Ошибки при ведении табеля учета рабочего времени

Табель рабочего времени – первичный документ кадрового учета, необходимый бухгалтеру как для начисления заработной платы за месяц, так и для определения размера поощрительных выплат (если их начисление связано с учетом рабочего времени).

Содержание статьи:

1. Для чего нужен табель

2. Правила заполнения табеля рабочего времени

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

5. Автоматизированный табель рабочего времени в Excel

1. Для чего нужен табель

Итак, основные причины использования табеля рабочего времени:

1. Начисление заработной платы, в том числе поощрительных выплат.

2. Контроль соблюдения трудовой дисциплины, трудового договора работником.

3. Контроль соблюдения трудового законодательства работодателем. Прежде всего, контролируются установленные Трудовым кодексом (ТК РФ) ограничения на использования труда работников сверх норм.

4. Контроль со стороны фискальных органов за правильностью начисления по трудовым договорам.

   2. Правила заполнения табеля рабочего времени

Перед тем, как ответить на вопрос: «как заполнить табель рабочего времени», сначала напомним, что:

• табель рабочего времени заполняются все организации и ИП, имеющие работников (статья 91 ТК РФ),

• табель заполняется только на работников организации – физических лиц, с которыми заключен трудовой договор. Лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ, например, договор подряда, в табель не включаются.

• если с работником заключено соглашение об исполнении в основное рабочее время обязанностей по другой должности, либо есть приказ на замещение временно отсутствующего работника, данные об исполнении таких обязанностей в табеле никак не фиксируются.

• табель заполняется отдельно на каждое подразделение организации. Табельный номер присваивается работнику один раз. Табельный номер после увольнения работника можно вновь присваивать новому работнику только по истечении нескольких лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80).

Оформлять табель нужно по одной из унифицированных форм: Т-12 или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Мнение, что работодатель может заполнять табель по самостоятельно разработанной форме, на наш взгляд, не совсем верно. Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 2013 года применять унифицированные формы учетных документов не обязательно. Но речь идет именно о бухгалтерских учетных документах (тех, которым соответствуют бухгалтерские проводки), табель же является документом кадрового учета, необходимость ведения его установлена ТК РФ. В отношении таких документов правила долгое время уже не менялись. Тем не менее, есть письмо Роструда, позволяющее вести табель в произвольной форме (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В примерах нашей статьи мы будем использовать буквенные коды для обозначения явок и неявок на работу. Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата № 1 можно использовать и цифровые коды.

Важно учитывать, что табель может заполняться как сплошным методом (регистрация всех явок и неявок), так и путем фиксации лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени в организации. Применяемый подход необходимо отразить в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

К сожалению, не все ситуации, которые возникают в деятельности организации, предусмотрены инструкцией по заполнению табеля. Рассмотрим, как заполнять табель в часто встречающихся случаях.

3.1. Работа сверхурочно

Предположим, в один из дней месяца работник проработал 11 часов при восьмичасовом рабочем дне.

Вариант 1

Для обычной продолжительности рабочего дня предусмотрен код «Я», для сверхурочной работы код «С».

В табель можно ввести дополнительные графы, в которых указать код «С» и время, отработанное сверхурочно – 3 часа (рис. 1):

Рис. 1

Вариант 2

Дополнительные графы не вводить, а заполнить двойной код и время. В нашем примере код будет «Я/С» и время «8/3» (рис. 2):

Рис. 2

Вариант 3

Вместо кодов «Я» и «С» использовать код «Ф» — фактически отработанное время (рис. 3):

Рис. 3

Основанием такого заполнения можно считать формулировку статьи 91 ТК РФ – «Работодатель обязан учитывать время, которое фактически отработал каждый сотрудник независимо от режима его работы».

3.2. Переработка при ненормированном рабочем дне

При ненормируемом рабочем дне переработка не оплачивается, но предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Количество дней (часов) переработки, дающих право на такой отпуск, законодательно не установлено (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1), поэтому время переработки можно и не указывать в табеле.

Если же ЛНА организации установлено правило вести учет времени переработки таких сотрудников, то можно добавить в табель дополнительный код, например «НРД» (ненормируемый рабочий день) и для этого кода отражать количество часов переработки в день.

3.3. Работа в выходной день во время командировки

Иногда сотрудники в связи с производственной необходимостью вынуждены работать в командировке в свой выходной день. Либо они уезжают или возвращаются из командировки в выходной день.

