Ошибки возникающие при заполнении титульного листа трудовой книжки

Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек. И опираясь на новый Порядок, дадим рекомендации, как их исправлять.

С 1 сентября 2021 года применяется новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек[1]. На первый взгляд, он очень похож на прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] и Инструкцию по заполнению трудовых книжек[3], однако отличия все же есть. Рассмотрим основные изменения и возможные ошибки.

Некоторые ошибки, допускаемые при внесении записей в трудовые книжки, прокомментирует И.В. Журавлева, эксперт по трудовому законодательству.

Оформление титульного листа

В Порядке № 320н указания по заполнению первой страницы (титульный лист) находятся в разделе V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Это связано с тем, что с 2022 года работодатели будут чаще оформлять именно дубликаты трудовых книжек. Новые книжки нужно заводить только в одном, достаточно редком случае[4] при совпадении следующих условий:

• у принимаемого на работу работника трудовая книжка была оформлена, но сейчас отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине;
• работник письменно попросил завести ему новую трудовую книжку;
• этот работник еще не отказался от ведения бумажной трудовой книжки.

Чтобы правильно оформить титульный лист трудовой книжки или вкладыша, нужно изучить п. 28 Порядка № 320н. Отметим основные моменты.

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника следует указывать полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами 

Данные работника из паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) нужно переносить внимательно, обращая внимание на индивидуальное написание:

• фамилии (например, чаще встречается Филиппов, но в паспорте может быть Филипов);
• имени (например, Наталья или Наталия, Софья или София);
• отчества (например, Геннадьевич или Геннадиевич).

1. Исправлять неверно внесенные данные на титульном листе по правилам, установленным для случаев изменения данных

Персональные данные на титульном листе можно изменить, но не исправить. Новый Порядок вообще обошел стороной тему исправлений на титульном листе. Но ни новые правила, ни старые инструкции не разрешали исправлять здесь ошибки.

Если при оформлении титульного листа сделана ошибка, буквы нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Бланк нужно признать испорченным. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта[5].

Но это правило действует, если ошибку обнаружил работодатель, который оформил работнику трудовую книжку. В этом случае у него есть возможность оформить новый бланк и внести записи о работе в своей организации заново. А старый испорченный бланк уничтожить.

Если же ошибку обнаружили после увольнения работника из организации, которая оформила трудовую книжку, новый бланк уже не завести. Новому работодателю придется исправить неверно внесенные личные данные о работнике на титульном листе. Поскольку правил исправления на титульном листе нет, используют порядок, предусмотренный для изменения личных данных: зачеркнуть прежнюю информацию одной чертой и рядом написать новую, а на внутренней стороне обложки сделать отметку, на основании какого документа внесены изменения (п. 7 Порядка № 320н).

Подробнее об изменениях на титульном листе см. ниже.

Дату рождения работника надо писать полностью (число, месяц, год), сверяясь с паспортом 

Лучше указывать дату в цифровом формате (30.12.1992). Однако Порядок № 320н не содержит прямого требования указывать дату рождения именно так.

В п. 3 Порядка № 320н установлено, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Но титульный лист не является разделом книжки, по крайней мере, Порядок № 320н не упоминает его в этом статусе[6]. Поэтому нельзя считать ошибкой указание даты рождения буквенно-цифровым способом (30 декабря 1992 г.).

Кроме того, на титульном листе располагается еще одна дата – дата заполнения. Типографским способом уже предусмотрено, что она будет заполнена буквенно-цифровым способом:

Таким образом, даты на титульном листе допускается указывать двумя способами: цифровым или буквенно-цифровым.

Записывать уровень образования можно только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома) 

Если работник еще учится, на титульном листе трудовой книжки нельзя указывать, что образование незаконченное высшее, даже если работнику осталось только защитить диплом.

С уровнями образования тоже не все просто. В Порядке № 320н уточнены уровни, актуальные в настоящее время:

• основное общее (9 классов);
• среднее общее (11 классов);
• среднее профессиональное (уровень присваивается после окончания колледжей (ранее – ПТУ) и техникумов);
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Обратите внимание, что уровень высшего образования нужно конкретизировать, например, «высшее-бакалавриат», «высшее (магистратура)» и т.д.

