Наибольшее число работников в любой организации уходит в отпуск именно в летний период. Резкое увеличение нагрузки на бухгалтера может спровоцировать появление нарушений. О том, какие ошибки могут выявиться по результатам внутренних и внешних проверок, расскажем в статье.
Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан. Оно гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции РФ). В соответствии со ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Общие правила расчета среднего заработка для оплаты отпуска утверждены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922). В соответствии с данным документом для расчета суммы отпускных бухгалтеру необходимо:
- определить продолжительность отпуска;
- рассчитать средний дневной заработок.
Отметим, что при совершении перечисленных выше действий наиболее высока вероятность совершения ошибки на втором этапе.
Ошибка 1. Включение в расчет сумм социальных выплат
В силу п. 2 Положения № 922 при расчете отпускных учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у данного работодателя. К таким выплатам в государственных (муниципальных) учреждениях, в частности, относятся:
- заработная плата, начисленная сотруднику по тарифным ставкам, окладам (должностным окладам) за отработанное время;
- заработная оплата, начисленная по сдельным расценкам;
- надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за выслугу лет (стаж работы), ученую степень, ученое звание, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ;
- выплаты, связанные с условиями труда (вредность), а также суммы начисленных районных коэффициентов, выплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, за сверхурочную работу;
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда.
Обратите внимание
Исходя из п. 3 Положения № 922 при расчете среднего заработка выплаты социального характера, не относящиеся к оплате труда, не учитываются.
К данным выплатам относятся:
- суммы выданной материальной помощи (на рождение ребенка, на похороны, в связи с регистрацией брака и др.),
- стоимость питания, проезда, оплата коммунальных услуг или услуг связи,
- стоимость санаторно-курортного лечения.
На практике возможны ситуации, когда по невнимательности или технических сбоев в программе, в расчет включаются выплаты социального характера, ведущие в последствии к переплатам при расчете отпускных.
Пример 1
Работник учреждения 13.06.2016 ушел в очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 кал. дн. Зарплата работника формируется из должностного оклада (в сумме 20 000 руб.) и надбавки к нему (4 000 руб.). В июле и октябре 2015 года и январе 2016 года в соответствии с положением о премировании работнику были начислены премии в сумме 10 000 руб. за каждый месяц. В марте 2016 года ему была оказана материальная помощь в связи с рождением ребенка в размере 5 000 руб. В ходе проверки было выяснено, что бухгалтером при расчете отпускных была учтена сумма материальной помощи.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 918,66 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес. + 5 000 руб.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Таким образом, сумма отпускных составила 25 722,48 руб. (918,66 руб. x 28 дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Средний заработок составит 904,44 руб. ((20 000 руб. x 12 мес. + 4 000 руб. x 12 мес. + 10 000 руб. x 3 мес.) / 12 мес. / 29,3 дн.). Сумма отпускных, подлежащих выплате, составит 25 324,32 руб. (904,44 руб. x 28 дн.). |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Отклонение в расчете среднего дневного заработка составило 14.22 руб. (918,66 — 904,44). Сумма переплаты – 398,16 руб. (14,22 руб. 28 кал. дн.) |
Ошибка 2. Включение в расчет периодов, не участвующих в расчете
В соответствии с п. 5 Положения № 922 в расчетный период не должно включаться время, когда работник:
- имел право на средний заработок в соответствии с трудовым законодательством (находился в отпуске или командировке). Исключение – перерывы для кормления ребенка;
- получал пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам;
- не трудился из-за простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим ни от руководства, ни от персонала;
- освобождался от работы по иным причинам, предусмотренным законодательством (например, отпуск без сохранения заработной платы).
Как следует из п. 5 Положения № 922, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из этого периода исключалось время, когда работнику начислялся средний заработок, нужно воспользоваться формулой, приведенной в п. 10 Положения № 922. В этом случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.
Количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример 2
При проверке правильности осуществления расходов по заработной плате был установлен факт излишнего начисления и выплаты отпускных. Так, сотруднику, отправлявшемуся в отпуск продолжительностью 28 кал. дн. с 01.04.2016, была неверно рассчитана сумма отпускных, подлежащая выплате. В расчетный период с 01.04.2016 по 31.03.2016 был включен период нахождения сотрудника на больничном в апреле 2015 года (с 01.04.2015 по 05.04.2015). Ежемесячная заработная плата сотрудника – 18 000 руб.
Ревизором в аналитической таблице был сделан следующий расчет.
