Ошибки при формировании дел

Методы исправления ошибки

Изъятие «непрофильных» документов и оформление изменений в составе дела

3. В подписанном листе-заверителе к данному делу необходимо зафиксировать изменение количества листов документов, вписать пропущенные номера листов в связи с изъятием, указать изъятие приказов по личному составу в табличной части листа-заверителя и еще раз подписать его (Пример 3).

Уточнение состава дела без изъятия «непрофильных» документов

3. Наконец, к приказам по личному составу, остающимся в деле постоянного срока хранения, формулируется аннотация. Но аннотируется не каждый «непрофильный» приказ, а только те приказы об изменении фамилии, которые будут служить основаниями для исполнения запросов и быстрый поиск которых необходимо обеспечить в будущем. Аннотация переносится на обложку дела (ниже заголовка с красной строки) и в опись дел постоянного хранения. Порядок оформления показан был в Примерах 4 и 5.

Взаимодействие с подразделениями

В пределах своих полномочий осуществления методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях (кстати, необходимо проверить, внесена ли эта функция в положение) служба делопроизводства проводит переговоры, а потом и направляет руководителям подразделений, в делах которых обнаружились документы с различными сроками хранения, служебные записки о правильном порядке и схеме формирования дел (Пример 8). Если нарушений немного, то их перечисляют в тексте служебной записки, а если они существенные, то целесообразно их оформить в качестве приложения или отдельной схемы формирования дел (Пример 9).

Название «схема формирования дел» используется, чтобы «не пугать» руководителей подразделений термином «номенклатура». Но фактически она является уточненной по итогам передачи дел на архивное хранение номенклатурой дел подразделения, которая должна помочь устранить выявленные ошибки в формировании дел и будет использована как правильный вариант при составлении номенклатуры на следующий календарный год. В схему формирования дел с приказами по личному составу необходимо также внести журналы их регистрации (они располагаются по принципу взаимосвязи), которые могут быть переданы на архивное хранение как научно-справочный аппарат к приказам. В I и II кварталах, когда количество исполненных документов еще позволяет правильно их систематизировать и исправить ошибки, схема формирования дел направляется в структурное подразделение.

Заметьте, что переутверждать номенклатуру дел отдела кадров в данной ситуации не нужно, т.к., разрабатывая и передавая в подразделения схемы формирования дел, служба делопроизводства выполняет свою функцию ведения номенклатуры дел организации (проверьте, внесена ли эта функция в положение о вашем подразделении).

Какова судьба приказов по личному составу, изъятых из дела постоянного срока хранения?

Если за 2017 и более ранние годы приказы по личному составу уже сформированы в дела и обработаны, то для изъятых приказов об изменении фамилий сотрудников и о направлении в долгосрочные командировки (срок хранения одинаковый – 50 лет), может быть предусмотрено объединение их во второй том дела с приказами по личному составу, имеющими такой же срок хранения. Причем заголовок второго тома может быть конкретным.

Кроме того, когда служба делопроизводства и архив вместе со службой безопасности на основании приказа руководителя и по графику проводят ежегодные проверки организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, необходимо путем быстрого пролистывания проверять правильность формирования дел постоянного срока хранения и по личному составу. Все выявленные нарушения фиксируются в акте и быстро устраняются, ответственные за ведение делопроизводства получают оперативные консультации, а сводный акт (справка) о проверке направляются первому руководителю.

Исправление ошибок в формировании дел производится под методическим руководством службы делопроизводства и сотрудника архива (или лица, ответственного за архивное хранение). Его можно сделать по описанным в этой статье алгоритмам. Да, это потребует внимательности и тоже трудоемко, но позволит за счет аннотирования описей, уточнения заголовков и внесения изменений в учетные документы о составе дела не переформировывать дела в процессе непосредственной передачи на архивное хранение.

100 способов изменить жизнь

10 ошибок при составлении списка дел, которые снижают вашу продуктивность

12 марта 2018
25 252 просмотра

Многие даже не задумываются о том, что список дел нужно уметь составлять правильно. Поэтому они либо вертятся как белка в колесе без передышки, либо вечно прокрастинируют. Хотя если грамотно распределить задачи на день, то можно успеть практически все. По крайней мере, все самое важное.

Мы решили поделиться с вами ошибками, которых стоит избегать при составлении списка дел.

1. Не расставлять приоритеты

Одна из основных ошибок при составлении списка дел на день — это не выделить главные задачи. Если не сделать этого, то вы рискуете заполнить весь день мелкими и неважными задачами, и не успеть сделать по-настоящему важные дела.