2. Указывать в трудовой книжке уровень, которого в данный момент нет в Законе об образовании[7]

Если работник получил образование до 2013 года, в его дипломе уровень образования может быть указан иначе, например, «высшее профессиональное», «начальное профессиональное». Соответствовать и Порядку № 320н, и Закону об образовании будет указание уровня образования по-новому:

Строку «Профессия, специальность» следует заполнять только на основании документов об образовании или получения квалификации 

3. Указывать в этой строке профессию, квалификацию или вносить название должности, на которую принимается работник

В этой строке следует записывать:

• специальность по диплому о высшем образовании (или послевузовском образовании) или
• специальность (или профессию) по диплому о среднем профессиональном образовании[8].

В аттестатах ПТУ или ПУ мы не найдем названия специальностей – профтехучилища давали профессию. Сейчас профессия указывается в дипломах, если человек окончил колледж по программам подготовки квалифицированных рабочих, служащих по профессии (например, «Наладчик компьютерных сетей», «Повар судовой»).

Если в колледже обучение проходило по программам подготовки специалистов среднего звена, то в дипломе будет указана специальность (например, «Компьютерные сети», «Технология хлеба, кондитерских и макаронных изделий»).

Название специальности обязательно присутствует в дипломах о высшем образовании уровня «специалитет».

А что писать в строке «Профессия, специальность» бакалаврам и магистрам? У них нет специальности – в дипломе указано направление подготовки. Присвоенная квалификация – соответственно, «бакалавр» и «магистр».

Порядок № 320н не урегулировал этот вопрос. Логика подсказывает, что вместо специальности следует внести название направления подготовки.

Заверять титульный лист можно не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (при наличии). Заверяет работник (владелец трудовой книжки) и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек 

Работнику достаточно просто расписаться, расшифровывать подпись не нужно – на титульном листе уже стоят его данные. А вот как должен расписаться работник, ответственный за выдачу трудовых книжек? Многие сразу скажут: «Разборчиво, то есть написать свою фамилию». Да, мы так и поступали, однако, правила поменялись.

Приказом Минтруда № 320н утвержден не только Порядок № 320н, но и новая форма трудовой книжки. В ней из титульного листа удалено слово «разборчиво». Сначала предполагалось, что новые бланки трудовых книжек и вкладышей будут применяться с 1 сентября 2021 г. Но потом срок перенесли на январь 2023 г. Поэтому сейчас работодатели оформляют трудовые книжки по старой форме, которая предписывает ставить подпись разборчиво. Однако порядок заполнения книжек уже новый, и он не обязывает указывать фамилию лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Таким образом, на титульном листе достаточно проставить подпись кадровика без расшифровки[9].

При заполнении трудовой книжки кадровики стараются быть особенно осторожными, ведь даже маленькая ошибка может стать большой проблемой как для работодателя, так и для сотрудника в будущем. В трудовой книжке можно исправлять ошибки, вносить изменения, но по определённым правилам. 

С 1 сентября 2021 года действует Приказ Минтруда России № 320н от 19.05.2021, который утверждает форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. В этом приказе зафиксированы и правила внесения исправлений. Мы изучили документ и рассказываем, как исправить ошибки в трудовой книжке. 

На титульном листе — зачёркиваем, в разделах трудовой книжки — делаем новую запись 

Работодатель вправе вносить изменения на всех страницах трудовой книжки, но важно помнить, что на титульном листе исправления вносятся путём зачёркивания и написания рядом верного варианта, а в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» — только новой записью о том, что какая-то информация неверна. Это очень важное правило, так как если будут зачёркивания в указанных разделах, документ могут признать недействительным. 

Ошибки на титульном листе

Работодатель может исправить ошибки или описки в любых сведениях о работнике — в фамилии, имени и отчестве, в дате рождения, образовании, профессии или специальности. Если в данных есть ошибка или опечатка, то её нужно исправить, чтобы в будущем при новом трудоустройстве или обращении человека в ПФР за назначением пенсии не возникло проблем. 

Основные правила:

• Ошибки в образовании или специальности может исправить текущий работодатель, даже если не он их допустил. 

• Если предыдущий работодатель допустил ошибку в личных данных, например, ошибся одной буквой в фамилии, вписал не то отчество или дату рождения, то желательно, чтобы он её и исправлял, так как только он знает, кому действительно выдавал эту трудовую книжку. 

• Если нужно внести новую специальность или дополнительное образование, то делают это после имеющейся записи через запятую. 

• Если трудовая оформляется впервые, и кадровик в личных данных допустил ошибку, необходимо списать испорченный бланк и завести новый. 

Как исправлять ошибки на титульном листе: 

• Зачеркнуть неверную запись одной чертой и рядом написать правильный вариант.

• На внутренней стороне обложки указать реквизиты документа, на основании которого внесены исправления (паспорт, свидетельство о регистрации или расторжении брака и др.). 

• Рядом со ссылкой на документ поставить подпись работодателя или уполномоченного лица и печать (при наличии). 

Ошибки в разделе «Сведения о работе»

Здесь ошибки могут быть самые разные — от неправильного написания должности, на которую принят работник, до неверного указания оснований для расторжения трудового договора. Исправить ошибки в дате, в номере приказа, в номере записи и другие может как тот, кто их допустил, так и новый работодатель, если у него есть на это основания (копия приказа, письмо от предыдущего работодателя).

Как исправить:

• Сделать новую запись с указанием того, какая запись неверна. Например, «Запись за номером 2 недействительна».

• Следующим предложением написать верный вариант. 

• В 4 разделе трудовой книжки написать реквизиты документа, на основании которого вносятся изменения или производится отмена записи (например, номер приказа и дату его составления). 

Образец. Как исправить ошибку в трудовой книжке

 

Ошибки в разделе «Сведения о награждениях»

Этот раздел обычно остаётся пустым. Редкие работодатели вносят туда сведения. Но кадровик может, например, перепутать и в этот раздел записать сведения о работе. 

Как отменить такую запись в трудовой книжке: в этом случае зачёркивать также нельзя, а нужно сделать новую запись и признать предыдущую недействительной, заверить исправление подписью и печатью (при наличии). 

Как сократить вероятность допущения ошибок?

Даже самый аккуратный специалист может допустить ошибку в трудовой книжке, особенно если на нём много бумажной работы. Когда в компании ведётся бумажный кадровый документооборот, по одному сотруднику при приёме на работу, при увольнении, переводе на другую должность кадровый специалист оформляет много бумаг, подписывает у руководителя, передаёт на подпись сотруднику. Из-за этого сокращается внимательность. 

Изменить ситуацию поможет переход на КЭДО — кадровый электронный документооборот. В этом случае большинство кадровых документов создают в цифровом формате и подписывают электронно. А это гораздо удобнее, экономит время, сокращает затраты, снижает количество рутинной работы в кадровой службе. КЭДО облегчает работу кадровикам и, как следствие, способствует повышению внимательности, которая очень нужна при заполнении бумажной трудовой книжки. 

Обычно неверные записи в трудовой книжке исправляет работодатель, который сделал ошибку. Однако бывают случаи, что требуется исправить запись с прошлого места работы сотрудника.

В сентябре прошлого года введен новый порядок хранения трудовых книжек, а правила их заполнения стали проще. В этом материале Bankiros.ru расскажет, как исправить ошибки в бумажном экземпляре трудовой книжки по новым правилам.

Кто должен исправлять неверные записи в трудовой

Такие исправления вносит работодатель, который допустил ошибку, например, сделал неточную или полностью неверную запись. Кроме того, есть ряд случаев, когда на текущем месте работы могут исправлять записи предыдущего работодателя:

• бывший работодатель предоставил документ о том, что допустил ошибку;
• предыдущая компания специалиста ликвидирована. Если она реорганизована, то исправления вносит ее правопреемник.

Вносит исправления работник, отвечающий за заполнение трудовых книжек. Если такого специалиста нет, исправления делает непосредственно руководитель или индивидуальный предприниматель.

Записи в трудовой книжке совместителя исправляет работодатель, внесший записи о совместительстве. Кроме того, запись по совместительству могут сделать и на основной работе, тогда ошибки в ней исправляются там же.

Как исправляются ошибки в трудовой книжке

Заполнение трудовой книжки регулируют статьи 77-81 и 83-84,1 Трудового кодекса РФ. В этих статья сказано, какие формулировки могут использоваться при увольнении сотрудника, и помогают внести корректные данные при исправлении.

Отметим, что в трудовой книжке не исправляются ошибки, которые не влияют на действительность записей и подтверждение стажа.

Например, запись с названием предприятия и о приеме работы занесли в одну строку. Это формальная ошибка, которая никак не влияет на достоверность информации.

Не нужно исправлять также записи, когда месяц прописали прописью, а не указали арабскими цифрами. А вот орфографические ошибки исправляются в том случае, когда могут повлиять на решение Пенсионного фонда о зачете трудового периода в общий стаж. Так, требуется исправить ошибку в названии компании, фамилии, имени и отчестве работника, дате его рождения.

Однако по большей части это относится к записям до 2020 года. С первого января 2020 года работодатели сдают на сотрудников СЗД-ТД – сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица. Благодаря этому у государства есть электронные сведения обо всех работниках. Теперь работодателям важно следить, чтобы корректные данные были указаны в такой форме и исправлять записи в ней.

Нужно ли исправлять ошибки, если сотрудник увольняется

Исправлять неверные записи нужно даже в том случае, когда сотрудник увольняется или уже уволился. Если не исправить ошибки, у работника могут быть проблемы с назначением пенсии и подтверждением стажа. В этом случае он может подать иск в суд на своего бывшего работодателя.

Если работник окажется прав, то предприятие не только потеряет время, но и деньги, потому что работодателю скорее всего придется оплатить сотруднику и компенсацию морального вреда. Но опять же в первую очередь здесь идет речь о записях до 2020 года. Теперь работодателю важно следить за точностью заполнения форм СЗВ-ТД.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Если ошибки были при заполнении титульного листа, то он уничтожался по акту, а работнику заводили новую трудовую книжку.

С 2021 года бумажные трудовые книжки больше не заводят. Если ошибки допущены в форме СЗВ-ТД, то работодатель просто подает корректные данные.

Исправления на титульном листе. На титульном листе можно исправлять информацию и вносить новые сведения. Например, если сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию, то кадровик должен одной линией зачеркнуть ее фамилию и написать новую. При этом зачеркнутая фамилия должна быть читаемой.

Рядом указывается новая фамилия сотрудницы. На внутренней стороне корочки перечисляются документы, которые дали основание для смены фамилии: паспорт, свидетельство о браке или разводе и другое. Запись заверяется подписью и печатью ответственного лица.

Исправления информации об образовании. В специальной строке делается запись об уровне образования сотрудника – «среднее общее», «высшее» и другое. Если у человека было только среднее профессиональное образование, а затем он получил высшее, то сведения об этом вносятся в трудовую книжку. Старые записи не зачеркиваются – новые вносятся через запятую.

Исправления данных о работнике. Иногда бывает так, что ошибки допущены в фамилии, имени и отчестве работника. Получается, что трудовая книжка как бы и не принадлежит сотруднику. Это в дальнейшем может повлечь проблемы с учетом стажа в Пенсионном фонде. Что делать в такой ситуации, трудовое законодательство не объясняет. Однако есть несколько возможных вариантов решения проблемы:

• сотрудник может обратиться к работодателю, который допустил ошибку. Он внесет необходимые исправления;
• исправить ошибку самостоятельно, предварительно получив документ от бывшего работодателя о том, что он допустил ошибку;
• просто завести новую трудовую книжку, но в этом случае могут возникнуть проблемы с учетом трудового стажа в ПФР.

Исправления сведений о работе. В таких записях зачеркивания не допускаются. После последней записи нужно указать следующий порядковый номер и текущую дату записи. В третьей графе указать, что запись с определенным номером недействительна. В четвертой графе указываются дата и номер приказа, запись из которого указали неправильно.

Важно, чтобы все исправления соответствовали документам, на основании которых они вносятся. Только в исключительных случаях могут быть указаны показания свидетелей, судебное решение в тех случаях, когда из-за чрезвычайных ситуаций трудовые книжки были массово утеряны.

Аналогично исправляются записи о переводе сотрудника на другое место работы или увольнение, которые суд признал незаконными.

Если сотрудника восстанавливают на прежнем месте работы, то необходимо указать, что запись с определенным номером недействительна, потому что сотрудника восстановили на предыдущем месте работы. В четвертой графе указывается ссылка на приказ или решение, по которому сотрудника восстановили на предыдущем месте работы или изменили формулировку для его увольнения.

Если в трудовой есть недействительная запись об увольнении, сотрудник может потребовать, чтобы ему оформили дубликат трудовой книжки.

Если пометки о недействительной записи вносят в период работы сотрудника, то заверять ее не нужно. Подпись и печать ставятся только после записи об увольнении сотрудника.

Исправление даты. В трудовой книжке даты вносятся только арабскими цифрами: дата и месяц – двузначными, а год – четырехзначными. Правильно будет, например, 18.02.2022, а не 18 февраля 2022 года.

Если месяц указан прописью, но дата правильная, никаких исправлений не нужно. Если дата неверная, то такую запись признают недействительной, а затем вносят корректные сведения.

Исправление реквизитов. В трудовой книжке не следует писать сокращения документов, например, «пр.» вместо «приказ». Это может исказить смысл и понятность записи. При подобных ошибках такие записи отмечаются в качестве недействительных, а внизу указываются корректные сведения.

Неточности в данных о награждении. Наиболее частые ошибки в информации о награждении – это внесение таких сведений в раздел записей о работе. Подобные записи признаются недействительными и переносятся в раздел со сведениями о работе или вкладыш к книжке.

Ошибки в названии организации. Правила исправления таких записей не определены, поскольку такие записи не нумеруются. В большинстве случаев в трудовой книжке указывается информации об ошибке в названии и ниже указывается верное наименование компании.

Ошибки во вкладыше. Его заводят для трудовой книжки, в которой уже нет места для записей. В этом случае в ней делается отметка о том, что к ней выдан вкладыш, а на титульном листе указывается его серия и номер. Такой документ ведется по всем правилам заполнения трудовой книжки.

Частые ошибки во вкладыше – это начало нумерации записей заново. Однако такие записи делаются сквозными в соответствии с записями в трудовой.

При возникновении таких ошибок следует указать, что в нумерации произошли ошибки и присвоить записи необходимый номер.

Сразу несколько ошибок в трудовой книжке. При множестве ошибок в трудовой книжке исправляется каждая из них. Если неверные записи идут подряд, допустимо исправить их одной записью.

Как вносятся пропущенные записи в трудовую книжку

Если не указано название компании и информация о приеме на работу, то сначала признаются недействительными другие записи с этой компанией, а затем прописывается информация с названием организации, о приеме на работу и дальнейшие записи.

Если не указана информация о службе в армии, то такую информацию допустимо указать в другом месте – она не должна идти строго перед записью о приеме на работу.

Если не указана информация о переводе или присвоении разряда, то ее можно указать в любой момент. Ее вносят следующим порядковым номером после последней записи в сведениях о работе.

В новой записи указывается фактическая дата перевода сотрудника.

Если произошло переименование предприятия, то сведения вносятся отдельной строкой после последней записи в раздел «Сведения о работе». Порядковый номер и дату в таких случаях не ставят.

Внести такую запись может и новый работодатель, если получит подтверждение об этом от прежнего работодателя сотрудника.

Как исправляются ошибки прежнего работодателя

Если в трудовой книжке нет записи об увольнении, то сотрудник может обратиться к прежнему работодателю для ее внесения.

Если у работника нет подтверждения того, что его действительно уволили, вносить данные с его слов нельзя. Стоит завести новую трудовую книжку.

Сотрудника можно трудоустроить по совместительству, поскольку иметь два основных места работы нельзя. Трудовая инспекция может оштрафовать такого работодателя.

Обычно записи о приеме на работу по совместительству вносит первый работодатель, поэтому второму работодателю не нужно делать каких-либо дополнительных записей в трудовой книжке.

Что важно запомнить о записях в трудовой книжке

1. По общим правилам исправляет записи тот работодатель, который допустил ошибку.
2. Если компания ликвидирована, исправления вносит новый работодатель.
3. Не стоит исправлять ошибки, которые не влияют на действительность записи. Например, месяц прописью, вместо арабской цифры.
4. Если есть неточности на титульном листе, такие записи зачеркиваются, а рядом ставятся правильные.
5. При получении нового уровня образования информация о нем указывается через запятую.
6. Если есть ошибки о месте работы и профессиональных наградах, такие записи помечаются как недействительные, а рядом вносятся достоверные сведения.
7. Если в трудовой книжке заполнены все страницы раздела, в ней прикрепляется вкладыш. Он ведется по всем правилам заполнения трудовой.
8. При несоблюдении правил исправления ошибок в трудовой книжке работодатель может получить штраф, а за фиктивные записи ему может грозить уголовная ответственность.

Напомним, ранее Bankiros.ru рассказывал о том, где открыть вклад в феврале 2022 года.

Чтобы быть в курсе последних новостей, подписывайтесь на телеграм-канал Bankiros.ru.

Правовые основы

Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).

В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

1. Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

• ответственное лицо признает записи недействительными;
• расписывается;
• затем ставит печать (при ее наличии).

Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).

В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Вариант 1. Изменений у бывшего работодателя за прошедшие годы не произошло

В этом случае исправление вносит тот работодатель, который заполнял титульный лист трудовой книжки и допустил ошибку (Пример 1). Неправильная запись зачеркивается одной чертой, а рядом вносится правильная. На внутренней стороне обложки указывается ссылка на паспорт, произведенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек в той организации, и печатью (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной…