
- нить, шпагат или лента любого цвета;
- дырокол, шило, или дрель которая пригодятся для проделывания отверстий в большой стопке бумаг.
Обычная игла при прошивке может не выдержать нагрузки и сломаться, поэтому лучше выбирать прошивную с толстым ушком. Не всегда отверстия делаются шилом дыроколом или иглой. Некоторые делопроизводители используют для этого шуруповёрт или дрель. А в больших организациях для прошивки нередко используются специальные станки.
Cшиватель для документов, назначение
Сшиватель – это специальный станок, помогающий прошить большое количество бумаг в кратчайшие сроки. Сшивание документов с таким станком – эффективный способ одновременно продырявить и скрепить вместе стопки бумаг разного формата до 1000 листов.
Каждое предприятие самостоятельно приобретает для своих нужд такой сшиватель, подбирая подходящую по цене и функционалу модель. Популярны и отечественные, и зарубежные модели. Стоимость их различна, но в среднем не менее 7-10 тыс. рублей. Более качественные экземпляры можно приобрести за 30-50 тыс. рублей.
Подготовка документов к прошивке
Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:
- Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
- Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
- Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
- Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
- Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.
Основные способы прошивки документов
Сшивать документацию можно самыми разными способами. То, как сшить документы в вашем случае, зависит от требований и правил самой фирмы, законодательства, типа бумаг, имеющихся приспособлений и материалов. Вот несколько самых распространённых вариантов подготовки документации для сдачи в архив или для отчётности:
- Классический способ сшивания. Обычно требуется прошивать документы в 3 или в 4 дырки. Такой метод подойдёт для всех видов бумаг независимо от их формата и объёма. Нить, шпагат, верёвка или лента связываются сзади книги узлом, а сверху наклеивается заверительная надпись.
- Объёмные материалы скрепляются с помощью плотной верёвки, продетой в предварительно сделанные дыроколом или шуруповёртом отверстия.
- Переплёточный станок или сшиватель. Такой метод используется на крупных предприятиях.
Некоторые фирмы обращаются для сшивания своей документации в типографию. Это облегчает процесс подготовки документов для сдачи в архив, но может быть дорогостоящей услугой, если бумаг много.
Процесс сшивания документов
Сегодня нет чёткого регламента, как именно сшивать те или иные виды бумаг. В каждой организации могут быть свои правила и образцы. Уточните этот момент, если вы не знаете, как прошивать документы, или устроились на должность делопроизводителя недавно. Лучше узнать заранее, как и что делалось до вас, посмотреть документы, уже сданные в архив, спросить руководителя или ранее ответственное за сшивку должностное лицо, чем допустить ошибки.
Процесс сшивания документации состоит из нескольких этапов:
- Подготовка. Заранее приобретаются все необходимые материалы и инструменты. Выбираются и просматриваются документы. Их складывают в правильном порядке, удаляют металлические вставки.
- Сам процесс сшивки. Готовятся отверстия для нити. Для этого используется игла, дырокол или другие инструменты. Нить или верёвка вводится в правильной последовательности в дырки и связывается узлом с тыльной стороны тома. Затем нить обрезается, а концы оставляются свободными. Сверху клеится специальный бланк или же бумага, где ставится подпись и прописывается количество страниц и документов, дата, имя ответственного лица.
Затем происходит сдача документации на проверку или в архив. Некоторые виды документов хранятся там же, где они были сделаны, а не в архиве. Например, некоторые виды бухгалтерских бумаг, входящая и исходящая документация. Это связано с тем, что к ним часто обращаются в процессе работы.
Образец как прошить и пронумеровать журнал
Особое внимание нужно уделить тому, как прошивать и пронумеровать журналы. Это важный тип документации, который часто используется. Строгого регламента, как и в сшивке других бумаг, здесь нет. Но есть несколько основных правил:
- Все документы нумеруются. Журнал не исключение. Даже если у него уже есть нумерация, его нумеруют снова. Ведь в процессе работы могут обнаружиться ошибки и внестись изменения.
- Журнал всегда прошивается толстой прочной нитью так же, как и другие документы – по левому краю с одинаковым расстоянием между отверстиями.
- В процессе сшивки используется прочный переплёт, предназначенные для длительного хранения.
- Обычно сшивка журнала происходит в 2 дырки, но могут быть и другие варианты.
- Нить должна быть немного ослаблена в отличие от сшивки других документов. Иначе при открывании журнала страницы могут рваться либо книгу будет сложно открыть полностью. А это помешает сделать качественный скан или ксерокс, необходимый для отчёта или дальнейшей работы с информацией.