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 614,33 руб. (18 000 руб. x 12 мес. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных – 17 201,24 руб. (614,33 руб. x 28 кал. дн.). |
|
По данным контрольного органа |
Заработная плата (без учета пособия по временной нетрудоспособности) за апрель 2015 года равна 15 428,57 руб. (18 000 руб. / 21 раб. дн. x 18 раб. дн.). Средний заработок составит 615,56 руб. ((18 000 руб. x 11 мес. + 15 428,57 руб.) / ((29,3 кал. дн. x 11 мес.) + (29,3 / 30 x 25) дн.)) Сумма отпускных составит 17 235,68 руб. (615,56 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Сумма недоплаты за отпуск – 34,44 руб. (17 235,68 — 17 201,24) |
При расчете отпускных может оказаться, что работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней в расчетном периоде либо этот период состоял из промежутков времени, исключаемых из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения № 922. В таком случае средний заработок следует определять исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за 12 календарных месяцев, предшествующих расчетному периоду (п. 6 Положения № 922).
Пример 3
Работнику учреждения предоставляется очередной отпуск с 01.08.2016. В расчетном периоде с 01.08.2015 по 31.07.2016 он находился в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Исходя из какого периода нужно рассчитать отпускные?
Согласно п. 6 Положения № 922 для расчета отпускных следует взять заработную плату сотрудницы предшествующую ее уходу в отпуска по беременности и родам, уходу за ребенком.
Ошибка 3. В расчет отпускных включены разовые премии
В силу п. 15 Положения № 922 ежемесячные премии и вознаграждения принимаются к учету в размере фактически начисленных в расчетном периоде сумм, но не более одной выплаты за каждый показатель и месяц этого периода.
Квартальные премии и вознаграждения, начисленные за период, превышающий продолжительность расчетного периода, учитываются в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.
Единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, учитываются независимо от времени начисления вознаграждения.
Если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения, и они были начислены пропорционально отработанному времени, данные выплаты учитываются при определении среднего заработка исходя из фактически начисленных сумм.
При этом следует учитывать, что все премиальные выплаты должны быть предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).
Пример 4
При проверке расходов на оплату труда было установлено следующее. Работнику учреждения, 01.05.2016 ушедшему в очередной основной ежегодный отпуск, в расчетном периоде (с 01.05.2015 по 30.04.2016) была начислена следующая заработная плата:
|
Месяц |
Оклад, руб. |
Сумма премии, руб. |
Общая сумма выплаты, руб. |
|
Май 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июнь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Июль 2015 |
15 000 |
15 000 (за II квартал 2015 года) |
30 000 |
|
Август 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Сентябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Октябрь 2015 |
15 000 |
18 000 (за III квартал 2015 года) |
33 000 |
|
Ноябрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Декабрь 2015 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Январь 2016 |
15 000 |
25 000 (за IV квартал 2015 года) |
40 000 |
|
Февраль 2016 |
15 000 |
15 000 |
|
|
Март 2016 |
15 000 |
3 000 Премия к 8 Марта |
18 000 |
|
Апрель 2016 |
15 000 |
10 000 (за I квартал 2016 года) |
25 000 |
|
Итого: |
180 000 |
71 000 |
251 000 |
Бухгалтер при расчете отпускных учел все премиальные выплаты.
В соответствии с п. 15 Положения № 922 премию, начисленную за II квартал 2015 года в сумме 15 000 руб., приходящуюся на апрель, май, июнь 2015 года, следовало учесть в размере 2/3. Разовые премии, не предусмотренные системой оплаты труда (суммы, выданные к праздникам, юбилеям и т. п.), в расчете отпускных не участвуют, поэтому премию к 8 Марта в расчет отпускных включать не следовало. Остальные премии, выплаченные работнику, подлежат включению в расчет в полном размере.
Ревизором в аналитической таблице был сделан такой расчет:
|
Показатель |
Расчетные действия |
|
По данным проверяемого учреждения |
Средний заработок составил 713,88 руб. (251 000 руб. / 12 мес. / 29,3 дн.). Фактическая сумма отпускных равна 19 988,64 руб. (713,88 руб. x 28 кал. дн.) |
|
По данным контрольного органа |
Сумма премий, подлежащая включению в расчет среднего заработка, – 63 000 руб. (15 000 руб. x 2/3 + 18 000 руб. +25 000 руб. 10 000 руб.). Средний заработок составит 691,13 руб. ((180 000 + 63 000) руб. / 12 мес. / 29,3 кал. дн.). Сумма отпускных – 19 351,64 руб. (691,13 руб. x 28 кал. дн.) |
|
Результат проведенной проверки (переплата или недоплата) |
Разница в оплате отпускных составила 637 руб. (19 988,64 — 19 351,64) |
Дополнительно отметим: когда работнику в июле 2016 года будет выплачена премия за II квартал 2016 года, сумму отпускных следует пересчитать и включить в расчет премию в размере 1/3, приходящуюся на апрель 2016 года. Предположим, что премия за II квартал 2016 года составила 12 000 руб. В этом случае сумма отпускных составит 19 670,08 руб. ((180 000 руб. + 63 000 руб. + 12 000 руб. x 1/3) / 12 мес. / 29,3 кал. дн. x 28 кал. дн.).