Согласно решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663, оплата работнику за такие дни должна осуществлять по правилам статьи 153 ТК РФ (общие правила оплаты работы в выходные и праздничные дни).

В табеле в таком случае рекомендовано указывать двойной код «К/РВ», где «К»- командировка «РВ» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни. Причем необходимо указать и время работы в выходной или праздник. Так как при коде «К» рабочие часы не поставляются, на наш взгляд, в этом случае допустимо обозначение часов в виде «_/4» — для обозначения, например, работы в выходной день, приходящийся на командировку, если продолжительность работы составила 4 часа.

Об оплате труда в такие дни можно посмотреть Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/B-921, Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и другие.

Если сотруднику по его желанию за работу в выходной день (в том числе в командировке) будет предоставлен дополнительный день отдыха, его нужно будет отметить кодом «НВ» (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)) без указания количества рабочих часов в этот день.

3.4. Работа по основному месту в дни командировки

Это ситуация, когда сотрудник в день выезда в командировку или в день приезда из командировки работает и по основному рабочему месту полный или неполный рабочий день.

Делать это работник не обязан, но по согласованию с работодателем (за дополнительную оплату) такая ситуация может иметь место.

В табеле, аналогично предыдущему случаю, можно либо ввести дополнительные графы, либо проставить двойной код «К/Я» и рабочие часы, например, — «_/4».

3.5. Как заполнять табель, если пришлось работать в дни болезни

Если сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу, дни работы ему должны быть оплачены. В табеле в дни выхода проставляется код «Я», в дни болезни, которые работник не работал – код «Б». Но работник сам должен выбрать, что он хочет получить – оплату по больничному, либо заработную плату. В этом случае следует попросить его написать соответствующее заявление.

Пример

Как заполнить табель рабочего времени, если в первый день болезни работник отработал весь день, а затем отправился в поликлинику и получил больничный лист. Если за первый день он выбирает выплату зарплаты, а не пособия, то период в 3 дня, который оплачивается из средств работодателя, может быть сдвинут. В таком случае работодатель оплачивает 2-4 дни больничного (п. 1 части 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

3.6. Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может выйти на работу на неполный рабочий день без потери пособия. В таком случае можно указать код «ОЖ/Я», рабочие часы «_/4» (если работница трудится 4 часа в день), либо ввести дополнительные строки, в которых и заполнить данные по явкам.

3.7. Если рабочая смена попадает сразу на две даты

Например, работник трудится согласно графику с 20.00 одного дня до 6.00 другого дня.

В табеле в этом случае отражается количество часов, отработанных за каждый день с кодом «Я».

Кроме того, дополнительно время работы с 22.00 до 6.00 помечается и кодом «Н» (ночное время) с указанием количества часов работы.

В случаях, когда работник в соответствии с трудовым договором трудится только в ночное время с 22.00 до 6.00, использовать код «Я» не нужно, достаточно указать код «Н» и отработанное время.

3.8. Если сотрудник является и внутренним совместителем

В табеле по такому сотруднику заполняется две строки. Неурегулированным законодательно остается вопрос присвоения второго табельного номера при оформлении совместительства. Так как порядок присвоения табельного номера трудовым законодательством не установлен, можно рекомендовать прописать правила присвоения табельных номеров в ЛНА организации.

Вариант 1

Можно присвоить второй табельный номер, так как совместительство оформляется заключением нового трудового договора.

Вариант 2

Новый табельный номер не присваивать. В табеле заполнять две строки, но для строки, в которой отражаются часы работы внутреннего совместителя табельный номер или вообще не указывать (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0), либо указывать основной табельный номер. С одной стороны такой подход позволяет избежать ошибок при исчислении НДФЛ и взносов, с другой – возможно, используемая вами учетная система не позволит сделать запись с тем же самым табельным номером, либо вообще без номера.

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

Ошибки в табеле учета рабочего времени чаще всего возникают в случаях, которые мы уже рассмотрели выше. Но есть и некоторые другие. Отметим основные из них.

Ошибка 1

В табеле не указаны часы работы сотрудника сверх норм при ненормированном рабочем дне.

Такие ошибки никак не сказываются на начислении зарплаты, но согласно требованиям ТК РФ работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником (статья 91 ТК РФ).

Ошибка 2

Выходные дни, приходящиеся на дни отпуска, в табеле отметили кодом «В».

