Ошибка почты microsoft exchange

У многих при появлении подобного рода проблемы сразу же возникает вполне закономерный вопрос – куда пропадают письма, отправленные через Exchange 2016? В настоящее время с «пропажей» корреспонденции сталкиваются многие администраторы электронных почтовых служб.

В реальности письма не пропадают – их всегда можно отыскать, исправив проблему с отправкой. Нужно лишь знать, куда копать и где искать потерянные отправки. Предлагаем совершить краткий обзор всех мест, в которых могут «затеряться» ваши электронные письма, чтобы проще было их отыскать и решать проблемы с отправкой.

Вопросы, на которые, прежде всего, стоит ответить

Для начала необходимо собрать максимально достоверную информацию об объекте исследования, то есть о пропавшем письме. Поиск должен включать в себя следующие пункты:

• Поиск источника проблемы – когда и кто сообщил о проблеме – зачастую это помогает выяснить точную причину потерянных писем и устранить проблему.

• Адрес электронной почты – зачастую случается так, что получатель знает лишь название организации или только ее домен. Поэтому лучше знать и тот и другой параметр.

• Электронная почта получателя – здесь все несколько проще, однако случается и так, что письма отправляются на ошибочные адреса.

• Время отправки сообщений – вполне очевидно, что никто не сможет сказать точное время, однако временной промежуток отправки все же пригодится, чтобы сузить круг поиска и облегчить задачу по устранению проблемы.

• Имелись ли в письме прикрепленные данные, каков был их тип и размер – зачастую эта информация помогает определить проблемы с ограничением на размер отправляемых файлов. Кроме того, если отправляются исполнительные файлы, они могут быть «порезаны» антивирусом либо перемещены в карантин безо всякого пользовательского уведомления.

Лишь только после того, как вы получите данные по каждому из перечисленных выше пунктов, можно приступить к непосредственному решению проблему.

Где может объективно произойти утеря сообщений?

Сторона отправителя – в данном случае решать проблему придется самому отправителю. Какие ситуации могут иметь место?

• Сообщение возвращается отправителю с ошибкой, будучи проигнорированным. Эта ситуация считается одной из самых неприятных, так как при условии, что отправленное письмо вернулось с ошибкой, отправитель никаких действий не предпринимает, либо удаляет письмо, утверждая что ошибка на стороне получателя.

• Письмо отправилось не тому адресату либо в адресе есть ошибка – достаточно распространенная проблема, особенно в тех случаях, когда адрес записан под диктовку из телефона, был переименован домен получателя после увольнения сотрудника, например, но старые адреса не оставили и т.п. Чтобы решить эту проблему достаточно узнать правильный адрес получателя.

• На принимающем сервере превышен допустимый размер сообщения.

• 
  Переполненность почтового ящика получателя, что делает его недоступным в определенный момент. Зачастую такую проблему можно встретить на адресах info@ либо sales@, а также в случае с перегруженными ящиками сотрудников, ушедших в отпуск. При этом необходимо связаться с адресатом иным способом (по телефону, например), чтобы выяснить положение дел и устранить проблему.

• DNS-сбой или почтовый сервер получателя не удается найти. Проблема встречается сравнительно редко? однако ее можно гарантированно встретить при невозможности на DNS-сервере отправителя не разрешено имя почтового сервера получателя. При этом админ помет узнать IP адреса посредством сторонних сервисов, временно добавив зону в собственный DNS для домена на стороне получателя.

• Сбой в работе интернет-канала, при условии, что у одного провайдера не отображается сеть другого провайдера – также довольно редкая проблема, и касается она малых провайдеров. Исправить ее можно, обратившись непосредственно к провайдеру.

• SMTP-сессия обрывается на стороне сервера получателя в силу того, что отправляющий сервер находится в Block list DNS или же просто заблокирован. Случается так, что админы слишком «затягивают гайки» на сервере-приемнике по части безопасности. При этом потребуется обращение к DNSBL-владельцу с тем, чтобы вычеркнули из Block-листа. Также можно позвонить получателю, чтобы тот добавил отправителя в белые списки.

• Некорректная настройка записей DNS на стороне сервера отправителя SPF, PTR и нет записи MX. В такой ситуации дело может поправить только админ на отправляющем сервере.

• 
  Сообщение может длительное время находиться в очереди на отправку. К сожалению, в связи с отсутствием у нас широкополосных передающих каналов повсеместно, далеко не всегда отправка почты срабатывает мгновенно.

Сервер получателя – решение проблемы берет на себя администратор почтовой системы. Какие ситуации могут возникнуть?

• 
  Сюда могут быть включены все ошибки возвращаемым серверам, которые были перечислены выше.

• 
  Сбой в работе почтовой серверной службы. Многим кажется, что почтовые серверы должны работать всегда, однако на практике не всегда это бывает именно так. В таком случае проблема исчерпывается сама собой через некоторое время.

• 
  Сбой в DNS-записях или службе.

• 
  Ненадежные поставщики BlockList DNS, а также блокировка по ошибке.

• 
  Срабатывание антиспама ложного характера – при этом сообщение от отправителей помещается системой на карантин, поскольку рассматривается, как спам. Это достаточно распространенная проблема, касающаяся грамотной настройки фильтров контента в Exchange 2016.

• 
  Наличие greylist-фильтров и проверка Callback verification о существовании отправителя. В случае, когда компания отправителя использует Greylist-фильтрацию, а в системе отправителя настроена верификация Callback, система никогда не сможет проверить отправителя, а, соответственно, не сможет принять от него письмо.

• 
  Отправка писем может быть настроена без условия помещения их в почтовый ящик.

Почтовая программа (клиент) получателя – админ должен сообщить о доставке письма на почтовый ящик, а задача по поиску полностью ложится на пользователя и HelpDesk. Какие ситуации могут возникнуть?

Сообщение попадает в Junk/email – дело в том, что фильтр outlook живет своей жизнью, а его логика настроена достаточно странным образом. Именно поэтому может понадобиться добавлять каждому отправителю флаг «SCL=-1» при помощи транспортных правил в заголовок сообщения, либо распространять белые списки посредством соответствующих групповых политик.

Может наблюдаться отработка правил, которые перемещают сообщения из папки «Входящие» в иную директорию – при наличии большого количества правил и при не установленных «Stop other rules» в конце каждого правила, письма могут залететь в другие папки либо вовсе удаляться.

«Выкачка» сообщений по времени с последующим удалением из почтового ящика в рамках IMAP4/POP3-клиента на других ПК, телефонах либо других мобильных устройствах.

Могло сработать автоматическое архивирование, которое поместило сообщения в файл pst, после чего этот файл потерялся.

Поломка индексов в базе, из-за чего пользователю недоступен просмотр «потерянных» сообщений, даже несмотря на то, что они все на месте. Проблема решается путем правки соответствующих индексов.

Срабатывают внешние антивирусы или антиспам-программы на клиентах.

Влияние работы различных сторонних плагинов для Outlook.

Outlook – это почтовое приложение, предоставляемое компанией Microsoft. Посредством его можно собирать корреспонденцию из разных аккаунтов: Mail, Yandex, Google, сортировать её, с удобством отвечать на письма. Чаще всего подобной услугой пользуются компании. Иногда происходят сбои, и программа выдаёт ошибку, в которой указано, что связь между сервером и клиентом не установлена. Постараемся разобраться, почему такое недоразумение случается.

ВАЖНО.  В Outlook 2016 версии настройка подключения к Exchange происходит автоматически в отличие от Outlook 2010, в котором параметры меняются вручную. 

Учётная запись

Чаще всего причиной разлада между сервером и почтовым клиентом является некорректная настройка параметров учётной записи.

Удаление старой

1. Временно закрываем Outlook.
2. Открываем панель управления (в Windows 8 и выше до неё проще всего добраться, если набрать в «Поиске» соответствующую фразу – откроется окно с классическим интерфейсом).
3. Далее нам нужен раздел «Учётные записи пользователей», а именно вкладка «Почта».
4. В окошке выбираем «Настройка нескольких конфигураций» – «Показать», выбираем старую запись и жмём «Удалить».

Создание новой

1. Изначально путь тот же самый: «Панель управления» – «Учётные записи» – «Почта».
2. Теперь выбираем «Настройка учётных записей и каталогов» и останавливаемся на вкладке «Создать». 
3. Теперь отмечаем кружочком верхний пункт, так как нас интересует электронная почта.
4. После нажатия «Далее» появляется форма, но все строки некликабельны. Здесь нужно активировать нижнюю строчку «Настроить вручную».
5. Теперь выбираем «Сервер Microsoft Exchange или совместимая служба», в строку «Сервер» вписываем: exchange2010.х.ru, где х – это имя вашего домена. В некоторых случаях помогает просто вписывание x.ru. Строка «Имя пользователя» – это ваш логин для Exchange, можно ограничиться собственным именем и фамилией, чтобы впоследствии не забыть.
6. Жмём «Другие настройки» и вкладку «Подключение» и проставляем отметки напротив надписей «Локальная сеть» и «Подключение к Microsoft Exchange по протоколу HTTP». Последнее означает, что вы сможете получать доступ к своей почте как с компьютера, так и с ноутбука или смартфона даже без выхода в интернет.
7. Открываем «Параметры прокси-сервера» и снова вбиваем exchange2010.х.ru. Теперь можно кликнуть «Далее». Должно появиться окно «Поздравляем, вы успешно ввели все сведения».
8. Жмём «Готово» и пытаемся открыть Outlook. После правильной настройки сообщение об ошибке должно исчезнуть, и можно будет вернуться к работе с программой.

Устаревшая версия

Если после настройки при попытке соединения подключиться к серверу Exchange всё равно не удаётся, возможно, его версия устарела и не совместима с Outlook. В подобном случае вам может помочь только сетевой администратор, который курирует корпоративную почту. Версия почтового клиента от 2016 года не сможет соотнестись с Exchange 2007 и более ранними.

Что делать с Outlook 2016

Выше упоминалось, что настроить подключение к Exchange Outlook 2016 невозможно – предполагается, что это должно произойти автоматически за счёт службы Autodiscover. Если что-то пошло не так, и вы видите всё ту же ошибку, стоит опять же обратиться к администратору. Он должен правильно задать параметры для функции автоподключения.

Проверка данных

Банальная, но, тем не менее, распространённая причина разлада между почтовым клиентом и сервером может заключаться в вводе неверных данных: логина или пароля. Перед тем как предпринять какие-то шаги по устранению ошибки, установите, действительно ли вы вписали существующий пароль и не поменялся ли он, если почта корпоративная.