Ошибки при составлении номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел – довольно трудоемкий процесс, поэтому ошибки возможны на разных этапах ее разработки (начиная с подготовительного этапа и заканчивая этапом подписания, согласования и утверждения), а также непосредственно при оформлении номенклатуры. При этом необходимо помнить и о специфике работы с электронными документами, которая отражается в т.ч. и на составлении номенклатуры дел.

Рассмотрим, какие ошибки наиболее часто встречаются при составлении номенклатуры дел.

Ошибка № 1. Выбор составителя номенклатуры

В каждой организации должна составляться номенклатура дел на дела всей организации (так называемая сводная номенклатура дел) и на дела каждого структурного подразделения.

ЭТО ВАЖНО! Нежелательно участие в составлении номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурных подразделений только одного лица (как это зачастую имеет место в организациях) или только службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). Номенклатура дел –  многофункциональный и зачастую объемный документ, для правильного составления которого необходимо привлечение компетентных сотрудников различных подразделений (консультации, опросы).

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Принимая во внимание большую роль номенклатуры дел для архива, составление последней зачастую поручается архивной службе организации, что также недопустимо.

Документ:

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).

Сводную номенклатуру дел составляет служба ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений (п. 153 Инструкции по делопроизводству, п. 27 Правил работы архивов).

При отсутствии в организации службы ДОУ сводную номенклатуру дел составляет лицо, ответственное за ДОУ. В составлении сводной номенклатуры дел также желательно участие архива организации.

Номенклатуру дел структурного подразделения, в свою очередь, составляет лицо, ответственное за ДОУ в данном подразделении, или другое лицо, определенное руководителем организации или структурного подразделения.

В ходе составления номенклатуры дел структурного подразделения работники службы ДОУ и архива организации должны оказывать необходимую помощь в виде консультаций и советов. Рекомендуется изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации. Для успешного составления номенклатуры ответственным лицам следует использовать:

– устав организации (положение о ней);

– положения о структурных подразделениях;

– штатное расписание;

– планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;

– должностные инструкции работникам;

– типовые и примерные номенклатуры дел;

– номенклатуры дел за предыдущие годы;

– регистрационные формы;

– справочные картотеки;

– перечни документов с указанием сроков хранения.

Ошибка № 2. Несоблюдение сроков подготовки номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется ежегодно и должна быть подписана, согласована, утверждена до 1 января года, на который составлена, т.е. номенклатура на 2019 г. должна быть подписана, согласована и утверждена до 31 декабря 2018 г. Дата же начала работ по составлению номенклатуры не регламентирована и зависит от сложности структуры и функций организации.

ЭТО ВАЖНО! Сводная номенклатура дел составляется на текущий год при создании новой организации, а также при реорганизации (в форме слияния или разделения), значительном изменении структуры и функций деятельности организации и утверждается в любое время года.

На сроки подготовки номенклатуры дел также влияет необходимость, как уже указывалось выше, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел, что проводится на завершающем этапе ее составления, на котором, конечно, нежелательно возникновение осложнений. Однако этого не избежать, особенно со сводной номенклатурой, если не учитывать нюансы, возникающие на данном этапе, способные запутать составителей номенклатуры. Поэтому необходимо помнить, что сводная номенклатура:

– подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ),

– визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее – ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) организации;

– согласовывается ЭК или ЦЭК организации.

Однако если организация является источником комплектования государственных архивов, то сводная номенклатура ее дел подлежит дополнительно согласованию с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполкома. Данная процедура производится 1 раз в 5 лет, а также в случае значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций (не являющихся источником комплектования государственного архива) согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (при ее наличии) 1 раз в 5 лет или также после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

После согласования в установленном порядке номенклатуру дел организации утверждает руководитель организации. Помните, что сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются обязательно в 3 экземплярах (в отличие от иных организаций, в которых сводная номенклатура составляется в 2 экземплярах). Первый экземпляр хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования.

Ошибка № 3. Включение (невключение) дел в номенклатуру

В номенклатуру не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

В отдельные разделы сводной номенклатуры дел включаются дела коллегиальных органов, в т.ч. временно действующих (комиссий, советов и др.), и дела общественных организаций (в т.ч. и профессионального союза работников организации).

Следует также помнить о документах, содержащих служебную ин-формацию ограниченного распространения, которые формируются в дела согласно номенклатуре дел. При включении в номенклатуру данных категорий дел (имеющих ограничительный гриф «Для служебного пользования») необходимо учитывать специфику таких дел и отразить в гр. 1 «Индекс дела» путем дополнения индекса литерами «дсп». При снятии с документов ограничительного грифа в гр. 5 «Примечание» номенклатуры дел указывается основание снятия грифа со ссылкой на распорядительный документ или резолюцию руководителя.

С учетом внедрения электронного документооборота у составителей номенклатуры могут возникнуть вопросы о процедуре включения электронных дел в номенклатуру. Чтобы не допустить в данном случае ошибок, в первую очередь необходимо постоянно следить за изменениями в сфере работы с электронными документами. На данный момент можно утверждать, что включению в номенклатуру должны подлежать все электронные дела с соответствующей отметкой «ЭД» в номенклатуре в гр. 5 «Примечание». Это применимо и к гибридным делам (формируемым из документов на бумажном носителе и электронных документов) также с соответствующей отметкой «ГД» в гр. 5 «Примечание». Включение дел с документами в электронном виде, информационными ресурсами в сводную номенклатуру дел осуществляется по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 155 Инструкции по делопроизводству). Новые, незапланированные электронные документы, так же как и традиционные (бумажные), вносятся в номенклатуру дел под резервными индексами.

При составлении итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел (оформляемой в номенклатуре дел и выписках из нее по окончании делопроизводственного года) помимо указания количества дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, переходящих дел и с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) стоит отдельно указать количество электронных и гибридных дел.

Ошибка № 4. Неправильное заполнение гр. 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»

Заголовок дела в краткой форме должен отражать состав и содержание документов, включенных в дело. Он должен быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

Не допускается:

– использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело, такие как: «Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.;

– заменять в заголовке дела название вида документа указанием действия: «Рассмотрение», «Проверка», «Закупки» и т.д. Например, вместо заголовка «Проверки денежного обращения и кассовых операций» необходимо использовать «Документы о результатах проверок денежного обращения и кассовых операций (программы, справки, докладные записки и др.)».

Стоит уделить внимание документам с ограничительным грифом «Для служебного пользования», так как дела, в которые они формируются, включаются в номенклатуру дел. В таком случае заголовок дела желательно формулировать обобщенно: «Документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования».

Ошибка № 5. Неправильная систематизация заголовков дел внутри раздела

Систематизация заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел не должна носить произвольный характер, так как определена нормативными правовыми актами (Инструкцией по делопроизводству, Правилами работы архивов). Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

– нормативные правовые акты Республики Беларусь (законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

– учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

– распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

– распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

– организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

– протоколы;

– планы;

– отчеты;

– договоры;

– справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

– переписка;

– учетно-регистрационные формы;

– номенклатура дел организации и выписки из нее.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяет составитель номенклатуры.

Заголовки дел внутри каждой группы систематизируются в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.

При расположении заголовков дел в группах в соответствии со сроками хранения первыми следует располагать заголовки дел постоянного хранения, после – временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Однородные заголовки дел, сформированных по корреспондентскому или географическому признакам, указывайте в номенклатуре дел в алфавитном порядке.

Документ:

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).

Ошибка № 6. Неправильное заполнение гр. 4 «Сроки хранения (тома, части) и № пункта (статей) по перечню»

Для определения срока хранения документа следует использовать Перечень типовых документов, который обязателен к применению всеми и должен использоваться независимо от вида носителя документа.

Для определения сроков хранения специфических документов определенной отрасли (здравоохранения, образования и т.п.) применяются (в случае наличия) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственный перечень). Также следует принимать во внимание (при наличии таковых) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Однако при использовании данных документов учитывайте ряд нюансов. Так, при применении ведомственных перечней помните, что они могут быть использованы только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие. К примеру, если учреждение образования не подчиняется Министерству образования, то и перечень документов, образующихся в деятельности этого министерства, не применим к такому учреждению.

Обратите внимание, что в перечни постоянно вносятся изменения и сроки, указанные в ведомственных перечнях, не всегда могут соответствовать срокам, указанным в Перечне типовых документов. Необходимо учитывать время разработки и утверждения ведомственных перечней и следить за изменениями, вносимыми в Перечень типовых документов. В случае расхождения руководствоваться нужно нормами Перечня типовых документов. Если изменения в перечень (перечни) документов были внесены в течение делопроизводственного (календарного) года и влекут изменение сроков хранения дел, закрепленных в номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру вносятся соответствующие изменения путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню.

ЭТО ВАЖНО! Для электронных документов, формируемых в электронные дела, устанавливаются сроки, предусмотренные для аналогичных документов на бумажном носителе.

Для документов, которые не отражены в вышеперечисленных перечнях (в т.ч. и для электронных документов, не являющихся аналогами бумажных документов), сроки хранения определяются ЦЭК (ЭК) организации и оформляются протоколом заседания ЦЭК (ЭК) и в номенклатуре в гр. 5 «Примечание» дается ссылка на дату и номер протокола.

Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЦЭК (ЭК) об установлении срока хранения документов с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполкома.

Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЭК об установлении сроков хранения документов с ЦЭК вышестоящей организацией (при ее наличии).

Учтите, что в Перечне типовых документов сроки хранения указаны в гр. 3 и 4. Следует правильно выбирать необходимую графу при определении сроков хранения документов в той или иной организации, так как сроки, указанные в разных графах, иногда отличаются. В гр. 3 Перечня типовых документов указаны сроки для документов государственных органов, иных государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организаций и индивидуальных предпринимателей. В гр. 4 – установлены сроки хранения для документов государственных организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов.

Олег Посредников, младший научный сотрудник
отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского
института документоведения и архивного дела

профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических ­документов. Рассмотрим два из них:

1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения?

2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих ­подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?

Номенклатура дел в холдинге и на крупном предприятии

С точки зрения процедуры составления, номенклатура дел организации должна разрабатываться на основе номенклатур дел ее структурных подразделений. Но в крупных корпорациях, в холдингах, на промышленных предприятиях подразделения иногда по объему и значимости деятельности и документов могут представлять собой самостоятельные и большие территориально обособленные структуры. Составление «сводной» номенклатуры дел в этих условиях становится чрезвычайно трудоемким процессом, а сам документ может достигать объема в 500 ­листов и более. Часто задают вопросы:

• можно ли не составлять номенклатуру дел всей организации?
• возможно ли управлять документами документального фонда только за счет правильной разработки конкретных номенклатур дел структурных подразделений?

В последнем вопросе содержится и ключевое слово ответа. При правильной разработке номенклатур дел структурных подразделений, действительно, возможно обойтись без составления и оформления сводной номенклатуры. Но служба делопроизводства и архив организации должны методически обеспечить эту «правильность» и качество номенклатур дел подразделений. Обратим внимание на опыт крупных промышленных предприятий и холдингов / корпораций:

• на предприятиях служба делопроизводства и архив, как правило, централизованно организуют процедуру ежегодного утверждения номенклатур дел на производствах, в цехах, отделах и других ­подразделениях, которые не являются самостоятельными юридическими лицами;
• А в корпорациях / холдингах, в которые входят юридические лица, управляющая компания оказывает услуги по систематизации и формированию документальных и архивных фондов, действуя на ­основании соответствующих договоров.

Но алгоритм управления процессом разработки номенклатур дел остается в описанных случаях универсальным. Служба делопроизводства и архив крупного предприятия и такие же службы в управляющей компании выполняют фактически одинаковые функции. Если будут качественно составлены индивидуальные / конкретные номенклатуры дел подразделений предприятия (и компаний – юридических лиц, входящих в холдинг), то на их основе при необходимости всегда можно будет «собрать» сводную номенклатуру дел крупного предприятия (или корпорации).

На уровне руководства корпорации / холдинга / предприятия необходимо принять соответствующее решение, закрепив его как принцип в инструкции по делопроизводству, соответствующих правилах или стандартах (СТП), ­касающихся разработки номенклатур дел и иных классификаторов.

Необходимо также обеспечить образование экспертных комиссий:

• в каждом структурном подразделении:
  • экспертной комиссии подразделения (ЭК),
  • возможно и специальной экспертной комиссии для научно-технических и производственных документов,
• а также центральной экспертной комиссии (ЦЭК) в статусе совещательного органа при руководителе (единоличном исполнительном органе, отвечающем за документальный фонд предприятия, или в ­управляющей компании корпорации / холдинга).

Конечно же, необходимо разработать положение о ЦЭК и типовое положение об ЭК (обязательного характера), на основании которого распоряжениями или приказами руководителей структурных подразделений могут быть образованы соответствующие комиссии.

Далее, служба делопроизводства с целью закрепления принципов систематизации документов должна разработать и ежегодно актуализировать классификатор, который может стать главной…

Дарья Курильчик,

историк-архивист, преподаватель

Ошибка 1. Составители. Считается, что номенклатуру дел (далее — НД) составляет тот, кто знает, как это делается, и кому она нужна больше остальных, то есть архивист. Мол, архив начинается с данного документа.

Однако в соответствии с п. 27 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, сводная НД составляется службой документационного обеспечения управления на основе номенклатур дел структурных подразделений, которые в свою очередь составляются в структурных подразделениях ответственными за делопроизводство лицами. Затем делопроизводитель объединяет их в одну, сводную НД. Архивист же оказывает консультационно-методическую помощь в этой работе.

Ошибка 2. Сроки подготовки. Считается, что если НД — на текущий год, то и составлять, согласовывать, подписывать, утверждать ее нужно с начала текущего года.

Да, начинать составлять НД можно хоть с 1 января — в случае, если, к примеру, организация имеет сложную структуру, и работа над документом займет целый год; или же если организации только образовалась; или же если необходимо пересоставить НД при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях организации. Но, как правило, работа по составлению НД начинается в 3 квартале года, предшествующему году, на который она составляется. То есть составить, согласовать, подписать, утвердить НД на 2016 год надо до 31 декабря 2015 г.

Ошибка 3. Выписки из НД. Структурные подразделения, подготовив свои НД и передав их в службу ДОУ, зачастую не интересуются дальнейшей судьбой данного документа.

В соответствии с п. 31 Правил работы архивов после утверждения сводной НД из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. Если организация небольшая, то секретарь как лицо, ответственное за делопроизводство, может сам подготовить выписки, заверить их (оформить на них реквизит «Отметка о заверении копии») и раздать структурным подразделениям. Когда же организация имеет большую структуру, целесообразнее всего будет, если служба ДОУ выложит в общий доступ утвержденную сводную НД, а структурные подразделения самостоятельно сделают выписки из нее и обратятся к руководителю службы ДОУ за заверением.

Ошибка 4. Определение сроков хранения дел. При составлении НД в этом моменте, пожалуй, допускается наибольшее количество ошибок.

В соответствии с п. 39.4 Правил работы архивов при определении сроков хранения дел необходимо пользоваться:

· перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140;

· перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения;

· перечнями документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов, которые не отраженны в данных перечнях, определяются центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций). Иными словами, сроки хранения утверждаются протоколом заседания ЦЭК (ЭК), а в графе 5 «Примечание» дается ссылка на дату и номер протокола.

Материал опубликован частично.

Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

← Назад к номеру журнала

Рубрика «Делопроизводство»

О.А. Посредников, документовед

Статья опубликована в журнале «Отдел кадров» № 11 (238), ноябрь 2020 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Получить статью целиком бесплатно

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса

Вопрос

Если в организации за предыдущие годы уже были утверждены номенклатуры дел с постоянными индексами заголовков, но систематизация заголовков по степени важности не соблюдалась, нужно ли менять индексы дел при составлении новой номенклатуры? Но исходя из Перечня 2019[1] заголовки дел должны располагаться по степени важности – переписка не может стоять выше положений.

Раньше считалось, что индекс заголовков в номенклатуре дел присваивается один раз и больше в делопроизводстве не меняется. Я не нашла в нормативных документах ответа, как это решается на данный момент. Стоит ли ломать привычную систему ради правильного расположения заголовков?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[2]).

Сводная номенклатура дел организации составляется из номенклатур дел структурных подразделений, коллегиальных, совещательных и иных органов (комиссий, комитетов, советов и др.) службой делопроизводства. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

Индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации (п. 97 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1 января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке. Оптимальным периодом для составления номенклатуры дел на предстоящий 2023 делопроизводственный год можно считать последний квартал текущего года, то есть октябрь, ноябрь, декабрь 2022 года. Номенклатуры дел за предыдущие годы для вас могут служить некоторым ориентиром, в том случае если они соответствовали структуре вашей организации в то время и полностью отражали и учитывали документооборот в организации.

Система индексации структурных подразделений должна вводиться распорядительным документом. В организациях это, как правило, приказ руководителя об индексации. При этом индексацию и порядок расположения структурных подразделений (отделов, секторов, управления и т.п.) в номенклатуре вы сами определяете и закрепляете в приказе об индексации. Что касается расположения заголовков дел в структурных подразделениях при составлении новой сводной номенклатуры дел, то вы не должны стремиться сохранить индексы дел относительно предыдущих номенклатур, поскольку вы ее составляете сейчас. Более того, вы видите и понимаете, что ранее были допущены недочеты. Таким образом, совпадение индексов в составленной вами номенклатуре дел на следующий год с индексами предыдущих номенклатур – это случайность и не является обязательным требованием нормативных методических документов по архивному делу и делопроизводству.

23.09.2022, 11:45

«Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 2

ЗАМОЛВИМ СЛОВО О НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Кадровикам как никому другому известно, какое огромное количество документов создается в организации: это и локальные нормативные акты, и организационно-распорядительные документы, и по учету кадров. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделю или месяц), часть просто можно не найти. Систематизировать документы не только отдела кадров, но и всей организации поможет номенклатура дел. Немногие работодатели ее разрабатывают, а зря — она пригодится работодателю, в частности, при трудовом споре. О том, как составить данный документ и что учесть при его разработке, расскажем в данной статье.

Определение номенклатуры дел дано в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <1> — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Аналогичное определение содержится в Основных правилах работы архивов организации (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п. 3.4.1).

———————————

<1> Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Зачем нужна номенклатура дел?

Статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» на организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями. Напомним такие перечни:

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558);

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182);

— Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988).

Полагаем, что невозможна сохранность документов, если не организовано их хранение. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать. Это и помогает сделать номенклатура дел — она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и базовым учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 3.4.3 Правил).

Примечание. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Кроме этого, известны факты, когда суды вставали на сторону работодателя, принимая во внимание наличие и оформление номенклатуры дел. Так, судебная коллегия рассматривала жалобу Х. на ранее состоявшееся решение суда об отказе Х. во взыскании с работодателя оплаты сверхурочных работ и работы в ночное время. Х. считал, что ему полагается такая оплата, так как по журналу приема-передачи смен видно, что у него были переработки сверхурочно и работа ночью. Судебная коллегия дала оценку представленному Х. журналу приема-передачи смен и пришла к выводу о том, что указанный журнал не может быть принят в качестве доказательства, поскольку не соответствует требованиям относимости и допустимости доказательств (на предприятии отсутствует индекс номенклатуры дел N 18-15, не сшит и не удостоверен организацией-работодателем). Поэтому в удовлетворении жалобы Х. было отказано, а решение ранее состоявшегося суда оставлено без изменения (Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 07.08.2012 по делу N 33-3441/2012).

Виды номенклатур дел

В соответствии с п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел:

— типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);

— примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

— индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Обратите внимание! Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Кроме того, различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную — номенклатуру дел всей организации. Последняя оформляется на общем бланке организации по форме Приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (Приложение 8 к Правилам). Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (п. 3.4.6 Правил), а после структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Правила составления номенклатуры дел

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации, и руководствоваться:

— уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях;

— штатным расписанием;

— номенклатурой дел организации за прошлый год;

— описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— регистрационными формами;

— ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;

— типовыми и примерными номенклатурами дел.

Немного остановимся на типовых номенклатурах, которые скорее актуальны для организаций, финансируемых из различных уровней бюджета. Например:

— Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008;

— Примерная номенклатура дел таможни утверждена Приказом ГТК России от 01.11.2002 N 1160;

— номенклатура дел Рособразования утверждена Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371;

— Примерная номенклатура в учреждениях дополнительного образования детей направлена для применения Письмом Минобразования России от 29.09.2000 N 711/28-16.

Вопрос: Кому поручить составление номенклатуры?

Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру. Основой для определения ее структуры является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.).

Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре желательно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Зачем? Чтобы в случае нарушения сроков сдачи разработанной номенклатуры у работодателя была возможность привлечь работника, составляющего номенклатуру дел, к дисциплинарной ответственности.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел указываются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, «02-03», где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т. д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

Примечание. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. В процессе формирования и оформления дел заголовки дел могут уточняться.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу, например «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Вопрос: В какое дело помещать штатное расписание — к приказам по основной деятельности?

Этот документ может быть помещен в дело, формируемое в службе делопроизводства, вместе с приказами по основной деятельности. Обычно отдел кадров получает штатное расписание в копии. Но этот отдел со штатным расписанием работает постоянно, поэтому возможно его выделение в отдельное дело с заголовком «Штатное расписание и изменения к нему. Копии».

В графе 3 номенклатуры указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

По общему правилу дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см (п. 3.5.3 Правил). Если в течение года создается большое количество документов, необходимо сформировать новый том. При этом в графе 3 номенклатуры нужно отметить крайние даты документов каждого тома. Запись будет выглядеть следующим образом: «Т. 1. 09.01 — 10.06.2012», «Т. 2. 11.06 — 30.12.2012».

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

К сведению. Экспертная комиссия (ЦЭК, ЭК) создается для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

Общество с ограниченной

ответственностью «Работа»

(ООО «Работа»)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

10.11.2012 5

———— N ——- Генеральный директор

г. Киров

———————

(место составления)

2013 Морозов Д. А. Морозов

На ———— год

Дата 10.11.2012

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01. Руководство
01-01	Договоры о создании (учреждении) общества	Постоянно, ст. 51
01-02	Положения о структурных подразделениях организации, филиалах и представительствах	Постоянно, ст. 55
01-03	Доверенности, выданные филиалам, представительствам	5 л. ЭПК, ст. 60
…	…	…	…	…
04. Отдел делопроизводства и документоведения
04-01	Документы (служебные письма, записки, докладные записки, справки и др.), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 л. ЭПК, ст. 87
04-02	Журнал регистрации входящих и исходящих документов	5 л., ст. 258
…	…	…	…	…
5. Отдел кадров
05-01	Положение об отделе кадров	Постоянно, ст. 55
05-02	Правила внутреннего трудового распорядка	1 год <*>, ст. 773	<*> После замены новыми
05-03	Договоры повышения квалификации работников	5 л. <*>, ст. 721	<*> После истечения срока действия договора
05-04	Трудовые договоры, договоры подряда	75 л. ЭПК, ст. 657
05-04	Личные карточки работников	75 л. ЭПК, ст. 658
…	…	…	…	…

Начальник отдела делопроизводства

и документоведения Лобова /А. П. Лобова/

08.11.2012

Начальник архива Лебедева /Р. З. Лебедева/

08.11.2012

Отметим, что в форме номенклатуры, приведенной в Правилах, есть следующий реквизит.

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

учреждения

от ___________ N __________ от ________ N _____________

Если организация по своему статусу является негосударственной (частной) и не заключила договор с государственным архивом, согласовывать ее номенклатуру дел с ЭПК архивного учреждения не надо. Следовательно, этот реквизит будет отсутствовать. А вот если организация заключит договор об оказании услуг с государственным архивом, данный реквизит нужно будет включить в ее номенклатуру дел.

Обратите внимание! Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае существенного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел, раздельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровкой его подписи. Приведем образец ниже.

2011

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в —- году

в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой «ЭПК»
1	2	3	4
Постоянного	12	3	15
Временного (свыше 10 лет)	5	8
Временного (до 10 лет включительно)	6	3	10
ИТОГО:	23	5	33

Начальник отдела делопроизводства

и документоведения Пермякова /Н. Б. Пермякова/

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Начальник отдела делопроизводства

и документоведения Пермякова /Н. Б. Пермякова/

Дата

Ошибки, допускаемые при составлении номенклатуры дел

Первым делом обратим внимание на шапку документа. В частности, наименование организации должно указываться в точном соответствии с учредительными документами. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и в скобках помещают ниже полного или за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 <2>).

———————————

<2> «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Отсутствие регистрационного порядкового номера номенклатуры дел, наименования места составления или ее издания также признается ошибкой.

Кроме этого, контролирующие органы смотрят на то, как сформулированы заголовки дел, проставлены сроки хранения и указаны статьи Перечня, выявляя необоснованное включение (либо, наоборот, невключение) в номенклатуру дел отдельных наименований, ошибочно установленные сроки их хранения.

В. П. Кузнецова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Подписано в печать 31.01.2013