Ошибки помощника руководителя

Согласитесь, ассистент генерального директора — звучит очень весомо, но это еще и ответственность, ведь любая оплошность может привести к необратимым последствиям различного масштаба. Поэтому мое откровение будет полезно всем, кто только выбирает свой путь или же осознанно хочет связать свою жизнь с этим. Через день я праздную свой маленький юбилей — ровно год, как я личный помощник руководителя. Оглядываясь назад, хочу рассказать о 10ти ляпах, которые желательно избегать, чтобы не потерять значимый пост и обеспечить стремительный карьерный рост.

Невнимательность

Один из самых must have качеств помощника руководителя — внимательность. В одно ухо влетело, в другое вылетело совершенно недопустимое явление. Вам придется научиться нести ответственность за себя и своевременное выполнение всех функций.

Если вы не умеете сосредотачиваться и качественно выполнять свою работу и готовы без конца отвлекаться на лишние шумы и неважные задания, то в конечном итоге, просто не сможете справляться с тем потоком опций, который часто напоминает цунами. Поэтому, идеальный ассистент генерального директора, беремся за голову, фокусируемся на работе и не распыляем своё внимание.

Опоздания в офис

Прямая функция личного ассистента — грамотно планировать время и контролировать исполнение задуманного не только за себя, но и за начальника. К приходу в офис руководителя уже должны быть: подготовленные утренние отчёты, план на день и прочие необходимые документы. Чтобы все было готово вовремя – опозданиям нет места в вашей работе. Кроме того, было бы странно требовать от других сотрудников исполнения священного долга «Не опаздывать», когда сам часто этим грешишь. Личный помощник руководителя – это продолжение шефа и должен быть примером для всех!

Ошибки других сотрудников — моя вина

Помощник генерального директора стоит на страже порядка и реализации должностных обязанностей каждого сотрудника. И часто отвечает за их контроль лично. Это процесс не из лёгких, поэтому для выполнения поставленных поручений сотрудникам, я использую несколько инструментов, о которых, обязательно, напишу отдельную статью.

До того, как выполненную задачу не примет и не одобрит ТОП – нельзя считать ее завершенной. Даже, когда коллега убеждает в обратном. Не обязательно, что он соврал, он мог просто не правильно понять ответ руководителя, а может он даже и не получал обратную связь по задаче и сам себе решил, что всё готово. Процесс считается завершённым только по согласованию с Big Boss.

Невыполнение в срок задачи

У всех бизнес-процессов есть конечные сроки и дедлайны. Вас может оправдать только одно — появление более срочной и приоритетной задачи из-за которой придётся перенести выполнение предыдущей. Это как в домино, если что-либо не выполнено в срок, то из-за этого пострадает весь проект. Нет ничего более неприятного, когда после того как вы не справились, руководитель в гневе берёт и всё делает за вас. И запомните: ни в коем случае не переносите сроки сдачи самостоятельно — не топите Титаник, вы не айсберг.

Неправильно расставленные приоритеты

Правильно расставленные приоритеты признак того, что вы осознаёте конечную цель. Бездумное выполнение задач в работе ассистента – лишнее умение. Задач много, поэтому важно самому отдавать отчет, что необходимо делать в первую очередь, что после, а без чего в принципе можно обойтись. Всегда, после постановки задачи — уточняйте приоритеты и фиксируйте сроки сдачи, это несложное, но очень важное правило. Иначе, вы рискуете реализовывать лишние поручения, а директор ждёт от вас решением совсем другого вопроса.

Расслабленность

Есть одно главное отличие Personal Assistant от других обитателей офиса – он может понадобиться в любой момент. Поэтому, 24/7 вам необходимо быть на связи. Расслабитесь потом, в старости, а сейчас надо быть всегда готовым к труду и обороне. Итак, болеем за общее дело не только в рабочее время, но и на выходных, в праздники (включая своё день рождения). Да что уж там, на своей собственной свадьбе. Со свадьбой конечно перебор, но микрофон для тоста любимый ГЕНдир намерен получить вовремя.

Как стать бизнес ассистентом на вес золота? Не позволяйте даже появляться мыслям, что ассистент что-то не успевает, что где-то, что-то идёт не так или о чём-то забыл. Запомните, вы для него тыл и опора. Босс должен быть уверен — вы обо всем позаботитесь в лучшем виде, в то время, как он покоряет мир.