Это ошибка, так как оплата отпуска идет за календарные дни, которые отмечаются кодом «ОТ» (в том числе и выходные). Исключение – праздничные нерабочие дни, которые пришлись на время отпуска. Например, 8 марта, 9 мая. Вот их необходимо отметить в табеле отпускника кодом «В».

Ошибка 3

День возврата из командировки в выходной отметили только кодом «К»

День приезда из командировки приходится на выходной день. Например, субботу. В табеле его отметили только кодом «К». Да, это день командировки, за него положено оплатить суточные. Но не только. Раз он пришелся на выходной, работник имеет право на оплату в такой день в двойном размере. Или может получить по своему желанию оплату в одинарном размере плюс отгул.

Поэтом важно в табеле указать кроме кода «К» еще и код «РВ» (работа в выходные) и количество часов, когда командированный находился в пути. Сделать это можно по проездным документам.

Ошибка 4

Сотрудника, находящегося на больничном, вызвали на работу и отправили в срочную командировку

Вызов из больничного – противозаконное действие. Он чревато как для работодателя, так и для работника. Работодатель может быть наказан за несоблюдение ТК РФ. Работник может лишиться оплаты листка нетрудоспособности.

Например, если в табеле у этого сотрудника сначала стоял код «Б», затем код «К» и снова «Б» — ФСС не будет компенсировать / оплачивать такой больничный. Либо пересчитает обязательства (отразив оплату больничного подлежащей возврату и, скорее всего, добавив штраф) в случае последующей проверки.

Ошибка 5

Сотруднику, с которым заключен дополнительный договор на внутреннее совместительство, в табеле заполняется одна строка.

Такое заполнение не позволяет контролировать соблюдения ТК РФ в части количество часов, которые может отработать внутренний совместитель.

Ошибка 6

Сотруднику, работающему неполный рабочий день, в табеле в предпраздничный день ставится продолжительность его обычного дня.

Исключений для сотрудников, работающим неполный рабочий день ТК РФ не содержит. Ему, как и всем другим сотрудникам, работа в предпраздничный день должна быть сокращена на 1 час (статья 95 ТК РФ).

Ошибка 7

По сотруднику, уволившемуся до окончания месяца, не заполнен табель на дату увольнения.

Эта ошибка не связана непосредственно с заполнением табеля. Мы лишь хотим напомнить, что сотруднику бухгалтерии, осуществляющему окончательный расчет с работником, одного приказа не достаточно. Ведь расчет заработной платы согласно ТК РФ производится на основании табеля учета рабочего времени. Поэтому заполнить табель по увольняющемуся сотруднику необходимо не в конце месяца, а на дату увольнения.

Табель рабочего времени можно исправлять и корректировать. Обычно это делают путем заполнения нового, исправленного табеля. Но допускается ввести и дополнительные графы, например, «Номер и дата корректировки».

5. Автоматизированный табель учета рабочего времени в Excel

К счастью, высокие технологии не стоят на месте и способствуют развитию кадрового учета. Одним из наиболее эффективных решений является использование автоматизированного табеля учета рабочего времени в формате Excel, который имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с ведением учета на бумажном носителе:

• минимум возможных ошибок заполнения,
• широкий спектр опций, которые помогут точечно настроить учет согласно особенностям работы Вашего бизнеса,
• автоматизированный процесс формирования бланка шаблона на любой месяц и год,
• дополнительные функции учета рабочих активностей (больничный, отгул, прогул, отпуск, командировка, декретный отпуск и т.д.), расчета переработок, выходов в выходные и праздничные дни, формирования заработной платы.

Скачать табель, а также изучить инструкцию по его ведению Вы можете в отдельной статье по данной ссылке

Мы с вами ответили на важный вопрос – «как заполнить табель рабочего времени» и рассмотрели типичные ошибки в табеле учета, которые лучше не допускать в работе. Если в вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.

Нужно освоить учет заработной платы и программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С ЗУП 8 ред. 3.1?

Присоединяйтесь к нашему курсу по зарплате

Вопрос

Ситуация: в бухгалтерию поступил табель за июнь, в котором на работника проставлены явки за полный месяц. На основании данного табеля была начислена и выплачена заработная плата. В следующем месяце поступил корректирующий табель за июнь, в котором указываются дни отсутствия в связи с нетрудоспособностью (больничный лист) в период с 15 июня по 30 июня. На основании корректирующего табеля бухгалтером был сделан перерасчет заработной платы без согласования с работником. Работник остался не доволен и написал претензию о возврате денежных средств, удержанных из-за перерасчета.

Вопрос: кто прав в сложившейся ситуации, нужно ли возвращать денежные средства работнику, удержанные в связи с перерасчетом?

Ответ

Случаи, когда возможны удержания из заработной платы работника, и порядок удержаний установлены ст. 137 Трудового кодекса РФ. Согласно статье удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ.

Ошибка в табеле учета рабочего времени не является счетной ошибкой, поэтому удержать излишне выплаченную работнику заработную плату работодатель по данному основанию не может.

Излишне выплаченная сумма может быть удержана только с письменного согласия работника.

Если удастся получить письменное согласие сотрудника на удержание, то возвращать денежные средства, удержанные в связи с перерасчетом, не надо. В противном случае, сотрудник может обратиться в суд.

Обоснование

Согласно ст. 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Из данной нормы следует, что заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки, вины работника в невыполнении норм труда или простое, если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.

Счетной считается ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов, когда были неправильно применены математические действия (умножение, сложение и пр.). К сожалению, определение счетной ошибки в настоящее время отсутствует в российском законодательстве. Ранее понятие «счетная ошибка» содержалось в Постановлении Совета Министров СССР, ВЦСПС от 23.02.1984 N 191 «О пособиях по государственному социальному страхованию» (утратило силу), согласно которому счетная ошибка — это арифметическая ошибка.

Так, в Определении Московского областного суда от 12.10.2010 N 33-19764 разъясняется, что переплата не является счетной ошибкой, так как произошла по вине работодателя, а именно в связи с неправильным применением положения о начислении заработной платы. В рассматриваемом судом деле заработная плата ошибочно выплачивалась в повышенном размере — без учета фактически отработанного работником времени и без вычета сумм НДФЛ. Кроме того, согласно п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения, в частности, заработная плата и приравненные к ней платежи, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.

В этой ситуации работодателю необходимо оформить корректировочный табель на соответствующий месяц, где дни отсутствия работника должны быть отмечены кодировкой «Б» как время нетрудоспособности, так как во время больничного работник не осуществлял трудовую деятельность. В данном случае, вероятнее всего, присутствует вина человека, который должен был заполнять табель учета рабочего времени, ведь согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Таким образом, произошло невыполнение своих трудовых обязанностей ответственным лицом, что нельзя признать счетной ошибкой.

Исходя из этого, работодатель не имеет права удержать излишне выплаченную работнику заработную плату, так как ошибка в табеле учета рабочего времени не является счетной ошибкой и не подпадает ни под одно условие, указанное в ст. 137 ТК РФ, которая четко определяет случаи, при которых работодатель может удержать излишне выплаченную заработную плату.

Вопрос: Является ли ошибка в табеле учета рабочего времени основанием для удержания излишне выплаченной заработной платы в ситуации, когда работник находился на больничном, но в табеле учета рабочего времени данный факт отражен не был?

Рассмотрим одну из операций, постоянно проводимых кадровиками и бухгалтерией. Разберемся, как правильно вести, заполнять и оформлять табель учета рабочего времени вручную. А также определим, для чего это требуется, какие бланки подойдут, что за реквизиты при этом потребуются, что за отметки проставлять и тому подобное.

Что это за документ и зачем он нужен

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

В него вписывается информация о том, сколько часов фактически протрудился каждый конкретный человек из всего персонала и какое количество неявок он совершил за отчетный период. Его наличие обязательно, согласно постановлению № 1 Госкомстата, принятому 05 января 2004 года.

Он полезен, так как помогает:

• объективно отражать степень занятости персонала;
• регистрировать опоздания, отгулы и прогулы и таким образом реагировать на нарушения и чутко контролировать процесс производства;
• получать точную статистику и на ее основании осуществлять аналитику.

Бухгалтер должен знать, как делать табель учета рабочего времени на зарплату, чтобы правильно начислять сотрудникам организации оклады, премии, компенсации. Кадровику это необходимо для отслеживания явок и обоснования наложенных штрафов, взысканий или других санкций.

Данный документ выдается сразу после увольнения (по запросу бывшего подчиненного), а также может быть затребован налоговой службой в процессе проверки.

Кто его заполняет

Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.

В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.

В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.

Как правильно составить и вести табель учета рабочего времени за месяц

Действующее законодательство гласит, что делать это можно по одному из следующих методов:

• сплошной – регистрируются не только явки или прогулы, но и все изменения привычного графика;
• по отклонениям – фиксируются лишь отступы от стандартного режима труда, например, командировки.