- Как и другие подшитые книги, журнал должен быть сзади скреплён «контролькой», на которой будет подпись, число, Ф.И.О. ответственного лица и количество страниц, печать.
Сшивание документов для налоговой службы
Налоговая служба даёт чёткие рекомендации, как сшивать дела и бумаги, которые подаются на проверку и для отчётности:
- Количество листов в 1 томе – до 150 штук.
- В книгу подшиваются оригиналы и ксерокопии документов, большинство из которых должны быть заверены.
- Подшивка должна происходить так, чтобы ни одна печать, подпись, виза, дата не были недоступны. Причём такие документы часто сканируют и копируют, что следует учитывать при подшивке. Если она произведена слишком туго или близко к тексту документа, человеку придётся нарушать прошивку, чтобы получить качественную копию документа, а это очень неудобно.
- Нумерация проводится с первого листа.
- Способ сшивки выбирается самостоятельно. Но обычно применяется сшивка в 2, 3 и 4 дырки.
Так же, как и в других книгах, концы нити после сшивания выводятся на тыльную сторону тома, завязываются узлом. Сверху клеится листок бумаги или заверительный бланк, делается подпись и ставится печать.
Прошивка большого объёма документов
Если требуется прошивка большого объёма бумаг, делопроизводитель упрощает процесс с помощью дрели, сшивателя или другого оборудования. На крупных предприятиях нанимается специальный сотрудник, который работает 1 -2 дня в неделю и подшивает разные виды бумаг для всех отделов организации.
Важно помнить – всё должно делаться вовремя. Бумаги необходимо сшивать по мере накопления, чтобы потом не работать с большими объёмами документов. Но даже при своевременном выполнении задач иногда приходится продумывать варианты, как прошить документы иглой и нитками быстро, качественно и в большом объёме.
Сложность представляют толстые пачки бумаг, нуждающиеся в прошивке. Принцип сшивки здесь будет такой же, как описано выше. Если пачка бумаг имеет объём до 250 листов, то прошивка осуществляется в одну книгу. Исключение составляют лишь документы для налоговой службы. Тут том не может содержать более 150 листов.
Если документов больше 250 листов, то все их делят на несколько томов. На обложке обязательно указывается тип документации, например, «Входящие документы», а также номер тома и год, которым датируются вошедшие в него бумаги.
Самый простой и дешёвый способ:
- Взять дрель с длинным сверлом.
- Положить выровненные документы между двумя дощечками.
- Прижать документы зажимами или при очень большом объёме коленом.
- Просверлить отверстия соблюдая вертикальное положение сверла.
- Не меняя положения документов убрать верхнюю дощечку.
- При помощи длинной иглы или развёрнутой скрепки прошить документы на несколько раз.
Особенности прошивки документов: нюансы
Как подшивать документы, зависит от их формата, сферы, цели подшивки и самого предприятия. Но есть основные правила, которые работают во всех случаях:
- Количество в томе не может превышать 250 страниц. Если на последний том осталось всего 20-30 страниц, то вы можете сделать предыдущий том тоньше, поместив документы до сшивки из него в тонкую книгу, чтобы она выглядела эстетично.
- Все листы тома нумеруются. Опись дела не подлежит нумерации. Если в нумерации есть ошибка, неправильную цифру зачёркивают, а не замазывают корректором. Затем рядом ставится новый номер и подпись ответственного лица.
- Если подшитый лист слишком большой, например, формата А3, а все документы формата А4, то лист при подшивке сворачивается так, чтобы он не выдавался из общей стопки документов, но при этом мог быть свободно развёрнут для рассмотрения и копирования.
- Отверстия всегда делаются симметричными, располагающимися на 1,5-2 см от левого края документа.
Если один документ состоит из нескольких склеек, то при нумерации на него ставится один номер, а в описи указывается количество листов.
Как пронумеровать листы
Сзади любой книги или журнала всегда клеится специальный бланк, на котором будет написано, когда делопроизводителем было прошито и пронумеровано, ставится подпись и печать. Обычно сама нумерация не вызывает трудностей. Главное — помнить о некоторых деталях:
- цифры используются только арабские;
- допускается применение русских букв;
- номер листа пишется так, чтобы не задеть текст;
- номер указывается обычно внизу посередине или же ближе к дальнему от переплёта краю, но в некоторых организациях действуют другие правила;
- если на листе нет места, допускается нумерация на обороте документа;
- если в папку подшивается письмо, пришедшее в конверте, сначала нумеруется конверт, а затем его содержимое;
- когда приложения к делам представляют собой большой объём документов, их упаковывают в отдельный том и нумеруют отдельно;
- если в деле несколько томов, то в каждом томе будет своя нумерация;
- чеки и другие приложения не нумеруются, а лишь указываются в описи.