Предоставление непроверенной заранее информации

Договора, отчёты, сведения и т.д. могут попасть к главному только пройдя через вашу проверку. Иначе, рискуете быть посланным всё проверять, и хорошо, если в этот момент у директора хорошее настроение. Худший вариант развития этой ситуации может быть в том, что принесённый вами, не проверенный договор, будет подписан не глядя, полагаясь на вас, а там ошибка, и не орфографическая, а та за которую компанию может понести убытки. Так что, не сочтите за трудность, а за данность, предоставлять только проверенную и актуальную информацию.

Неправильная формулировка

Не до конца понять, что от тебя необходимо и промолчать — одна из самых распространенных ошибок всех сотрудников. Не поняли задачу, утоните, даже если глобально все ясно, но есть какое-то сомнение. Лучше уточните — за спрос не бьют. Вы же не хотите все переделывать по сто раз? Чтобы не тратить время на лишние процессы — правильно формулируйте вопросы — это уже половина выполненной работы. Когда вы чётко знаете какой должен быть результата и что для этого делать, то вы не ходите вокруг да около задачи и думаете с чего бы начать, а моментально приступаете к выполнению.

Ложь не во спасение

Архиважно, чтобы формула руководитель + помощник генерального директора равнялось абсолютное доверие. Важно, чтобы они могли полагаться друг на друга. Поэтому, последнее, что вы можете себе позволить — это врать, что-то утаивать, а ещё хуже плести интриги. Знайте, надолго вы не задержитесь. Это касается каждого, личностные качества никто не отменял, но конкретно в рамках этой должности, честность и открытость на первом месте.

И напоследок…

Как стать бизнес ассистентом, который не доводит босса до ярости? Не наступайте ему на ногу стулом, да и ещё когда он в дорогих итальянских туфлях. А то думайте, чем замолить грешок

Не бойтесь ошибаться, падения неизбежны, на них мы учимся. Ведь, как говориться, не ошибается тот, кто ничего не делает. Но предупреждён, значит вооружен. Надеюсь, эта статья, основанная на моих выводах поможет вам свести «эпик фейлы» к минимуму.

Оплошности случаются со всеми. Особенно в самом начале карьеры с молодыми специалистами, у которых еще очень мало опыта. Разберемся в ошибках секретарей далее.

Типичные ошибки начинающих помощников руководителей и секретарей

Выделим некоторые из них.

1. Организация.
Секретарь — это не только специалист по звонкам и документам. Должность помощника или секретаря весьма ответственная и от его неорганизованности зависит благосостояние всей компании.
Например, рассеянный секретарь часто забывает спросить у звонившего имя, по какому вопросу звонок, контактный номер телефона или электронной почты и т. д. А значит перспективный клиент или выгодный деловой партнер будет потерян.

2. Этика.
Не стоит смешивать работу и личную жизнь. Хороший секретарь должен исключить все звонки личного характера во время рабочего дня, только экстренные случаи. Работа, начальник и посетители — превыше всего.

Например, начинающий секретарь обсуждает по телефону или в мессенджере что-то с подругой, так как шеф отъехал по деловым вопросам. В это время могут прийти потенциальные клиенты или кто-то с поручениями от партнеров.
Секретарь занят, мало заинтересован и рассеян. В итоге посетитель уходит, вероятно в другую компанию, а секретарь по своей не этичной оплошности получается виноватым в его потере.

5. Равнодушие и подхалимство.
Две противоположные типичные ошибки начинающего секретаря. С одной стороны помощники стараются не обращать внимание на проблемы своих коллег, а с другой — подстраиваются под любые нужды и поручения начальника.
Конечно, руководитель важная персона. Но отталкивать тех, с кем так или иначе придется работать в команде — большая ошибка.

Вывод! На своих ошибках нужно учиться. Лучше всего использовать посторонний опыт и в будущем избежать проблем на работе.
Однако немного терпения и опыт придет, а значит и ошибок будет меньше.

Хотите получить востребованную специальность и стать профессионалом своего дела?

Запишитесь на наши курсы для секретарей уже сегодня!

Smart & Talented

Рассмотрим системные, недопустимые ошибки персональных ассистентов, которые могут повлиять не только на карьеру, но и на душевное состояние сотрудника.

Не ошибается только тот, кто ничего не делает. Эта известная поговорка утешает нас в те моменты, когда мы совершаем ошибки, когда недовольны собой или кто-то важный недоволен нами. Она помогает пережить неудачи, собраться и вынести из печального опыта полезные уроки.

К сожалению, эта поговорка далеко не всегда отражает истинное положение вещей. Она ничего не говорит о том, что многих ошибок можно избежать, о том, что многие совершают одни и те ошибки регулярно, потому что не умеют анализировать ситуацию, не хотят учиться и работать над собой. Рассмотрим основные ошибки.

1. Отсутствие лояльности к руководителю

Когда я задаю слушателям на семинарах вопрос о том, какие, по их мнению, важнейшие качества для секретаря или личного помощника, то слышу самые разные варианты. Упоминаются и работоспособность, и ответственность, и хорошая память, и пресловутая стрессоустойчивость. Все эти качества, безусловно, очень ценны. Но вот парадокс: большинство руководителей на такой же вопрос отвечают, что в первую очередь им важна лояльность. Все остальное для них не будет иметь значения, если это условие не соблюдено.

Что такое лояльность в нашем случае? Это приверженность своему руководителю. Верность компании тоже важна. Но если вы преданы своей фирме, а руководителю – нет, то теряете в его глазах собственную ценность как сотрудник.

Секретарь – доверенное лицо. Человек, знающий о своем начальнике зачастую даже больше, чем члены его семьи. Хотеть, чтобы такой человек был на твоей стороне целиком и полностью, – естественно. Ценность верности тем выше, чем более высокий пост занимает ваш руководитель. Потому что (и это банально) чем выше человек стоит на карьерной лестнице, тем больше у него конкурентов, противников и даже врагов.

Тем более важно знать, что помощник руководителя, владеющий ценной информацией, сохранит ее в тайне, будет с пониманием относиться к перепадам настроения своего босса, согласится работать сверхурочно, не станет при этом жаловаться сотрудникам на шефа-сатрапа и без лишних просьб принесет ему чашку чая с лимоном и любимое печенье. Должна же быть и у вашего начальника безопасная гавань. Лучше всего, если в офисе этой самой гаванью станут его кабинет и ваша приемная.

Можно относиться к начальнику как угодно. Но если вы хотите сохранить рабочее место, нужно эту самую лояльность демонстрировать, причем не только словом, но и делом. Ничего сложного здесь нет, скорее нужно больше не делать, чем делать. Например, не надо обсуждать решения руководителя с коллегами, скрывать от него информацию, смеяться над ним, жаловаться кому бы то ни было на него. А нужно, наоборот, хранить в секрете все, что вы знаете, на словах выражать поддержку шефу, вовремя доносить до его сведения важную информацию, и да – иногда без напоминания приносить чай и любимое печенье.

Только кажется, что эти ежедневные старания остаются незамеченными и воспринимаются как должное. Даже если руководитель ничего не говорит и никак не поощряет вас на словах, выводы он делает, и эти выводы – в вашу пользу.

2. Болтливость

Из первой глобальной ошибки вытекает вторая, частная. Это болтливость. Качество, которого у секретаря быть не должно. Во-первых, рано или поздно болтушка сообщит то, что нужно держать в секрете, тому, кому ни в коем случае нельзя было об этом говорить. Во-вторых, бесконечные разговоры очень отвлекают от работы. В-третьих, это просто невежливо – далеко не все мечтают быть чьими-то благодарными слушателями.

Болтуны, как правило, на подобных должностях не задерживаются, с работой такая черта характера несовместима. Но если это ваше качество и вы все еще исполняете свои обязанности, более того, хотите продолжать – отследите его и обуздайте. Нет, перестать болтать практически невозможно, но нужно удовлетворять свою потребность в говорении грамотно. Прежде всего выбрать безопасного слушателя. Это могут быть члены семьи, близкий друг. Важно, чтобы они были готовы вас выслушать и не работали с вами в одной организации.

Все равно не хватает аудитории? Запишитесь в дискуссионный клуб или начните вести блог. Только не пишите ничего о работе.

3. Забывчивость

Хорошая память, которую часто упоминают мои коллеги, является одним из самых нужных качеств в работе секретаря. Один из самых страшных наших грехов – забывчивость. Важно помнить не только все задачи, важно помнить людей, с которыми вам приходится общаться по деловым вопросам, значимые для повседневной работы мелочи, кому и что вы соврали насчет того, почему руководитель не может сейчас и ближайшие семь лет ответить на телефонный звонок. Без хорошей памяти ошибки в работе неизбежны, и часто они фатальные.

Говорят, что память можно тренировать с помощью различных упражнений. Кроме того, современная фармакология предлагает множество средств, позволяющих «сложить мозг в ум». Но можно пользоваться и старыми проверенными способами: вести списки дел, отмечать важные и не очень события в календаре. Регулярно (и не раз в неделю, а трижды в день) проверять выполнение пунктов из списка. Завести блокнот для записи данных тех, с кем вы работаете (Иван Иванович Иванов, начальник цеха, усатый, носатый, пьет чай с семью ложками сахара, чувство юмора отсутствует напрочь). В общем, использовать подручные средства и усилить контроль собственной деятельности. Практика показывает, что все это не только работает, но и не имеет побочных эффектов.

4. Непунктуальность

Когда-то давно я слышала историю от ректора одного университета. Он рассказывал о том, с какой радостью взял на работу свою студентку. Девушка писала у него диплом, яркая, талантливая, очень умная. Работа ее заключалась в организации различных публичных мероприятий. И вот девушка стала на них опаздывать. От ее действий зависела работа нескольких десятков человек, но она не могла даже прийти вовремя. Кому при этом было важно, что она умная и талантливая?

Если вы приходите на работу на 15 минут позже и не можете сделать кофе гостю, который пришел к 09:00, то вряд ли руководителя будет радовать ваше чувство юмора. Если вы не открыли уборщице приемную в 08:00 и к приходу шефа она все еще моет пол, это будет плохое начало дня. И вряд ли у вас получится его исправить. Точность – вежливость королей… и секретарей. Все остальные могут опаздывать. Но если вы не можете приходить вовремя – меняйте работу.

5. Ложь

Если верить различным исследованиям, люди врут друг другу в мелочах каждый день чуть ли не чаще, чем дышат. Порой это приобретает действительно патологические формы, когда человек не может прожить без вранья ни одного дня и делает это не из страха или выгоды, а просто из любви к искусству. Но у большинства людей потребность во лжи все-таки не встроена в метаболизм. Мы врем, когда кого-то прикрываем или боимся наказания. Можем врать, если по какой-то причине стесняемся сказать правду или хотим казаться лучше, чем есть на самом деле.

Само по себе умение врать – навык очень полезный. Секретарю без него не прожить, не справиться с потоком желающих прорваться к руководителю, торговыми представителями всего на свете и слишком навязчивыми сотрудниками. Но ложь легко может обернуться против вас. Например, если вы пытаетесь скрыть от руководителя какую-то ошибку.

Правило здесь действует простое: вы скрываете свои ошибки, если больше о них никому не известно и есть возможность быстро исправить ситуацию. Если же о промахе знают другие люди, ваша задача – рассказать руководителю правду раньше всех. Иначе это сделают другие, и вам он уже вряд ли поверит.

Если же дело касается ошибок сотрудников, из-за которых можете пострадать вы, другие работники или руководитель, вам также следует доложить об этом. Ведь когда ситуация примет нежелательный оборот, именно вы окажетесь во всем виноваты.

6. Отсутствие необходимых знаний о компании

Любой секретарь обязан владеть информацией о структуре компании, особенностях сферы деятельности компании, ее основных конкурентах, клиентах, партнерах; полномочиях заместителей генерального директора, задачах, закрепленных за основными подразделениями фирмы; кого можно соединять с шефом и пускать в кабинет в любое время дня и ночи, а кого – ни в коем случае нельзя.

Без этих знаний работа в приемной встанет. Будет уходить много времени на обработку документов и телефонных звонков, не удастся избежать ошибок в общении с различными людьми и структурами. А поскольку секретарь – лицо компании, то низкое качество его работы произведет плохое впечатление и на сотрудников компании, и на ее клиентов. В итоге это негативными образом отразится на вашем имидже. И однажды кто-то из партнеров обязательно выскажет свое мнение о вас и вашей работе руководителю, испортив ему настроение, а вам – карьеру.

7. Грубость в общении

Еще одна распространенная ошибка секретарей – позволять себе грубость. Возможно, порой это происходит из-за стресса и высоких нагрузок, хотя на самом деле ни в коей мере не является оправданием ни в какой ситуации. Лучший инструмент в работе, лучшее оружие в борьбе с людьми любого толка – вежливость. Какова бы ни была ситуация, но в тот момент, когда вы нагрубили человеку, именно вы становитесь неправы.

Форумы полны историй о том, как секретарь грубо отказался соединять незнакомца с руководителем и это обернулось для него и компании чередой неприятностей.