Я рекомендую ставить максимум 3 фокуса на день. Не факт, что вы успеете сделать все задачи из списка, но вы должны сделать эти три главные.

2. Не составлять планы на большие сроки

Помимо плана на день, хорошо бы составить отдельным списком планы на неделю, на месяц и периодически туда заглядывать. Иначе вы просто очнетесь с утра в пятницу и поймете, что не успели за эту неделю сделать и половины всего того, чего хотели. А тут у вас уже два варианта: либо вы как ошпаренный бегаете и пытаетесь закрыть все эти задачи, либо забиваете и переносите их на следующую неделю. И так проходит неделя за неделей.

Поэтому выписывайте задачи на эту неделю и разбивайте их по кускам на каждый день недели.

3. Писать план утром

Вот вам как минимум два аргумента, почему писать план на день лучше в конце рабочего дня, а не с утра. Во-первых, выписывая рабочие задачи на следующий день, вы освобождаете свой мозг от лишней информации и перенастраиваетесь на отдых и личные дела. Во-вторых, скорее всего с утра вы забудете многое из того, что планировали сделать. Пока вы будете вспоминать и входить в рабочий ритм, зря потеряете время.

Источник

4. Ставить на день слишком много задач

Понятное дело, что хочется сделать за день сразу все и по максимуму. Однако не забывайте трезво оценивать временные ресурсы. Вряд ли вы за день успеете наворотить сотню дел. Лучше грамотно перераспределить задачи на всю неделю, отбросив те, которые можно убрать или делегировать. И, конечно же, не забывайте оставлять время на отдых. Переработка никого еще до добра не доводила.

5. Ставить расплывчатые задачи

Когда задача четко определена количественно и качественно, то выполнять ее гораздо легче. Если же вместо конкретики какие-то расплывчатые и неопределенные формулировки, то мы пытаемся тянуть время и взяться за такую задачку как можно позже. Иногда вообще ее не делаем.

Как правильно сформулировать задачу? Распишите ее как можно подробнее. Например, вам нужно поработать над сайтом. Но вместо того, чтобы так и написать, лучше укажите более конкретную задачу: написать статьи для сайта, добавить новый баннер, переделать дизайн.

Источник

6. Выполнять только текущие задачи с краткосрочным результатом

Есть задачи, которые дают краткосрочный результат, а есть те, что долгосрочный. Например, занятие спортом — это задача, ориентированная на перспективу в виде крепкого здоровья, спортивного и стройного тела. И не стоит этим пренебрегать. Иначе однажды станет просто поздно и придется срочно решать «внезапно» возникшие проблемы.

То же самое касается не только вопросов здоровья, но и семьи. На еще одно «важное и срочное» собрание вы конечно можете сходить. Но если вы не успеваете из-за этого пойти со своим ребенком в зоопарк или в кино, то разве оно стоит того? Что страшного произойдет, если вы разок пропустите?

Составляя список задач, не забывайте о тех делах, что важны лично для вас и что принесет долгосрочный результат.

7. Мешать все в одну кучу

Список задач лучше всего по максимуму структурировать: не смешивать мелочевку с трудными задачками. Отделяйте те дела, которые требуют минутного внимания типа телефонных звонков, от тех, которые требуют от вас много сил, времени и концентрации. Можно поделить задачи на рабочие и личные, длительные и быстрые. Это поможет вам успеть и на работе, и дома.

Источник

8. Недооценивать затрачиваемое время на задачи

Всегда ли вы правильно оцениваете время, которое потребуется на решение задачи? Когда мы не знаем, сколько часов или дней нам нужно, чтобы сделать какое-то дело, трудно быть эффективным и успевать все.

Попробуйте посчитать, сколько времени вам требуется на определенную задачу. И если не уверены, что успеете сделать, берите с небольшим запасом.

9. Не учитывать форс-мажоры

Жить строго по плану как ни крути невозможно. Всегда случается что-то такое, чего вы никак не ожидали. Поэтому, ваш график должен быть хотя бы немного гибким.

Оставляйте в графике свободное время на случай форс-мажоров. Так вы не будете паниковать, что день забит под завязку и некуда впихнуть срочное дело. и находиться в постоянном стрессе.

Если день пошел наперекосяк или вы не успели сделать все, что запланировали — это не стоит того, чтобы расстраиваться.

Да, случается такое, что мы выпадаем из рабочего ритма. Переоцениваем свои возможности. Но это же не вопрос жизни и смерти. Это список задач. Наверстаете.

