Ошибки производственного учета

Ключевые правила постановки производственного учета

Основной принцип производственного учета

В нашем бизнесе есть три системы учета — производственная, бухгалтерская и управленческая. Задача производственного — вести учет выручки и товародвижения, а значит, формировать себестоимость производственного процесса. Производственный учет (ПУ) является основой всего финансового благополучия компании.

Жаль, но не все управленцы и финансисты понимают это. Часто финансовые директора и главные бухгалтеры полностью дистанцируются от этой темы, чем оставляют всю систему на откуп аккуратности и сообразительности калькуляторов. А последние не всегда бывают опытны и логичны в своих поступках.

Результат — разрушенный учет товародвижения, хаос и невозможность найти концы, плавающая и неуправляемая себестоимость, необъяснимые и не радующие результаты инвентаризации, воровство и беспредел во всем производственном процессе. И ключевая причина всего этого — отсутствие у директора понимания взаимосвязи прибыли с системами ПУ.

Основой прозрачного производственного учета (как и любого другого) является аккуратная работа с первичными документами. В данном учете важно, чтобы к накладным, актам, документам внутреннего перемещения и т.п. относились так же, как и к фискальным документам, то есть если нет подписи двух сторон, то нет и перемещения в программе. Документ подтверждает осуществленное действие, и только при наличии документа транзакция может быть проведена в программе производственного учета (ППУ).

Чтобы избежать учетного коллапса, важно не только заниматься производственным учетом осмысленно, но и придерживаться в этом ключевой парадигмы — все, что фактически происходит на предприятии, должно отражаться в программе производственного учета. Именно это даст вам возможность видеть в цифровом выражении реальную картину работы ресторана. А вот если начнете «причесывать» и «подтягивать за уши» результат, или рисовать одно, а по факту будет другое, то в этом случае вы никогда не будете понимать, что происходит, а значит, не сможете навести порядок. Стремитесь отразить все, как есть, а не порадовать босса красивыми данными. Лучше реальная горькая правда, чем причесанная ложь.

Производственный учет, как и бухгалтерский и управленческий, имеет структуру, систему и требует конкретики по всем направлениям, которыми он занимается. Основные системы производственного учета:

— Правила складоведения и перемещения товара

— Правила контроля входной цены

— Работа с номенклатурными справочниками

— Правила работы с рецептами, с коэффициентами отходов

— Правила списания товара.

Далее я разъясню детальнее некоторые важные моменты производственного учета.

Правила складоведения и перемещения товара нужны для того, чтобы организовать в программе производственного учета основные точки контроля товародвижения

Важно совместно с калькулятором определиться, куда приходуется товар, поступивший от поставщиков, какими процедурами он перемещается и в какие учетные подразделения.

Есть главные учетные склады. Их обычно три — главный склад продуктов, главный склад алкоголя, главный склад инвентаря и малоценного имущества. Сюда приходуется товар, поступивший от поставщиков.

Есть внутрипроизводственные склады. Они выделяются по принципу необходимости, перемещения, точек контроля, так как сколько этих складов, столько и сличительных ведомостей по итогам месяца можно сформировать и отработать. Товар на внутрипроизводственные склады поступает с главных складов методом внутреннего перемещения. Для внутреннего перемещения необходима организованная система заявок между подразделениями и складом и система внутренней передачи-приемки товара.

Самое неразумное — это не уделять внимания построению системы складов в ППУ. Проблем из-за этого может быть много, например, в этом случае может оказаться, что у вас появились «склады-фантомы», на которые материально ответственное лицо накануне инвентаризации «сбрасывает» несанкционированным перемещением то, что хочет скрыть. В другом случае, менее криминальном, вы просто не сможете видеть результаты инвентаризации по всем подразделениям, которые вам интересны, а будете получать суммовую сличительную ведомость и не сможете ответить, на каком из подразделений производства формируются ошибки процессов.

Правила перемещения между складами — это внутренний документооборот ресторана. Очевидно, что важно организовать правила реального, физического движения товара, а также подкрепить это первичными документами (накладными на внутреннее перемещение) с подписями лица, передавшего товар, и лица, принявшего его. В случае отсутствия крепких систем перемещения вы никогда не поймете, кто «косячит» — склад или кухня. Как часто бывает, сличительная ведомость склада не содержит никаких расхождений, чего не скажешь о кухне. Никогда вас это не удивляло?