В данной ситуации разница в оплате отпускных – 318,56 руб. (19 988,64 — 19 670,08).
Исправление ошибок в учете
Ошибки, допущенные при расчете отпускных, исправляются в следующем порядке, установленном п. 18 Инструкции № 157н[1].
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, выявленных субъектом учета, а также исправления способом «красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой (ф. 0504833). В ней делается ссылка на наименование, номер исправляемого журнала операций и период, за который он составлен, а также отражается информация по обоснованию внесения исправлений.
Рассмотрим пример по исправлению ошибки в учете.
Пример 5
Ошибка была обнаружена ревизором в августе 2016 года. Расходы на начисление отпускных были произведены в мае 2016 года за счет средств выделенных учреждению на выполнение государственного задания.
Бухгалтер бюджетного учреждения начислил 25 600 руб. В ходе проверки выяснилось, что сумма отпускных должна была составлять 25 300 руб. Разница равна 300 руб.
Поскольку в рассматриваемом примере произошло уменьшение суммы начисленных отпускных, следовательно, уменьшатся суммы страховых взносов и НДФЛ.
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 640,60 руб. (25 300 руб. x 30,2%) |
— 90,60 руб. |
|
В рассматриваемом случае (при уменьшении облагаемой базы) следует подать уточненный расчет ф. РСВ-1. После внесения уточнений у страхователя будет переплата страховых взносов. Ответственность в данной ситуации не предусмотрена |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 289 руб. (25 300 руб. x 13%) |
— 39 руб. |
|
В данном случае происходит возврат излишне удержанного налога, который можно произвести за счет уменьшения в будущем сумм НДФЛ, исчисленного с доходов налогоплательщика |
В соответствии с Инструкцией № 174н[2] была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы отпускных |
4 109 60 211 |
4 302 11 730* |
(25 600) |
|
4 109 60 211 |
4 302 11 730 |
25 300 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы НДФЛ |
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
(3 328) |
|
4 302 11 830 |
4 303 01 730 |
3 289 |
|
|
Исправление методом «красное сторно» начисленной суммы страховых взносов |
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
(7 731,20) |
|
4 109 60 213 |
4 303 00 830 |
7 640,60 |
* Обратите внимание, что в соответствии с ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
- счетной ошибки;
- если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ);
- если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Пример 6
Ошибка, обнаруженная ревизором в августе 2016 года, привела к увеличению суммы отпускных. Было начислено 25 600 руб., а следовало – 26 000 руб., разница составила 400 руб. Расходы на выплату отпускных были произведены за счет средств, полученных от платных услуг.
Сумма отпускных и страховых взносов изменится в сторону увеличения:
|
Было начислено страховых взносов |
Следовало начислить страховых взносов |
Разница (отклонение) |
|
7 731,20 руб. (25 600 руб. x 30,2%) |
7 852,00 руб. (26 000 руб. x 30,2%) |
+ 120,80 руб. |
|
В рассматриваемом случае ошибка привела к занижению облагаемой базы и, как следствие, к занижению суммы страховых взносов, подлежащей уплате во внебюджетные фонды, следовательно, страхователь обязан подать уточненный расчет РСВ-1. Уточненный расчет подается в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». Кроме того, у учреждения возникает обязанность по уплате недостающей суммы страховых взносов и пени |
||
|
Было начислено НДФЛ |
Следовало начислить НДФЛ |
Разница (отклонение) |
|
3 328 руб. (25 600 руб. x 13%) |
3 380 руб. (26 000 руб. x 13%) |
+ 52 руб. |
|
В рассмотренном случае следует удержать НДФЛ с разницы, возникшей при исчислении отпускных. Порядок и перечисление НДФЛ осуществляются в общеустановленном порядке, предусмотренном гл. 23 НК РФ |
В соответствии с Инструкцией № 174н была сделана следующая исправительная запись по начислению отпускных.
|
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
Исправление суммы отпускных методом дополнительной записи |
2 109 60 211 |
2 302 11 730 |
400 |
|
Исправление суммы НДФЛ методом дополнительной записи |
2 302 11 830 |
2 303 01 730 |
120,80 |
|
Исправление суммы страховых взносов методом дополнительной записи |
2 109 60 213 |
2 303 00 830 |
52 |
* * *
Кратко сформулируем основные выводы:
1. Ошибки, обнаруженные при расчете отпускных, следует исправлять в учете по правилам, установленным Инструкцией № 157н.
2. При внесении корректировок сумм причитающихся работнику необходимо корректировать суммы НДФЛ и страховых взносов. В случае если выплаты производились за счет средств полученных от платных услуг, необходимо внести исправления в расчет суммы налога на прибыль.
3. Обращаем внимание, что удержать излишне выплаченные работнику отпускные вследствие неправильного применения законодательства РФ нельзя, поскольку перечень соответствующих случаев установлен ст. 137 ТК РФ и является исчерпывающим.
[1] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
[2] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
Несмотря на то, что оформлять отпуска для сотрудников приходится регулярно, многие кадровики допускают ошибки. Если конфликта с работником нет, то на них никто не обращает внимания, но если появляется спорная ситуация, они могут стать проблемой для работодателя. Автор собрал девять типичных ошибок, о которых стоит знать.
Несмотря на то, что оформлением отпусков кадровики занимаются постоянно, ошибок, которые они делают, меньше не становится. В преддверии сезона отпусков мы собрали наиболее типичные нарушения, которые из раза в раз делают работодатели.
1. Неуведомление о начале отпуска
Начнем с весьма распространенной ошибки: отсутствие уведомления о начале отпуска.
Многие кадровики считают, что достаточно за несколько дней до отпуска работника издать соответствующий приказ и подписать его у отпускника. Забывая при этом, что о времени отпуска работник должен быть извещен под подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Формы и способы выполнения указанного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы, ведомости, проекты приказов и т.д. (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если в компании применяется унифицированная форма № Т-7, то ее можно дополнить графами 11, 12. В одной из них работник будет расписываться в том, что дата отпуска ему известна, а в другой – указывать дату уведомления о начале отпуска (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Неучет мнения особых категорий работников
Распространенная ситуация: к директору подходит работник с просьбой предоставить внеочередной отпуск. Большинство работодателей отказывает таким сотрудникам. Ведь в соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ утвержденный график отпусков обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками.
При этом многие забывают о том, что существуют категории сотрудников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Так что следовало разобраться, относится ли к такой категории данный работник.
К примеру, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по желанию в удобное время:
- мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
- женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
- лицам в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- лицам, работающим по совместительству (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе1, ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
- супругам военнослужащих одновременно с отпуском военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих») и пр.
2. Непредоставление отпуска в полном размере по истечении полугода работы
Право на основной оплачиваемый отпуск за первый год работы сотрудника все трактуют по-разному, что ведет к возникновению конфликтных ситуаций. По общему правилу право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Разберемся в данной норме.
Во-первых, минимальный период работы для получения права на ежегодный оплачиваемый отпуск составляет шесть месяцев2. Так что работодатель не просто имеет право, а обязан при наличии желания соответствующего работника предоставить ему отпуск.
Во-вторых, ТК РФ не предусматривает предоставления в натуре неполного ежегодного оплачиваемого отпуска, т.е. пропорционально отработанному в данном рабочем году времени. В связи с этим отпуск (вне зависимости от времени, проработанного в рабочем году) предоставляется полным, т.е. обычной продолжительности (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
3. Ошибки при расчете продолжительности отдыха
Будьте внимательны при расчете дней отпуска. Чаще всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ). Причем работа на условиях неполного рабочего времени не влияет на количество дней отдыха (ч. 3 ст. 93 ТК РФ).
Однако некоторым категориям работников полагается отпуск иной длительности.
Сотрудникам, занятым на сезонных работах либо заключившим трудовые договора на срок до двух месяцев отпуск рассчитывают исходя из двух рабочих дней за каждый месяц работы (ст. 291 и 295 ТК РФ).
Некоторые работники могут претендовать на так называемые удлиненные отпуска. К примеру, лицам до 18 лет полагается отпуск длительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), инвалидам – 30 дней3 и т.д.
Также может кому-то из сотрудников полагаться ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 116 ТК РФ). Например, занятым на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ) и т.д.