P.s. А вы знали, что по книге «100 способов изменить жизнь» есть инфографика-плакат, который поможет вам идти к мечте уверенными шагами? Его можно скачать или получить в качестве подарка вместе с книгами. Заглядывайте сюда, у нас еще много полезностей.

Источник обложки.

Личное дело сотрудника представляет собой комплекс документов, содержащих наиболее полную информацию о работнике предприятия, организации, учреждения, складывающийся в процессе его деятельности [2].

Технологическая цепочка процесса организации работы с личными делами включает в себя:

— внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

— подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание учетного номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

— подшивка в папку чистых листов внутренней описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольной карточки выдачи личного дела;

— получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

— систематизация полученных документов, внесение во внутреннюю опись документов сведений о помещаемых в личное дело документах;

— валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

— подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

— помещение личного дела в закрывающийся шкаф для хранения;

— дополнение по мере получения документов личного дела;

— систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

— внесение очередных записей во внутреннюю опись документов личного дела. Подшивка документов в личное дело, проверка правильности нумерации листов;

— ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учету кадров;

— выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись в контрольной карточке дела; при возвращении дела — проверка наличия и целостности документов;

— ознакомление в помещении кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системой доступа к личным делам;

— внесение отметки об ознакомлении в дополнение к личному делу по учету кадров; заверение отметки росписями сотрудника, ответственного за ведение личных дел, и ознакомившегося с личным делом;

— закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

— сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инвентарного учета личных дел;

— регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

— внесение архивного номера личного дела в журнал инвентарного учета личных дел кадровой службы [1].

Но делопроизводитель при работе с личными делами сотрудников может столкнуться с некоторыми трудностями. Вследствие недостатка времени, знаний при формировании и оформлении личных дел допускаются ошибки. Рассмотрим их более подробно:

1. Нарушение состава личного дела сотрудника и правил оформления:

— неверные сроки формирования личного дела – в том случае, если личное дело работника сформировано до заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность);

— несоблюдение порядка и фактического наличия документов в личном деле работника – отсутствуют основные документы, необходимые для личного дела (внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; заявление о приеме на работу и др.) или же они расположены в неправильной последовательности;

— несоблюдение порядка ведения личных дел и отсутствие в них дополнительных документов (характеристики, аттестационные листы, заявления работника о переводе, увольнении и др.);

— нарушен порядок оформления личных дел – неверные данные на обложке личного дела;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения внутренней описи документов личного дела;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения дополнения к личному листку по учету кадров – не отражены данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике после заполнения личного листка по учету кадров;

— отсутствует в наличии или нарушен порядок ведения личного листка по учету кадров;

— отсутствует или не в полной мере описана автобиография;

— отсутствуют или неполный набор документов об образовании – отсутствие аттестата, диплома, свидетельства и др.;

— отсутствие или неправильное оформление заявления о приеме на работу;

— отсутствие или неправильное ведение книги (журнала) учета личных дел сотрудников [5, c.7-8].

2. Ненадлежащее хранение личных дел сотрудников (не в специализированных сейфах или металлических шкафах, совместно с трудовыми книжками, нехронологическое хранение и др.) [5, c.8].

3. Неограниченный доступ к личным делам сотрудников.

4. Нарушение порядка выдачи личных дел сотрудников для ознакомления.

5. Изъятие документов, внесение изменений, дополнений, правок в личное дело сотрудника без необходимых на то оснований или же посторонними лицами [3].

Данный перечень обозначает ряд моментов, которым следует уделять повышенное внимание. Кадровики с большим опытом утверждают, что предвосхищение ошибок способствует качественному выполнению профессиональных обязанностей и исключению судебных разбирательств по трудовым вопросам.

Личное дело сотрудника как систематизированный комплекс необходимых персональных и исходных учетных документов характеризует трудовую деятельность работника на различных должностях в данной организации или на руководящих должностях в определенной отрасли хозяйства. Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

В свою очередь формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Следует учесть, что ответственные за ведение и хранение личных дел имеют доступ к неограниченному объему, в том числе и конфиденциальной информации [4, с. 60]. Формирование (последующее ведение, оформление и хранение) личных дел сотрудников в РФ возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Литература

1. Делопроизводство. Личное дело [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/76.htm

2. ИП-информ.Ру. Как формируется и ведется личное дело работника? [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://ipinform.ru/kadry/kadrovyj-uchet/kak-formiruetsya-i-vedetsya-lichnoe-delo-rabotnika.html

3. Консультант. Особенности ведения и учета личных дел в кадровом делопроизводстве [Электронный ресурс] – Режим доступа, URL: http://www.nalog2000.ru/article-hr-accounting/personal-employee/

4. Макарова А.К. Этический кодекс архивиста / А.К. Макарова // Документоведение и архивоведение: традиции и перспективы развития : материалы научно-практической конференции (г. Астрахань, 23-25 марта 2010 г.) отв. ред. Р.А. Коканова. – Астрахань : Астраханский государственный университет, Издательский дом Астраханский университет», 2010. – С. 60-64.

5. Янковская В.Ф. Опись дел по личному составу. Оформляем без ошибок / В.Ф. Янковская / Справочник кадровика. — 2011. — №5. – С.7-10.

Правильно ли работники структурных подразделений организации передают, а секретарь и архивариусы принимают документы на хранение в корпоративный архив? Изучите типичные ошибки, которые часто сопровождают этот процесс, и никогда не допускайте их.

Ошибка № 1. В организации нет графика передачи дел

Как только в организации появляется архив, работники начинают настойчиво интересоваться, когда же можно будет передать на хранение документы структурных подразделений. Если с самого начала делопроизводители не выстроят процесс приема-передачи, то однажды их просто завалят документами.

Чтобы этого не произошло, в начале каждого года следует составлять график передачи документов в архив организации. Его должен утвердить генеральный директор. Все структурные подразделения обязаны исполнять этот документ. Архив не должен принимать документы вне графика. Если какой-то отдел забыл о передаче или не успел подготовить свои дела, то ему придется ждать следующего года.

О необходимости создания графика передачи сказано в п. 4.33 Правил 2015[1]. График составляют в том числе и для того, чтобы равномерно распределять нагрузку работников архива, а также грамотно и эффективно использовать архивное оборудование.

В архиве компаний редко работает больше одного или двух человек, а иногда обязанности по обеспечению сохранности документов делят между собой секретари или сотрудники канцелярии. В любом случае на архив выделяют не много человеческих ресурсов, в связи с чем важно использовать их обдуманно. Работу важно планировать, а неожиданный «подарок» от коллег в виде десятков коробок с документами может сорвать план: документы при приеме нужно не просто просмотреть, а пересчитать, сверить с описями и т.д.

Как создать график передачи дел в архив организации?

В начале года архивариусы закрывают номенклатуру дел, проводят экспертизу ценности документов, срок хранения которых истек в прошлом году, и уничтожают те из них, которые не имеют практической ценности. Эта работа заканчивается к началу апреля. Только тогда архив может принимать документы от структурных подразделений и ставить их на освободившиеся места. Важно помнить, что в октябре уже пора приниматься за номенклатуру дел на следующий год, то есть фактически архив ведет прием документов всего полгода – с апреля по сентябрь включительно. За это время нужно не только принять дела от подразделений, но и (в идеале) оформить их на хранение: пронумеровать листы, подготовить описи и листы-заверители, прошить и переплести.

Полугодовой период приема документов следует поделить поровну между структурными подразделениями. При этом нужно обращатьвнимание на «сезонность» работы каждого из них. Например, бухгалтерию в апреле лучше не тревожить – до конца этого месяца нужно сдать годовой отчет, и им уж точно не до архива. А у строителей – наоборот: вот-вот начнется самое горячее время в году, поэтому их лучше поставить в график самыми первыми.

Расписание передачи документов нужно составить и согласовать с каждым руководителем структурного подразделения. На передачу документов подразделению следует выделять не конкретный день, а период из нескольких дней. В конкретную дату работники могут быть заняты решением своих профильных задач, которые, конечно, сочтут приоритетными. Пусть у них останется в запасе еще немного времени на архив.

Форма графика – свободная. Обычно достаточно, чтобы документ утвердил генеральный директор – одно это сделает документ обязательным для исполнения. Некоторые компании для надежности утверждают график распорядительным документом или помещают его прямо в приказ (Пример 1), в котором отдельно прописывают обязанность исполнить график.

Утвержденный график, при условии его исполнения, позволит избежать авральных передач или конфликтов с коллегами, когда принципиальный архивариус откажется принимать дела без очереди и заставит нести их обратно в отдел.

Мы составляем списки дел с наилучшими побуждениями: чтобы сэкономить время, разгрузить мышление, не забыть о самом важном. Но допускать ошибки при их создании — хуже, чем отсутствие списка дел вообще.

Главная ошибка, которую все допускают — недостаток размышления. Да, есть простые списки, которые не требуют рефлексии. Но есть списки сложные, важные для нас, где нельзя просто черкнуть пару слов и готово. Перед тем, как создавать список дел, нужно проанализировать свой распорядок, ограничения времени, мотивы, ценности. Только в таком случае он будет разумным и правильным.

Избавьтесь от главной ошибки и переходите к тем, что помельче. Вот семь ошибок, которые отличают плохой список дел от хорошего.

1

Написание слишком длинного списка дел

Многие люди пишут списки, которые содержат от десяти дел. Несмотря на то, что мы и правда выполняем в сутки десятки задач, список не должен нагнетать стресс. Он должен мотивировать и прояснять мысли.

Запишите не более трех важных задач на день. Это те действия, которые принесут наибольшую пользу, поэтому им нужно уделить первостепенное внимание. Это также поможет выполнять задачи в порядке важности. Таким образом, вы начинаете свой день с важных вещей. Держите этот список перед глазами, пока не вычеркните все дела.

По завершении важных дел, можете создать еще один список, состоящий из десятков мелких дел. Так как вы уже закончили самое сложное и важное, данный перечень не будет раздражать, а только придаст новых сил.

Если вы будете начинать свой день с самых важных дел на протяжении нескольких лет, вы достигнете того, чего не могут достичь 99% всех людей.

2

Неопределенность и двусмысленность

Многие люди записывают свои дела без четко определенного первого и последнего действия. Что мешает нам начать чаще всего? Страх перед первым шагом, который непонятен. Поэтому четко определите, каким он будет и подготовьтесь к нему.

Например, вы записали задачу «Работа с презентацией». Это неопределенное дело, потому что не включает конкретные действия, которые нужно выполнить. Вы могли бы лучше сформулировать их, если бы написали:

• Посмотреть пять презентаций с TED
• Подумать о трех идеях для презентации
• Написать черновик презентаций

Помните, что каждая задача должна включать в себя определенное и четкое действие. Таким образом вы будете знать, было ли оно выполнено.

Кроме того, каждая задача должна отвечать трем требованиям:

• Измеримый результат
• Может быть выполнено за установленный период времени
• Включать четко определенную конечную точку

3

Не управлять своим временем

Трудно быть продуктивным, если вы не знаете, сколько времени требуется для выполнения задачи. Но как проанализировать время, необходимое для выполнения?

Прежде чем приступать к какой-либо задаче, составьте приблизительную оценку того, сколько времени на это понадобится. Это дает вам простую основу того, что может быть достигнуто в конкретный день. Если вы ошиблись, то, по крайней мере, начнете учиться правильно управлять временем. Очевидно, что это привычка, требующая некоторой практики. Когда вы начнете делать это регулярно, вам будет легче предсказывать, что можно выполнить за один день.

4

Позволять случайным событиям отвлекать вас

Каждый день отличается от другого. Мы все переживаем разные эмоции, находимся в разных состояниях и у каждого случаются проблемы, а также возникают неожиданные задачи. Несмотря на то, что важно структурировать и распланировать свой день, также важно быть гибким.

Начинайте каждый день с проверки своего календаря. Посмотрите, какие действия вы запланировали. Посмотрите на несколько дней в будущее. Убедитесь, что включаете на каждый день один час свободного времени для незапланированных дел.

Вы обнаружите, что создание этой безопасной подушки уменьшит уровень стресса.

5

Фокусироваться на мелких результатах

Заманчиво создавать списки, полные неотложных задач на первый взгляд. Это дела, которые могут казаться важными, но на самом деле не имеют никакого отношения к долгосрочным планам.

Вы должны ставить глобальные цели и идти к ним. Не нужно искать оправданий вроде «Больше цель — больше стресса». Люди получают стресс и от того, что ничего не делают.

6

Не сочетать задачи с долгосрочными целями

Когда задача действительно имеет отношение к цели, вам не нужна сила воли, чтобы ее достичь. Вы даже готовы работать в два раза больше.

Перед созданием списка дел вы должны четко понимать, зачем все это нужно. Даже если причина очевидна, все равно подумайте о ней. Правда в том, что когда задача связана с долгосрочной целью, вы будете ощущать больше мотивации и энтузиазма, выполняя ее.

7

Нервничать из-за незавершенного списка дел

Некоторые дела сразу же становятся неотложными, а другие могут игнорироваться, если у вас ограниченное количество времени. Несмотря на это, важно помнить, что список дел — это не вопрос жизни или смерти. Не следует мучиться из-за невыполнения некоторых задач.

Еще раз напоминаем: если вы будете каждый день выполнять по три самые важные задачи на протяжении долгого периода времени, то будете поражены результатами. Желаем вам удачи!