Правила вскрытия складов и правила ключного хозяйства стоят на страже безопасности вашего товара и материальных ценностей. Стоит помнить, что в зоны хранения нельзя входить в любое время и тысячу раз за день, да еще и без материально ответственного лица.

Правила контроля входной цены

Если вы обсудили с поставщиком определенные условия по цене, важно помнить, что при поставке товара вам тоже важно гарантировать именно эту цену, а не другую. То есть важно поставить контроль входной цены. Не стоит думать, что если вы дали товароведу или кладовщику (лицу, ответственному за приходование товара в ППУ) табличку с приходными ценами, то он точно будет каждый раз проверять, такие ли цены в товарно-транспортной накладной поставщика. Это не так. Людям свойственно идти по пути наименьшего сопротивления. Поэтому стоит автоматизировать процесс контроля входной цены, внеся ключевые ценовые параметры в ППУ. При приемке товара программа должна извещать о том, что цена неверная, и ответственное лицо должно принимать решение о том, как поступать в каждой конкретной ситуации. Задача — не допустить приемки товара на склад по неправильной для компании цене.

Работа с номенклатурными справочниками — важный процесс, влияющий на прозрачность учета и его управляемость либо способствующий отсутствию порядка

Рецепт не создается один раз на тысячу лет. Наверное, нет более живого и меняющегося документа в учете, чем рецепт. Канули в лету те времена, когда калькуляторы считали и всех убеждали в том, что рецепт никогда нельзя менять. Важно отдавать отчет реалиям жизни — мы получаем товар с плавающим качеством. Поэтому важно проводить систематическую проработку входящего сырья. Особенно если речь идет о товаре, на который часто «плавает» коэффициент отхода, дорогостоящем сырье, о сырье, результаты инвентаризации которого не ясны. Проработка будет показывать флуктуацию коэффициента отхода, а значит, на базе ее стоит принимать решение о внесении правок в рецептуры. Иначе со временем рецепты становятся совершенно неактуальными. Сотрудники продолжают на кухне производить блюдо, ориентируясь на конечный результат — на тарелке гость

должен получить то, что соответствует стандартам компании по виду и вкусу, повара в процессе будут учитывать изменяющееся качество сырья. А рецепт устареет, и при каждой транзакции продажи блюда программа будет списывать не то количество, которое использовали сотрудники, а совершенно другое, чем будет создавать излишки или недостачи.

Рецепты требуют систематической актуализации, то есть перепроверки. Основная задача этой процедуры, которая должна проводиться не реже раза в 2–3 месяца по всему меню — это убедиться, что рецепты в ППУ реальны. Это значит, что если по ним готовить, получится то блюдо, которое вы согласовывали на дегустации.

Правила списания товара

Основной ошибкой в работе со списаниями, как ни удивительно, является непроведение всех фактов порчи в ППУ. Важно поставить систему контроля за работой сотрудников таким образом, чтобы все факты были представлены руководителям и были проведены актами списания в программе.

Еще один существенный момент, который не стоит упускать — это то, что активности в части расходования товара, которые подлежат списанию, разные. И речь идет не только о порче и бое, но и о том, что мы проводим по списанию товар и готовую продукцию, которую подвергли бракерированию, тот товар, который ушел на проработку, а также на обучение сотрудников. Поэтому стоит типировать акты списания, чтобы можно было отследить, какие суммы пошли на каждую активность. Более того, каждая группа списаний может нормироваться и подвергаться в том числе бюджетному контролю. Это дает возможность удерживать эти затраты в норме и в бюджете, что способствует контролю прибыли компании.

Еще несколько моментов в части работы с производственным учетом

Правила работы с производственным учетом помогут держать ситуацию под контролем и наводить порядок в системе заранее, а не только, увидев факт, бежать и что-то исправляться. В случае если вы занимаетесь ПУ, вы ежедневно осуществляете контроль за тем, чтобы все документы в ППУ проводились в срок, чтобы проводился приход, внутреннее перемещение, списания и т.п. Также вам важно организовывать процессы промежуточных инвентаризаций и работы с результатами сличительных ведомостей. Не стоит забывать и о системе проработок и постоянной работе с рецептами.