Чтобы исключить подобные ситуации, нужны в первую очередь хорошие скрипты: как, кому и на какие вопросы отвечать. Но компании обычно не пишут их для секретарей, и нам самим приходится выкручиваться, каждый раз изобретая очередные отговорки. Хитрость же состоит в том, что новые отговорки часто не требуются. Нужны четкие безличные формулировки (например, с отсылкой на внутренний регламент компании), слова вежливости (очень много слов) и улыбка. Этого минимального набора обычно достаточно для того, чтобы никто не вызвал вашего руководителя ни в какое ведомство только потому, что вы позволили себе грубо осадить кого-то по телефону.

8. Звездная болезнь

На самом деле многие секретари и помощники руководителей грубят не из-за усталости или стресса. Причиной хамства, пренебрежения своими обязанностями, плохих отношений с коллегами часто становится звездная болезнь.

Сложно не подвергнуться этому недугу, если работаешь с первым лицом компании, пользуешься доверием шефа. Сложно не почувствовать себя звездой, общаясь ежедневно с главами других компаний. Кажется, что ты тоже часть мира успешных и влиятельных людей.

В действительности секретари не являются частью мира своих руководителей, несмотря на все оказанное доверие. Это нужно помнить, чтобы не задирать нос. Ведь звездная болезнь – то, чего вам никогда не простят ни сотрудники компании, ни руководитель. Она мешает налаживать связи, хорошо выполнять работу и адекватно оценивать себя и свою ценность как профессионала. Если однажды вас кто-то обвинит в наличии звездной болезни, не спешите возмущаться. Задумайтесь, возможно, в этих словах есть доля истины.

9. Нежелание учиться

Ошибка, которая не кажется на первый взгляд фатальной, – нежелание учиться. Казалось бы, вы хорошо выполняете свою работу, знаете все и всех, способны решить большинство задач. Чему и зачем вам тогда учиться?

Современный мир диктует свои правила: чтобы оставаться актуальным, вы должны постоянно идти вперед. В нашей работе и жизни постоянно появляется что-то новое: совершенствуются компьютеры и мобильные телефоны, создаются полезные офисные программы, сайты поиска и бронирования отелей. Все большее значение приобретает знание иностранных языков, вносятся изменения в делопроизводство.

Если не думать, что вы достигли совершенства в своей профессии, то всегда можно найти себе новый вектор развития. Выучить язык и начать выполнять новые обязанности. Глубже освоить, казалось бы, знакомые офисные программы и экономить массу времени на выполнении рутинных обязанностей. Читать книги по психологии и беречь нервы при общении с сотрудниками и клиентами. Пойти на курс по искусству того или иного периода, произвести благоприятное впечатление на партнера компании и удачно выйти замуж.

Возможно, вашему руководителю и не нужно ваше бесконечное совершенствование. Но это точно требуется вам.

10. Незнание правил делового этикета

Кажется, это не так уж важно. Особенно если учесть, что большинство людей ужасно невоспитанные, то о каком этикете идет речь? Но этикет ведь не только и не столько о том, чтобы не попасть впросак на званом ужине, выбрав не ту вилку. Он как раз о том, чтобы легче было переносить других людей, особенно невоспитанных. По сути, этикет – это набор тех самых скриптов, которые позволят не скатываться в грубость и хамство в трудных ситуациях. Знание правил поведения придаст вам уверенности в себе. Не придется тратить время и нервы, чтобы понять, как правильно себя вести. Большинство ситуаций уже описано, классифицировано, и для них придуманы четкие правила.

Знание этих правил поможет вам соблюдать и наводить порядок там, где его меньше всего, – в общении с другими людьми. А ведь именно это чуть ли не главная обязанность секретаря – наводить порядок. На рабочем столе руководителя, в документах, в расписании. В других людях. И пусть вас не смущает, что остальные сотрудники не знают, как правильно подавать чай, открывать дверь, здороваться и можно ли представлять друг другу людей в лифте. Если вам все это известно, то их успокоит ваша уверенность в том, что нужно делать. Именно четкие действия секретаря придадут им уверенности в себе.

Невозможно не заметить человека, который умеет себя вести. Невозможно не запомнить его и не остаться благодарным за то, что в этом мире хаоса и всеобщего беспорядка он является олицетворением незыблемых правил и контроля.

Заключение

Перечислять ошибки секретарей можно долго. Но большинство из них будут разовыми, а не системными. Это основная наша задача – не дать какому-то промаху или недостатку стать системой. Никто не может помешать нашей работе больше, чем мы сами (здесь соперничает только руководитель). Но и помочь лучше, чем мы сами, тоже никто не сумеет. Поэтому как бы давно вы ни оказались в профессии, если хотите в ней остаться, необходимо сохранять критическое мышление, адекватно оценивать свою работу и регулярно анализировать свои ошибки.