4. Отказ предоставить отпуск на небольшое количество дней (до 5)
Учитывая, что количество дней отпуска ограничено, каждый работник пытается «растянуть» время отдыха на наибольшее количество дней. В этом случае наиболее выгодным является исключение из отпуска всех выходных дней (при пятидневке – это субботы и воскресенья). Некоторые сотрудники и вовсе хотят разделить отпуск по одному – два дня, тем самым ставя работодателя в тупик о законности такого отдыха.
Так вот, по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней4 (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). При этом законодательство не устанавливает, на сколько частей допускается деление оставшихся от 14-дневной части дней отдыха. К примеру, это может быть 1 день, 2 дня, 3 дня и т.д. Причем работодатель не вправе самостоятельно решить вопрос не только о разделении отпуска на части, но и о продолжительности этих частей (в частности, в обязательном порядке требовать от работника включения в отпуск выходных дней). Этот вопрос решается только по соглашению сторон (письмо Роструда от 17.07.2009 № 2143-6-1).
5. Ошибка с расчетом отпуска в рабочих днях
Обратим внимание на ошибку, допускаемую кадровиками при определении продолжительности отпусков, исчисляемых в рабочих днях.
Дело в том, что при расчете общей длительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным отпуском (ст. 120 ТК РФ). При этом ошибку совершают, когда один из отпусков установлен в календарных днях, а второй в рабочих днях.
Приведем алгоритм действий, если длительность основного отпуска определена в календарных днях, а дополнительный отпуск определен в рабочих (письмо Минтруда от 01.02.2002 № 625-ВВ):
- от начала отпуска отсчитать количество дней основного отпуска в календарных днях;
- далее отсчитать количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
- определить общее количество календарных дней с даты начала отпуска и заканчивая датой последнего дня отпуска (нерабочие праздничные дни не учитывают).
6. Перенос отпуска без согласия сотрудника
График отпусков составлен, согласован с работниками и утвержден директором. Через какое-то время компания получает срочный заказ. Руководитель переносит отпуска нужных сотрудников на более поздний срок, объясняя данную ситуацию производственной необходимостью. Это грубейшее нарушение трудового законодательства.
Даже если предоставление отпуска в текущем году может неблагоприятно отразиться на работе организации, все переносы отпуска осуществляются только с согласия работника. Причем указанный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
В то же время, работодатель обязан перенести отпуск в следующих ситуациях (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- исполнение работником во время отпуска государственных обязанностей (военные сборы5, дни сдачи крови6, вызов на допрос в качестве свидетеля7 и т.д.);
- в случае болезни сотрудника во время отпуска;
- при пропуске работодателем срока оплаты отпуска8 или срока предупреждения работника о времени начала отпуска.
В остальных случаях просьба работника о переносе запланированного отдыха не является обязательной к исполнению работодателем.
7. Отзыв из отпуска без учета мнения работника
Лежит сотрудник, нежится на солнышке вдалеке от родины и тут звонок шефа: «Срочно приезжай, производственная необходимость». Речь здесь идет о процедуре отзыва из отпуска.
Так вот, какая бы ни была производственная необходимость, работник не обязан прерывать свой законно заработанный отдых. Абсолютно любой отзыв из отпуска допускается только с согласия самого сотрудника. Неиспользованная часть отдыха предоставляется по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года либо присоединяется к отпуску за следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
При этом не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда. И здесь без разницы, согласны ли они прервать свой отдых (ч. 3 ст. 125 ТК РФ).
8. Замена отпуска денежной компенсацией
До сих пор наиболее распространенной ошибкой работодателей является неправомерная замена отпуска денежной компенсацией. Кстати, чаще всего о такой замене просит сам сотрудник, чтобы получить и зарплату, и отпускные выплаты. Работодатели идут на поводу своих работников, забывая, что штрафы за такое нарушение существенные.
Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 124 ТК РФ). Непредоставление отпуска в течение двух лет подряд запрещено (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0).
Только в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Между тем, часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней9, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Причем такая замена является правом, а не обязанностью работодателя (письма Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0 и от 08.06.2007 № 1921-6).
Для некоторых категорий работников установлен законодательный запрет на замену отпуска компенсацией (ч. 3 ст. 126 ТК РФ):
- беременным женщинам;
- работникам в возрасте до 18 лет;
- дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными условиями труда10, за работу в соответствующих условиях.
Некоторые работодатели считают нормальным увольнять работников во время их отпусков. Указанная ситуация является грубейшим нарушением. Установлен законодательный запрет на увольнение сотрудника по инициативе работодателя во время пребывания его в отпуске. Исключение составляют случаи ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем (ч. 6 ст. 81 ТК РФ).
Данное правило касается и руководителей, увольняемых собственниками организации11.
Однако кадровикам следует знать, что увольнение сотрудника во время отпуска по соглашению сторон либо по собственному желанию работника законно.
Судебная практика
При рассмотрении дела о восстановлении на работе лица, трудовой договор с которым расторгнут по инициативе работодателя, обязанность доказать наличие законного основания увольнения и соблюдение установленного порядка увольнения возлагается на работодателя (п. 23 постановления Пленума ВС РФ № 2).
В ситуации предоставления отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника отозвать заявление на увольнение посредине отпуска невозможно. В то же время сотрудник вправе осуществить отзыв заявления до дня начала такого отпуска, и увольнение в этом случае не производится при условии, что на его место в письменной форме не приглашен другой работник (ч. 4 ст. 127 ТК РФ).
За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил, отпуск на число дней болезни не продлевается (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Главная страница » Вопросы пользователей » Вопросы 1С Бухгалтерия » Ошибка при начислении отпуска Планируемая дата выплаты не может быть меньше даты документа в 1С
Сотруднику в 2021 году был положен отпуск за период с апреля 2020 года по апрель 2021 года. Однако сотрудник заболел и смог пойти в отпуск только в феврале 2022 года, причем сразу за 2 года. Программа не дает провести начисление отпуска в феврале и пишет «Планируемая дата выплаты (30 декабря 2021 г.) не может быть меньше даты документа (3 февраля 2022 г.). Помогите решить проблему.
Микропредприятие.
Проверяющие считают, что с момента начисления отпускных до начала отпуска должно пройти не менее трёх полных календарных дней. Расскажем об этих и о прочих непростых ситуациях расчёта и начисления отпускных.
Период начисления отпускных и значение «за три дня до»
В статье 136 ТК РФ утвеждается период начисления платежей, и он составляет не менее 3 дней до начала отпуска. Это положение вызывает вопросы у бухгалтеров. Например, в рабочих или календарных днях вести расчёт? В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 и данных Минтруда России от 16.06.2014 это объясняется. В госведомствах уверяют, что период начисления платежей рассчитывается в календарных днях, а не в рабочих. Если день начисления выпадает на выходной или праздничный день, тогда начисление должно производиться накануне.
Ещё один вопрос, который может возникнуть: включается день начисления платежа в утвеждённые ТК РФ 3 дня? В письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 Роструда допускается такая ситуация. Её придерживаются Кемеровский, Ленинградский областные суды и прочие.
Тем не менее, ввиду пояснений Минтруда при начале отпуска в понедельник платежи производятся не позже четверга минувшей недели. Подобные решения и до этого применялись в судебной практике. Поэтому рекомендуется не допускать рисков, а наблюдать, чтобы начисление денежных средств происходило, по меньшей мере, за 3 полноценных дня до отпуска. Предварительное зачисление платежей не запрещается законодательством.
Пример
Первый день отпуска — понедельник, 31 мая 2021 года. Платёж должен быть начислен не позже четверга 27 мая. Если первый день отпуска — четверг, 17 июня, тогда последний допустимый день для начисления отпускных выпадает на воскресенье. В итоге, начисление платежа следует произвести не позже пятницы 11 июня.
Порядок начисления отпускных при отпуске со следующего дня
Порой служащему может понадобиться получить отпуск по личным причинам с последующего дня. Тем не менее, даже по просьбе сотрудника начисление платежа в такой период нарушает трудовое законодательство, что сопровождается административным наказанием и составляет предупреждение или взыскание в объёме от 10 до 20 тыс. руб. для должностных лиц и от 30 до 50 тыс. руб. для юрлиц.
В случае согласия работодателя выдать внеплановый отпуск и произвести начисление в день запроса необходимо попросить работника подписать на ближайшие 3 дня отпуск, где зарплата не сохраняется, а после этого отпуск с оплатой.
Пример
Работник в понедельник, 21 июня 2021 года, попросил оформить очередной отпуск с сохранением зарплаты со вторника (22 июня) в связи с семейными обстоятельствами. У него не возникнет претензий к начальству, если платежи будут назначены 21 числа и позднее, и он может описать это в заявлении на отпуск.
Работодатель может предоставить отпуск, но с целью выполнения сроков начисления отпускных предлагает оформить отпуск с пятницы, 25 июня. Оплата начисляется в день запроса (т.е. 21 июня).
При этом дни с 22 по 24 июня включительно оформляются в качестве отпуска без сохранения заработной платы.
Алгоритм использования МРОТ при вычислении отпускных
Ввиду Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» необходимо учитывать МРОТ при расчёте отпускных. В п. 18 описывается главное правило: провести оценку среднего месячного заработка служащего, проработавшего в расчётный период, учреждённый в организации, норму рабочего времени и осуществившего норму продукции/услуг. Эта сумма должна быть не меньше федерального МРОТ, установленного в объёме 12 792 руб. с 1 января 2021 года. По этой причине при оформлении отпусков в 2021 году нужно проводить сравнение усреднённого дохода с обновлённым объёмом МРОТ. Чтобы это сделать, нужно оценить соответствие выработанного рабочего времени работника его норме. После этого следовать определённому алгоритму действий:
- При работе служащего в режиме неполной трудовой недели или сокращённого трудового дня отпуск вычисляется, не учитывая МРОТ, по единому алгоритму вычисления среднего дохода для отпуска.
- При полном выработанном рабочем времени производится умножение усреднённого дневного заработка на 29.3, а результат сраваем с МРОТ.
- При объёме усреднённого дохода менее 12 792 руб. необходимо основываться на МРОТ при исчислении выплат: 12 792 / 29,3 * число календарных дней отпуска.
Пример 1
Работник отправляется в отпуск с 5 по 18 июля 2021 года, его средний дневной заработок — 420 руб.
420 × 29.3 = 12306
12306 < 12792
12792 / 29.3 × 14 = 6112.22 руб. — размер платежа, который производится по МРОТ.
Пример 2
Работник отправляется в отпуск с 21 июня по 4 июля 2021 года, его средний дневной заработок — 430 руб.
430 × 29.3 = 12 599
12599 < 12792
В этой ситуации оценивать усреднённый доход на основе МРОТ предстоит два раза: отпускные дни июня и июля в частности.
12792 / 29.3 × 10 + 12792 / 29.3 × 4 = 4365.87 + 1746.35 = 6112.22 — объём выплат, которые начисляются на основе МРОТ.
При превышении среднего заработка МРОТ, считаем средний заработок при расчёте отпускных в общем порядке.
При совпадении отпуска с праздником
Часто работодатели спрашивают, каким образом вести расчёт отпускных, если на определённый выбранный сотрудником срок выпадают праздничные или перенесённые дни?
Опираясь на ст. 120 ТК РФ, нерабочие праздничные дни не включаются в число календарных дней отпуска, что нельзя сказать о днях переноса. Перенесённые дни — это выходные дни, которые совпали с праздничными, а так как переносятся именно выходные дни, они входят в общую продолжительность отпуска и оплачиваются в обычном режиме.
Пример
Работник отправляется в отпуск протяжённостью 2 недели с 7 по 20 июня. Оплачиваются 13 дней, ведь в этот срок входит официальный государственный праздник — 12 июня. 12 июня в 2021 году выпадает на субботу, в результате чего 14 июня по причине переноса субботы также стал выходным днём. Поэтому исключается лишь один день.
При просьбе работника об одновременной выплате зарплаты и отпускных
Согласно статье 136 ТК РФ выплаты зарплаты должны происходить не меньше двух раз в месяц, при этом не реже, чем каждые полмесяца. Работодатель самостоятельно определяет сроки начисления в соответствии с положениями внутреннего трудового распорядка.
Нормативная база не требует и не запрещает выплачивать некоторую долю заработной платы ранее учреждённого дня, поэтому работодатель может пойти на уступки и начислить, к примеру, аванс вместе с отпускными. В особенности это касается выплат с помощью кассы. При расчёте с помощью банковской карты подобные действия не понадобятся, так как деньги перечислятся бухгалтерией в учреждённый период. Тем не менее, бухгалтер обязан удостовериться в том, что зарплата будет выдаваться не реже, чем каждые полмесяца.
Перейдём к рассмотрению некоторых примеров. Периодом начисления зарплаты возьмём 10-е число месяца, следующего за расчётным.
Пример
Отпуск начинается 29 июня 2021 года, поэтому отпускные должны быть выплачены не позже 25 июня. Работник к этому сроку уже получит зарплату за первую половину месяца и отпускные. Однако осуществить полноценный расчёт за полный месяц бухгалтер не имеет права, так как он не располагает точными данными о числе отработанного работником времени.
В случае решения работодателя о предварительной выплате заработную плату необходимо выплатить за реально отработанные часы, а оставшуюся часть начислить позднее, когда будет совершён полный расчёт за месяц для всех сотрудников.
Влияние повышения заработной платы на отпускные
Очевидно, что индексация зарплаты влияет на размер отпускных. В Постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 рассматриваются некоторые варианты увеличения среднего заработка, в результате которого изменяется объём отпускных:
- при повышении тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения в расчётный период все выплаты в нём проходят процесс индексации
- при повышении после расчётного периода, но до наступления основания выплат, которые учитывают средний заработок — средний заработок, вычисленный за расчётный период, увеличивается
- при повышении тарифов, окладов и прочего в момент основного отпуска — средний доход растёт только с момента увеличения тарифной ставки и до конца отпуска
Если средний заработок увеличивается, то выплаты в абсолютных объёмах не повышаются.
Эти правила применимы лишь к ситуациям, где увеличение окладов осуществляется внутри организации или структурного подразделения. В случае роста оклада исключительно у одного служащего, индексация среднего заработка не происходит.
Пример 1
Служащий завода отправился в отпуск с 1 по 28 июня. Его оклад составляет 30 тыс. руб., а премия — 10%.
Средний заработок для отпуска рассчитывается как (30 000 + 3 000) × 12 / (12 × 29.3) = 1126.28 × 28 = 31535.84.
18 июня на предприятии было осуществлено увеличение окладов на 5%. В результате средний заработок должен пройти процесс индексации с 18 июня, то есть служащий получает доплату за отпуск в объёме 5% за период с 18 по 28 июня: ((30000 + 3000) × 1.05 × 12 / (12 × 29,3) – 1126,28) × 11 = 56,31×11 = 619,41.
Пример 2
Служащий находился в отпуске с 4 по 28 июня 2021 года. Он получал оклад в размере 30 тыс. руб., а производственная премия составляла 5 тыс. руб.
В результате его средний заработок составляет (30000 + 5000) × 12 / (12 × 29.3) = 1194.54, а размер отпускных 1194.54 × 25 = 29863.5.
Отпускные выплачиваются не позже 31 мая. С 1 июня повышаются оклады на 5%. Таким образом повышение было выполнено после расчётного периода, но до наступления отпуска, в итоге процесс индексации проходит средний заработок за полный период отпуска. Вместе с этим служащий получает премию, которая определяется не как процент от оклада, а конкретной суммой.
В результате размер доплаты рассчитывается: (30000 × 1.05 + 5000) × 12 / (12 × 29.3) = 1245.73
1245.73 × 25 — 29863.5 = 1279.75
Следует заметить, что использованные в примерах суммы округляются до сотых, в реальной жизни же после запятой появится длинная строка из цифр. ФНС и Минтруд не выделяют специальных рекомендаций по округлению, однако в письме Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17 специалисты настаивают для вычисления среднего заработка применять промежуточные значения и округлять их согласно правилам математики до двух знаков после запятой, то есть до сотых.
Пример 3
Служащий находился в отпуске с 1 по 28 июня 2021 года. Размер его оклада составляет 30 тыс. руб., а премии — 20%. В итоге расчёт среднего заработка для отпуска осуществляется таким образом:
(30000 + 6000) × 12 / (12 × 29.3) = 36000 / 29.3 = 1 228.668941979…
1228.67 × 28 = 34402.76
1228.669 × 28 = 34402.732
1228.6689 × 28 = 34402.7292
Варианты округления демонстрируют, как большее количество знаков после запятой в промежуточных вычислениях увеличивает их точность. Однако следует запомнить, что так как платежи высчитываются в рублях и копейках, целесообразнее округление суммы до сотой доли после запятой.
Способ отображения отпускных в 6-НДФЛ
В отчётном образце 6-НДФЛ оплата отпускных отображается в разделах 1 и 2. В первый включаются отпускные, которые удерживаются в последнем квартале отчётного периода. В графе 021 записывается последний день месяца, в который были начислены отпускные, а в графе 022 — удерживаемый налог. В разделе 2 в строчки 110 и 112 включаются суммы дохода, в 140 — исчисленный налог, в 160 — НДФЛ с отпускных.
Если выплаты делаются в одном месяце, а отпуск начинается в последующем, тогда доход целиком входит в 6-НДФЛ в периоде выплаты.
Пример
Работник находился в отпуске с 1 по 14 июля. 1 июля выпало на четверг, а отпускные в размере 30 тыс. руб. были выданы 25 июня. В первом разделе в строке 021 необходимо установить дату 30.06.2021, а в строке 022 вписать сумму 3900 руб. — НДФЛ, который был удержан с отпускных. В разделе 2 в строках 110 и 112 указать размер отпускных — 30 тыс. руб., а в строках 140 и 160 — высчитанный и удержанный налог соответственно по 3900 руб.
Читайте также Как новый закон об ЭЦП повлияет на бизнес-процессы