Существует еще система правил инвентаризирования, которая может либо привести компанию к порядку в процессе инвентаризации и к ясным сличительным ведомостям, либо, в случае их отсутствия, может держать предприятие на уровне хаоса.

Выбор программы производственного учета (ППУ) является одним из важных моментов заложения основ качественного прозрачного производственного учета. Для осуществления этой работы качественно стоит продумать ваш запрос к функционалу программного продукта. Задайтесь вопросами к себе и конкретизируйте ключевые моменты функционала программы:

— Учитывая выручку, важна ли вам будет система лояльности и скидочная система?

— Возможно, вы уже сейчас понимаете, что вам нужны или будут нужны дополнительные сервисы, такие как автоматизированный учет рабочего времени?

— Вы решили оперировать в части доставки товара, и этот процесс должен поддерживаться вашей ППУ.

— Какие системы аналитики вам важны? Какая структура анализа и на каком уровне детализации должна реализовываться?

Лучше еще до покупки ППУ понять, соответствует ли функционал системы вашим сегодняшним потребностям и насколько он учитывает ваши стратегические планы развития.

Если вы уже оперируете в ППУ, которая не удовлетворяет вашим потребностям, встает вопрос о качестве построения отношений с разработчиками — если вы команда, то они будут доделывать программный продукт под ваши запросы. В данном случае будет важно одно — строить отношения исключительно по принципу все той же прозрачности, то есть вести официальную четкую переписку, планировать работу, согласовывать сроки, работать в команде, сплоченно. В этом случае вы получите крепкий результат.

Производственный учет не сложен и помогает в работе управленца в том случае, если руководитель участвовал в постановке структуры и правил ПУ, а также систематически ведет работу с данными.

#201612

Ваш вопрос – наш ответ

Задать вопрос

• Кадровик

  7 июня 2023 в 10:52

  спасибо!

  Расчет периода отпуска

• Редактор Мария Власова

  7 июня 2023 в 10:36

  …

  Расчет периода отпуска

• Кадровик

  7 июня 2023 в 10:29

  — = 12 кд.
  — = 5 к.д.
  — = 5 к.д.

  Расчет периода отпуска

• Редактор Мария Власова

  7 июня 2023 в 10:10

  Если вы считаете, что вас обманули, обращайтесь в трудовую инспекцию и прокуратуру. Самостоятельно вы не…

  Я думаю, что меня обманули при увольнении

Когда сотрудники ошибаются — это неприятно, а если речь идет об ошибках по вине бухгалтера — еще и дорого. В случае со штатным или приходящим специалистом платить штрафы и пени придется вам, потому что привлечь его к ответственности и заставить компенсировать расходы в полном объеме можно только через суд. Мы знаем сотни историй о безалаберных или недостаточно компетентных бухгалтерах, которые стоили своим работодателям слишком дорого — их рассказывают предприниматели, решившие отдать бухучет на аутсорс. Один интересный кейс описали детально, а типичные ошибки бухгалтерского учета собрали здесь. Прочтите этот обзор, чтобы понимать, что может пойти не так.

Самые распространенные ошибки по вине бухгалтера

Неправильные реквизиты

Бухгалтер может в спешке не проверить, например, код бюджетной классификации, по которому определяется назначение платежа. Одного предпринимателя приходящий специалист таким образом лишил 250 тысяч рублей. Ошибся в платежке, средства зависли в Казначействе и не поступили в налоговую. Когда это стало понятно, уже истек срок, в течение которого можно было бы уточнить реквизиты и исправить ситуацию. Деньги пропали, а задолженность перед налоговой осталась.

Ошибки в первичных документах

Они бывают разными — от банальных опечаток до отсутствия обязательных реквизитов, перечисленных в
статье 9 федерального закона «О бухучете». Если документ оформлен неправильно, проводки на его основании осуществлять нельзя.

Ошибки в расчетах по вине бухгалтера

Иногда бухгалтеру, чтобы осуществить проводки, нужно сначала произвести расчеты, в которых легко ошибиться. Чаще всего это происходит при расчете себестоимости товаров и зарплат сотрудников. Неточности могут привести к доначислению налогов, штрафам, необходимости платить пени.