Гораздо более применимым на практике является первый вариант, потому что здесь все автоматизировано почти полностью. Плюс, он позволяет корректнее суммировать потраченные часы из разных смен и видеть при этом потенциальные сверхурочные, что помогает более гибко корректировать дальнейший график персонала.

Существует ли какая-то унифицированная форма

Да, Госкомстат утвердил два вида табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Хотя строго придерживаться именно их необязательно – если нужно, фирма вправе придумать и использовать свои, просто типовые удобнее, так как они хорошо знакомы и другим организациям.

Более востребованной является Т-13, потому что она представлена не только в бумажной, но и в электронной версии, поэтому ее можно интегрировать в карточно-пропускную систему и вносить данные о прогулах и опозданиях автоматически. Главное – отладить ПО, чтобы не возникало ошибок.

Т-12 интереснее бухгалтерам, так как позволяет отразить оклады, премии и прочие отчисления, но провести ее через ПК пока нельзя, и в этом ее сравнительный минус.

Чем еще отличаются формы

Сферами применения: как уже ясно из вышеописанного, Т-13 актуальна на предприятиях, где важно строго контролировать опоздания. А Т-12 подходит в тех случаях, когда нужно подробно описывать характер денежных расчетов с сотрудниками: для этого в ней даже предусмотрен специальный раздел под номером 2, который остается пустым отдельным отражением зарплат.

Пошаговая инструкция по составлению и заполнению табеля учета рабочего времени на бланке Т-13

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

Сразу важное уточнение: в качестве метода выбираем сплошной – в данном случае он удобнее и нагляднее.

Шаг первый: Наименование организации и ее структурной единицы

В самом верху следует указать название компании и то ее подразделение, специалист которого создавал документ, допустим, производственный цех или отдел маркетинга.

Шаг второй: ввод кода по ОКПО

Под данной аббревиатурой скрывается информация из Общероссийского классификатора компаний всех ОПФ, хранящаяся в базе Росстата. Внимание, вписывать ее необходимо строго в специальную шапку в правом верхнем углу как:

• 8 цифр – для официально зарегистрированных юрлиц;
• 10 – для ИП (индивидуальных предпринимателей).

Шаг третий: внесение номера и даты

Решая, как оформить табель учета рабочего времени, непременно учитывайте следующий момент: № ему присваивается строго по соблюдаемому на предприятии порядку, по состоянию на последний день текущего месяца, что обязательно и письменно отражается в предназначенных для этого полях – так, как показано ниже:

Шаг четвертый: выбор отчетного периода

Обычно это промежуток между началом и концом периода отчета (рассматриваемый нами документ является регулярным). В случае с нашим примером – с 01 по 30 июня.

Шаг пятый: ввод данных о сотруднике

Каждому вносимому в документ человеку присваивается отдельная строка. Он также получает индивидуальный номер, который впоследствии проходит через всю внутреннюю документацию, сохраняется в течение срока службы и не передается кому-то еще вплоть до увольнения (и даже в течение определенного срока после него).

Шаг шестой: информация о часах и явках

Проанализировав, как ведется табель учета рабочего времени, приходим к логичному выводу: эти сведения заполняются в сокращенном формате – чтобы не перегружать бланк. В общем случае приняты такие условные обозначения:

• Я – явка (если прогула нет, то в ячейке снизу необходимо указать то время, в ч, которое человек фактически трудился за смену);
• К – командировка;
• В – выходной, положенный согласно законодательству;
• ОТ – предусмотренный (очередной) отпуск.

Шаг седьмой: вычисление конечного количества дней/часов

Наиболее верная и точная калькуляция осуществляется в 2 этапа:

• сначала в пятой графе – за каждые полмесяца;
• после – в шестой, итог за отчетный период.

Шаг восьмой: внесение сведений, позволяющих определить суммы выплат

Заполнить табель учета рабочего времени работников следует строго подходящими для этого кодами – они устанавливают тип и размер денежной компенсации, предусмотренной за тот или иной объем решенных задач. Существует целый список данных идентификаторов – он есть в открытом доступе, это справочная информация. В бланке (ниже на скриншоте) взятые два популярных:

• 2000 – трудозатраты;
• 2012 – отпускные.

Эти средства списываются на корреспондирующий (специальный бухгалтерский) счет. Он может быть разным – отдельно для оклада, командировочных, отпускных – или общим, сразу для всего.