Двусторонние документы в папке нумеруются только с одной стороны, а именно с лицевой. А при нумерации приложений используется сквозная система, при которой номер документа соответствует номеру приложения, но отличается от него наличием буквы. Например, сам документ идёт под № 34, тогда приложение к нему указывается как № 34 a. Такая система помогает быстро найти нужную бумагу тем, кто просматривает документацию, а также сохранить целостность информации.
Пример наклейки: что следует указать
Наклейки определённого образца необходимы для того, чтобы закрепить нить и поставить «пломбу» на томе сшитых документов. Они содержат всю необходимую информацию о книге, включая количество листов и подпись ответственного лица. Можно скачать образец такой наклейки в формате Word или написать самостоятельно на чистом листе бумаге «прошито и пронумеровано». Оба варианта подходят для всех типов документации, но чаще используют первый (с уже готовыми наклейками).
Если вы вырезаете лист бумаги самостоятельно, то он должен быть определённого образца. Бумага должна быть чистой, белой, иметь форму 60 мм на 40 мм. Но можно вырезать и стикеры других размеров. Главное, чтобы на них поместилась вся необходимая информация.
При приклеивании узелок сшивки убирается под бумагу. Можно использовать разные виды клея, но чаще всего применяют клей-карандаш, который быстро сохнет, не позволяет чернилам печати и пасты расплыться. На таком стикере обязательно должна быть надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью N листов». Также нужно оставить место под подпись и Ф.И.О. ответственного лица. На наклейке обязательно должна быть печать, оттиск которой частично должен оказаться на самой книге и на стикере.
Как заклеить документ сзади
После сшивки все виды документации заклеиваются сзади специальной наклейкой, о которой мы говорили выше. На ней указано, когда дело было прошито и пронумеровано, заверено печатью. Это один из важных этапов прошивки.
Не смотрите, что он очень простой. На самом деле, это большая ответственность и именно этот этап важен в подготовке документов для сдачи в архив и для отчётности в соответствующие службы. Стикер или бланк, который вы накладываете на книгу сзади – это пломба, говорящая о целостности тома, о том, что в него никто не добавлял листы и не забирал документы. Вот, как обычно выглядит наклейка на том с любой документацией.
Как заверить прошитые документы
После подготовки, прошивки и нумерации документов в томе, приклеивании специальной наклейки, сшивку нужно заверить. На бумаге указывается должность подпись Ф.И.О. лица, ответственного за сшивку. Сверху на бумагу ставится печать.
Кто может заверить прошитые документы
Заверить уже сшитый том документов может секретарь предприятия, бухгалтер, юрист, начальник отдела кадров, делопроизводитель или любое другое должностное лицо, ответственное за документацию. Иногда сшивку заверяет сам собственник предприятия или директор.
Если документы сшиты неправильно
Если документы сшиты неправильно, у организации и ответственных за сшивку сотрудников могут возникнуть проблемы. Документацию могут не принять для отчёта в налоговой или же в другой государственной организации. Также велика вероятность, что нужный акт, приказ или другой вид важных бумаг затеряется или не будет вовремя найден.
Из-за некорректной сшивки может пострадать и само производство. Например, неаккуратная сшивка способна привести к разрыву сотрудничества или к отказу заключения выгодного контракта.
Для восстановления правильности последовательности листов придётся расшить всю книгу и снова её сшить. Затем понадобится провести все те же действия, что и при первом сшивании книги. Если всё прошнуровано через дырки, сделанные дыроколом, то переделать книгу будет проще.
Особенности сдачи документов в архив
Чтобы сдать документы в архив, их нужно правильно прошивать. После того как всё сделано верно, тома располагают в соответствии с содержимым и в хронологическом порядке и уносятся в архив. На крупном предприятии или в госучреждении ему может быть отдано большое помещение. В мелких фирмах – всего лишь шкаф или полка.
В любом случае доступ к архиву документов имеется лишь у ответственных лиц. Чтобы получить какой-то документ, сделать его ксерокопию или скан, сотруднику потребуется в присутствии этого лица найти нужную книгу, а затем выполнить необходимые действия. Но обычно ответственный всё делает сам, не прибегая к посторонней помощи.
Если скан или ксерокопия получаются некачественными, придётся расшнуровать книгу. Но это не приветствуется, так как в процессе часть документов и вложений может быть утеряна.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Собственно нарисовал корпус бормашинки, типа дремеля в solidworks
https://cloud.mail.ru/public/1HfL/Yp84K7nc2
Solid Premium 2016 SP 3.0 если это важно
не могу разрезать его по оси на пополам
пишет, невозможно разделить указанным вашим способом