Неверные проводки

К типичным ошибкам бухгалтерского учета можно также отнести неправильные проводки. Бывает, что в документе и расчетах всё точно, а в итоге сумма записана не туда, куда нужно. Чаще всего сложности возникают при распределении расходов на производство.

Отсутствие первичных документов

Каждая хозяйственная операция должна подтверждаться определенными первичными документами — так называемыми «закрывашками» (актом выполненных работ, кассовым чеком, УПД и т. д.). Если их не окажется, запись в бухгалтерской программе будет недействительной, а ФНС, например, не примет расход к вычету, что приведет к увеличению суммы налога.

Ошибки в отчетах, нарушение сроков подачи деклараций

Если бухгалтер использует устаревшую форму, допустит ошибку при переносе данных или подаст декларацию не вовремя, налоговая оштрафует вас и обяжет оплатить пени за каждый день просрочки.

Ошибки по вине бухгалтера и их последствия для бизнеса

Невнимательность или недостаток знаний у бухгалтера может привести к тому, что вы будете платить больше налогов, чем должны. Или меньше, что повлечет за собой штрафы, пени, в отдельных случаях — блокировку счета. Обязать виновника компенсировать расходы сложно.

Если речь о штатном сотруднике, он в соответствии со
ст. 238 ТК РФ обязан возместить причиненный
прямой действительный ущерб. Если, например, бухгалтер ошибся при расчете зарплат и вы переплатили работникам, имеете право на компенсацию. Но только в пределах среднемесячного заработка сотрудника (
ст. 241 ТК РФ), если с ним не подписан договор о полной материальной ответственности. При этом за налоговые нарушения, например, несвоевременную сдачу отчета, ответственность несет налогоплательщик: ИП или юрлицо. Бухгалтер в этом случае компенсировать расходы
не обязан, даже если виноват.

Привлечь к ответственности приходящего бухгалтера можно только через суд при условии, что есть договор.

Работая с надежной аутсорсинговой компанией, будете застрахованы от ошибок — мы, например, отвечаем перед каждым клиентом за действия своих сотрудников на сумму до миллиона рублей. Любые расходы, связанные с возможными ошибками по вине бухгалтера, будут компенсированы в рамках лимита.

Мы перечислили типичные ошибки бухгалтерского учета, которые встречаются чаще всего. Если хотите разобраться в теме, рекомендуем прочесть также статьи о признаках назревающих проблем в бухгалтерии и том, как исправляются обнаруженные в ходе аудита ошибки.

Содержание:

1. Сверка данных регистров учета затрат с данными бухгалтерского учета до расчета себестоимости в программном продукте «1С:Управление производственным предприятием»

2. Основные ошибки, возникающие при закрытии месяца в программном продукте УПП, состоят в неправильности отражения затрат в разрезе подразделений организации и номенклатурных групп

3. При расчете себестоимости не закрываются затратные счета

4. При расчете себестоимости «счет 20» полностью закрывается, но себестоимость рассчиталась с ошибками в документе «Расчет себестоимости» по регистру учета затрат

1. Сверка данных регистров учета затрат с данными бухгалтерского учета до расчета себестоимости в программном продукте «1С:Управление производственным предприятием»

Если в программе 1С:Управление производственным предприятием применяется режим расширенной аналитики учета затрат (РАУЗ), то для корректного выполнения регламентной операции Расчет себестоимости в УПП необходимо сверить данные регистров учета затрат с данными бухгалтерского учета.

Поскольку регламентная операция Расчет себестоимости в 1С:УПП использует данные не из данных регистра бухгалтерии и данные выбираются не из оборотно-сальдовых ведомостей, как привычно думают некоторые бухгалтеры, а из регистра накопления «Учет затрат (бухгалтерский и налоговый учет)», то если какие-то затраты бухгалтерская служба проводила и списывала ручным способом в документе «Операция», то при расчете себестоимости будут возникать ошибки и он будет неправильно формироваться.

Именно для этого, во избежание такого рода ошибок сверяются следующие отчеты: «Ведомость по учету затрат» и «Ведомость по учету МПЗ». Данные этих отчетов должны совпадать с данными оборотно-сальдовой ведомости по бухгалтерскому учету.

Для этого необходимо сначала построить отчет «Ведомость по учету затрат» (в полном интерфейсе — Меню «Отчеты» — «Расширенная аналитика учета» — «Ведомость по учету затрат»).

В настройках отчета обязательно указать счета бухгалтерского учета, чтобы понимать, что с чем сверять.

В данном случае счет важнее всех остальных группировок, поэтому мы ставим его вверх группировки отчета.

Для этого идет в Настройки – Настройка структуры (как показано на рисунке ниже)

Из доступных полей выбираем счет и переносим его в группировку строк (как показано на рисунке ниже)

Так как нам в первую очередь нужно сверить данные по бухгалтерскому счету, то остальные группировки строк можно очистить и в настроенном виде структура отчета будет выглядеть так (как показано на рисунке ниже). Нажимаем кнопку «ОК» и сохраняем структуру отчета для формирования.

Каждый пользователь может сохранить свой вариант отчета (как показано на рисунке ниже), это очень удобно, если пользователи используют многовариантность отчета.

Можно назвать вариант, например, «Учет затрат по счету затрат БУ»

Далее строим отчет по учету затрат в регламентированном учете: по определенной организации, по определенному периоду отчета и, самое главное, по счету учета затрат бухгалтерского учета (в нашем случае это счет 20.01.1 «Основное производство (по деятельности, не облагаемой ЕНВД)»).

Теперь нам надо построить оборотно-сальдовую ведомость по счету 20.01.1 «Основное производство (по деятельности, не облагаемой ЕНВД)» по этой же организации, за этот же период отчета.

Для этого заходим в полном интерфейсе в меню «Отчеты» — «Бухгалтерский и налоговый учет» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.)» и строим отчет.

Сверяем остатки НЗП на начало и на конец периода и обороты за период, убеждаемся, что они совпадают, значит ручных операций по списанию и отражению затрат не было.

Далее строим отчет «Ведомость по учету МПЗ» для сверки с данными бухгалтерского учета материально-производственных затрат (В Полном интерфейсе – в меню «Отчеты» — «Расширенная аналитика учета» — «Ведомость по учету МПЗ). Точно также, как и при формировании отчета «Ведомость по учету затрат», в настройках группировок выбираем счет и сохраняем вариант отчета как, например, «Ведомость по учету МПЗ по счетам БУ».

 

 

Далее, формируем отчет по учету МПЗ в регламентированном учете: по определенной организации, по определенному периоду отчета и, самое главное, по счетам БУ материально-производственных затрат, те которые отразились при формировании отчета «Ведомость учета по МПЗ». Проверяем остатки и обороты по каждому из счетов по оборотно-сальдовой ведомости бухгалтерского учета, и, если все верно, как в нашем случае, то можно приступать к расчету себестоимости в бухгалтерском и налоговом учете.

     

 

 

Как ранее было сказано, при применении расширенной аналитики учета затрат необходимо все затраты отражать документами, но не ручными проводками.

Сейчас, на примере, мы убедимся, что даже правильно сделанные ручные проводки по счету затрат БУ 26 с указанием всех аналитик приведут к тому, что сумма, отраженная ручной операцией не будет автоматически закрыта при расчете себестоимости. Как ранее было показано, перед закрытием месяца необходимо сделать сверку по регистрам учета затрат и «МПЗ» с данными бухгалтерского (налогового) учета.

Бухгалтер ошибочно списал материалы на счет затрат не специализированным документом, а «Операцией (бухгалтерский и налоговый учет)». Правильно были указаны и подразделение и номенклатурная группа затрат и статья затрат.

Но при расчете себестоимости затраты, введенные ручной операцией не распределились на выпущенную продукцию, что видно из оборотно-сальдовой ведомости по счету 20.01.1, и сумма затрат «зависла» на этом счете.

 

Как было сказано выше, затраты не отражаются и не распределяются по ручным операциям, а должны проводиться специализированным документом, как мы видим ниже, наши затраты, внесенные ручной операцией не отразились ни по регистрам учета МПЗ, на по регистрам учета затрат, о чем видно в сформированных ниже отчетах: Ведомости по учету МПЗ и Ведомости по учету затрат.

    

Для того, чтобы затраты отразились по регистрам учета МПЗ и затрат необходимо отменить проведение ручной операции и провести списание специализированным документом (в нашем случае это документ «Требование-накладная»).

Операцию, введенную ручным способом, можно или пометить на удаление, или в самом документе ручного ввода отключить активность. И проводки будут отключены.

 

Далее формируем специализированный документ и списываем то же количество затрат с необходимой аналитикой.

После этого, перепроводим документ «Расчет себестоимости» и проверяем отражение затрат в регистрах учета МПЗ и затрат. Видно, что затраты попали в регистр учета МПЗ и увеличили количество и сумму материально-производственных затрат.

Проверяем отражение по регистру учета затрат и проверяем отражение и закрытие затрат, которые ранее были ошибочно отражены ручной операцией, а потом исправлены проведением в документе «Требование-накладная». Видно, что затраты отображены и списаны правильно на выпущенную продукцию.

И наконец, проверяем оборотно-сальдовую ведомость по счету 20.01.1. Видим, что затраты отражены и полностью закрыты расчетом себестоимости.

2.     Основные ошибки, возникающие при закрытии месяца в программном продукте УПП, состоят в неправильности отражения затрат в разрезе подразделений организации и номенклатурных групп

Принцип закрытия 20 счета в 1С:УПП состоит в необходимости соблюдать соответствие подразделений и номенклатурных групп при отражении затрат и при отражении выпуска.

Статьи затрат закрываются в соответствии с настройкой их при закрытии месяца, а также в соответствии с записями в регистре сведений «Способы распределения статей затрат организаций».

Разберем пример на производственном предприятии, когда субсчета бухгалтерского счета 20 закрываются способом распределения «По объему выпуска».

Для выявления ошибки, по причине которой не закрываются субсчета бухгалтерского счета 20, необходимо сверить отчет «Оборотно-сальдовая ведомость (бух.)» по субсчетам бухгалтерского счета 20 (детализация по подразделениям организаций и номенклатурным группам) с отчетом «Выпуск продукции и услуг» с такой же детализацией по подразделениям организаций и номенклатурным группам, выявить и устранить ошибки такого несоответствия.

Формируем отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.)» по счету 20.01.1 (в Полном интерфейсе – меню «Отчеты» — «Бухгалтерский и налоговый учет» — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.)».

В детализации аналитики указываем Подразделение организации, Номенклатурную группу и Статьи затрат. Видим, что за август 2018 года в подразделении «Цех 1» по номенклатурной группе «Столы компьютерные» начислены и отражены затраты, но которые не закрылись при расчете себестоимости.

В нашем примере распределение затрат организации происходит по методу распределения «По объему выпуска», поэтому нам необходимо сформировать отчет «Выпуск продукции и услуг» и проверить правильно ли в августе 2018 года был отражен выпуск продукции и услуг» (в Полном интерфейсе – меню «Отчеты» — «Расширенная аналитика учета» — «Выпуск продукции и услуг»).

Формируем отчет, указывая в качестве группировок Подразделение, Номенклатурную группу и Продукцию. Из сформированного отчета, мы видим, что выпуск продукции в августе месяце ошибочно был указан по неправильной номенклатурной группе.

Чтобы такая ошибка не повторялась в будущем, необходимо зайти в карточку номенклатуры выпускаемой продукции и изменить Номенклатурную группу с неправильной на правильную и записать правильное значение.

Далее необходимо во всех документах выпуска перевыбрать номенклатуру выпуска по данной продукции, убедиться, что правильно значение номенклатурной группы занесено в документ выпуска и перепровести эти документы.

Далее необходимо снова сформировать отчет «Выпуск продукции и услуг» и убедиться, что выпуск продукции произведен с использованием правильной номенклатурной группы.

После проверки выпуска продукции, необходимо провести повторный расчет себестоимости в регламентном документе «Расчет себестоимости» (в Полном интерфейсе – меню «Документы» — «Управление производством» — «Расчет себестоимости».

После успешного расчета себестоимости (не выдает сообщений об ошибках) необходимо сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (бух.) и проверить закрылись ли затраты по счету 20.01.1.

Как мы видим из отчета, расчетом себестоимости счет 20.01.1 по номенклатурной группе «Столы компьютерные» закрыт. То есть мы в процессе проверки и анализа установили несоответствие номенклатурной группы выпуска продукции и затрат, а также исправили это несоответствие и как результат, счет 20.01.1 закрылся правильно.

По аналогии может быть указано неправильное подразделение или в документе выпуска или в документе формирования затрат. Нужно исправить эти несоответствия, перепровести документы, и затем, перепровести расчет себестоимости и с помощью отчетов «Ведомость учета затрат», «Ведомость учета МПЗ» и «Оборотно-сальдовая ведомость (бух.)» по счету затрат проверить устранение ошибки. 

3.     При расчете себестоимости не закрываются затратные счета

Данная ошибка может встретиться при закрытии месяца, хотя она относится к разряду очень редких ошибок. Даже, если при расчете себестоимости были соблюдены все условия для успешного закрытия субсчетов счета 20, но этот счет может не закрыться.

Дело в том, что, что в документе «Расчет себестоимости» может быть указан не весь перечень выполняемых действий (вместо необходимых пяти регламентных действий может быть указано только два верхних).

Это может быть сделано или вследствие ошибки, либо умышленно, но в любом случае субсчета счета 20 при таком обрезанном расчете себестоимости не закроются.

Есть варианты:

1. Либо пометить на удаление «старый» документ расчета себестоимости, и создать новый и провести его, или

2. В самом проведенном документе расчета себестоимости восстановить автоматически весь перечень необходимых операций.

Допустим, мы имеем такой случай, когда в документе расчета себестоимости указаны только первые два действия.

Тогда проверив отчеты «Ведомость учета затрат» и «Оборотно-сальдовую ведомость (бух.) по счету 20.01.1 мы обнаружим, что себестоимость затрат не закрылась и не перенеслась на выпуск продукции.

Точно также в оборотно-сальдовой ведомости по счету 20.01.1 видно, что затраты не закрылись

Для исправления ситуации переходим в документ «Расчет себестоимости» и по кнопке «Заполнить» — «Список действий», восстанавливаем все действия документа.

После этого перепроводим документ расчет себестоимости.

Далее производим проверку по отчетам: «Ведомость по учету затрат»

Видно, что затраты распределены на выпуск продукции.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 20.01.1

Видно, что затраты закрылись

4.     При расчете себестоимости 20 счет полностью закрывается, но себестоимость рассчиталась с ошибками в документе «Расчет себестоимости» по регистру учета затрат

Часто сверки Оборотно-сальдовой ведомости по счету 20 бывает недостаточно, например, счет 20 закрывается полностью, но в самом расчете себестоимости выдаются ошибки в разделе по регистру учета затрат, тогда на помощь приходит отчет «Ведомость по учету затрат».

Отчет позволяет выявить среди множества записей ошибочную аналитику, в результате которой произошла ошибка, и устранить ее.

Рассмотрим указанные действия в программе на примере.

В регламентном документе «Расчет себестоимости» возникла ошибка после проведения по регистру учета затрат.

При формировании оборотно-сальдовой стоимости видно, что затраты по счету 20.01.1 закрылись полностью, но в данном случае, только одного отчета «Оборотно-сальдовая ведомость» недостаточно для понимания ошибки и ее устранения.

Для анализа ошибки необходимо сформировать отчет «Ведомость по учету затрат»

В этом отчете видно, что затраты по двум позициям номенклатуры затрат сформированы по разным статьям затрат, хотя название статей затрат одинаковые, но в отчет выведен в качестве группировки код статьи затрат и можно убедиться, что они действительно разные.

В группировку отчета можно добавить документ-регистратор и найти документы, в которых ошибочно указана статья затрат.

Для этого в структуре отчета выберем показатель регистратор и оставим в группировке только статью затрат, код статьи затрат и регистратор

Далее, следует сформировать отчет, и перейти в документ формирования затрат, исправить неправильную статью затрат на правильную и перепровести документ.

 

Затем необходимо перепровести регламентный документ «Расчет себестоимости» и убедиться, что ошибки нет в служебных сообщениях.

И наконец, сформировать ОСВ по счету 20.01.1 и отчет «Ведомость по учету затрат».

Как видно, затраты по регистру затрат закрылись корректно.

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Сергей Ушаков.