Главное, что для каждого типа оплаты в девятом столбце необходимо указать число часов или дней, потраченных человеком на труд (фактически). Вот в «красной» ячейке приведены явочные и командировочные, а в «зеленой» – отпускные.

Если в течение рассматриваемого периода ко всему персоналу применим какой-то один вид зарплаты, то соответствующий ему код разрешено приводить в верхней части бланка, а седьмую с восьмой графы допустимо оставлять при этом пустыми.

Шаг девятый: сведения о поводах и продолжительности неявок

Во взятом нами примере составления и оформления табеля учета рабочего времени сотрудник на протяжении 13 суток не являлся на предприятие, но 3 из них был в служебной поездке, а 10 – отдыхал. Информацию об этом следует внести в 10-12й столбцы – причем обязательно буквенным сокращением, объясняющим причину, и цифрой, говорящей о сроке пропуска, в днях или часах:

Шаг десятый: подписи каждого ответственного лица

Необходимо проставить их в конце календарного месяца. Если брать наш случай, это обязанность менеджера (как уполномоченного подчиненного), начальника отдела и специалиста по кадрам. При отсутствии реквизитов хотя бы кого-то из них документ не может считаться действительным.

Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

1. Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № пп бланка и дату его составления.
2. Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
3. В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
4. В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
5. В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
6. В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
7. В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.

Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.

Отметки об отпуске

Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:

• верного типа;
• должной продолжительности;
• подходящего метода (подряд или по отклонениям).

Они записываются следующими сокращениями:

Прочие обозначения

Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:

Как правильно составлять табель учета рабочего времени на зарплату: образец заполнения Т-13 в 2021 году

Бланк обладает следующими реквизитами:

Вносить информацию необходимо строго по порядку, по описанной выше схеме.

Как правильно заполнять и считать табель рабочего времени: образец Т-12 в текущем году

По сравнению с предыдущей эта форма обладает сразу несколькими отличиями:

Это обуславливает немного другой алгоритм внесения отметок в соответствующие графы, но он тоже был весьма подробно рассмотрен выше.

Дата, подписи

Ответственный за создание документа сотрудник обязан указать, какую должность он занимает, а также расписаться, причем с расшифровкой, после чего передать деловую бумагу на рассмотрение начальнику своего структурного подразделения или, если его нет, непосредственно директору компании. Последний должен рассмотреть ее и при отсутствии ошибок утвердить, проставив аналогичные, но уже свои реквизиты.

Что делать после

Разберемся, как работать с табелем учета рабочего времени. Его следует распечатать, провести по всем заверяющим лицам, а потом начислить на его основании оклад или премию. Затем, когда документ будет уже не нужен, его необходимо сдать в архив и бережно хранить в течение 5 лет, чтобы была возможность предъявить его налоговой или увольняющемуся сотруднику.

Как устранить ошибки

Форма Т-13 удобна тем, что создается автоматически, из уже существующих в базе данных, поэтому при нормально настроенном ПО вся информация должна подставляться верно. Хотя для руководителя структурного подразделения это не повод расслабляться – перед подписью все равно лучше проверить.

Но даже если вы точно знаете, как делается и оформляется табель учета рабочего времени по форме Т-12, при заполнении вручную вы не застрахованы от описок и неточностей, допущенных по невнимательности. Если вы их обнаружили еще до визирования, это вообще не проблема – распечатку можно просто переделать. Если позже, придется создавать корректирующий документ, указывать в нем правильные данные и присваивать ему номер, следующий за неверным первичным. В качестве приложения к нему требуется служебная записка с подробным изложением причины внесения изменений и уточняющие бумаги, допустим, копия больничного листа, если исправляется прогул.

В противном случае любой недочет, обнаруженный в ходе налоговой проверки, грозит повлечь за собой штраф в размере 30-50 тысяч рублей (для юрлиц), а если ситуация повторится, то наложат еще более строгие санкции.

Мы подробно рассмотрели, как оформлять и заполнять табель учета рабочего времени для ИП и организаций, вручную внося соответствующие отметки. А программы, необходимые для автоматизации бизнес-процессов, а также ведения бухгалтерии, вы легко найдете в каталоге «Клеверенс»– обращайтесь для выгодного заказа надежного, функционального, удобного в освоении ПО.

Количество показов: 37752

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Недостоверные сведения в табеле учета рабочего времени

Недостоверные сведения в табеле учета рабочего времени

Подборка наиболее важных документов по запросу Недостоверные сведения в табеле учета рабочего времени (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы