Планы на будущее это ошибка

источники:

Саморазвитие

10 ошибок планирования

17 октября 2022
20 270 просмотров

Брайан Моран и Майкл Леннингтон в своей книге «12 недель в году» рассказывают о 10 ошибках, которые чаще всего совершают при составлении плана.

Ошибка 1. Ваш план не соответствует долгосрочным целям

Очень важно, чтобы ваши 12-недельные цели соответствовали долгосрочной картине будущего. Когда вы ставите цели, убедитесь, что они связаны с вашим видением и приближают вас к долгосрочным целям.

Ошибка 2. Вы не сосредоточены на выполнении плана

Концентрация на достижении целей очень важна. Если вы ставите много целей сразу, то есть вероятность, что вы не сможете правильно расставить приоритеты и выбрать необходимые действия. «Всё» не может быть приоритетным. Вы должны научиться отказываться от многих дел в пользу немногих — но самых важных.

Ошибка 3. Вы непоследовательны в выборе действий

Часто для достижения одной цели люди выбирают 8, 10 или более действий (тактических шагов). Вы правда думаете, что это необходимо?

Ошибка 4. Вы всё усложняете

Если вы хотите успешно завершить свой 12-недельный год, не усложняйте очевидное. Выберите только самые важные направления и разумно минимальный набор действий, которые приведут к достижению ваших целей.

Ошибка 5. Вашему плану не хватает целенаправленности

Ваш план должен охватывать самые важные цели и средства их достижения, иначе он не будет эффективным. Часто люди строят планы на основе подсказок со стороны. Убедитесь, что вы сосредоточены только на главном — том, что важнее всего для вас.

Ошибка 6. Вы не составляете план каждую неделю

Энергичное начало недели позволяет сохранить бодрость и эффективно работать в течение всей недели. Но говорят, понедельник — день тяжелый. Часто приходится заниматься всем понемногу, отвлекаться на электронную почту, звонки и разные непредвиденные дела.

Ошибка 7. Вы включаете в свой план абсолютно всё

Еженедельный план не должен отражать всю вашу работу. Нужно записывать только стратегически важные действия из 12-недельного плана. Если вы хотите составить дополнительный список дел или перечень звонков — запишите их на отдельном листе. В плане же указывается только главное — его нельзя «разбавлять» отвлекающими занятиями.

Ошибка 8. Вам кажется, что все недели проходят одинаково

Еще одно распространенное заблуждение. Многие думают, что одна неделя похожа на другую, поэтому постоянно копируют свои планы. Возможно, некоторые недели и похожи друг на друга, но не бывает так, чтобы в течение всех 12 недель вы выполняли одинаковые задачи. Даже если вы исключение, то все равно потратьте 5–10 минут в неделю на написание плана — это окупится, поверьте!

Ошибка 9. Вы не используете свой план ежедневно

Подготовив план на неделю, необходимо в него заглядывать каждый день, чтобы выполнять все действия, способствующие продвижению к цели. Сверяйтесь с планом по утрам, пару раз в течение рабочего дня и не забывайте проверить его вечером до ухода с работы.

У нас есть обычный распорядок дня и рабочие процессы, к которым мы привыкли. Правильная организация рабочего процесса ведет к успеху. Чем быстрее вы установите для себя правила, по которым будете работать каждый день, тем лучше. А еще лучше — подумать об этом прямо сейчас.

По материалам книги Брайана Морана и Майкла Леннингтона.

Обложка поста: unsplash.com.

• Предвзятость подтверждения. Вы бессознательно ищете и запоминаете только ту информацию, которая подтверждает ваше мнение или желание.
• Эвристика доступности. Определённый сценарий развития событий кажется вам более вероятным только потому, что сейчас вам вспомнилось несколько похожих случаев из жизни.
• Ложная привязка. Вы смотрите на проблему сквозь призму любых свежих впечатлений, даже если они не имеют никакого отношения к проблеме: вы прочитали тревожную новость об экологии — ваш экономический прогноз стал более пессимистичным.
• Иллюзия нулевого риска. Чрезмерная сосредоточенность на главной угрозе мешает вам видеть другие риски, которые могут оказаться более серьёзными.
• Эффект слепого пятна. Базовое когнитивное искажение заключается в том, что нам трудно заметить, что мы искажаем реальность в восприятии. Для этого недостаточно «очевидных фактов». Нужны сознательные усилия.

• Запишите ситуацию или проблему. Можно добавить информацию про эмоции, которые вы испытываете.
• Запишите автоматические мысли, которые вызывает эта проблема. Скорее всего, в них будут когнитивные искажения, которые усиливают тревогу. Например, это мышление «всё или ничего» (типичный пример — фраза «это полный провал»), сверхобобщение («я всегда ошибаюсь»), обесценивание положительного («комплимент был из вежливости»), поспешные выводы, негативный фильтр и прочее.
• Запишите рациональный ответ на автоматические мысли. Список искажений, с которыми борется когнитивно-поведенческая терапия, довольно длинный, но они похожи друг на друга: заставляют думать худшее и кажутся логичными только на первый взгляд. Знать их все не обязательно (хотя это ускорит самоанализ), здравый смысл и так поможет распознать неконструктивные мысли.

• Составьте два списка. В первый внесите потенциальных экспертов. Ими могут быть ваши знакомые, которые сейчас находятся в той же ситуации, что и вы; те, кто в прошлом находился в похожей ситуации и все, кто может обладать теоретическими знаниями в интересующей вас области. Второй список — это вопросы, ответы на которые вам нужно получить, чтобы принять решение. Их важно записать: когда мы формулируем свои мысли на бумаге, это помогает нам лучше в них разобраться, что само по себе уже полезно для принятия решений. Старайтесь формулировать чётко и кратко — так ваши эксперты смогут быстрее понять, что вы хотите у них узнать, а значит, ответят конкретнее.
• Соберите максимум информации в открытых источниках. Изучите официальные сайты компаний и организаций, которые как-то связаны с тем решением, что вам нужно принять. Поищите статьи и новости на эти темы. Наконец, прочешите форумы с отзывами рекомендациями.

• «Больше работать? Больше отдыхать? Что делать, когда в голове — лишь тревога о будущем».
• «Мозг в огне. Как скрытое воспаление вызывает депрессию».
• «Шесть способов укрепить ментальный иммунитет. Как помочь психике держать удар».

2022 год для многих стал серьезным вызовом и проверкой на прочность. Но мы постепенно адаптируемся к жизни в условиях постоянной турбулентности, а главное, — уже не боимся строить планы на будущее.

На праздниках традиционно принято подводить итоги прошедшего года и ставить амбициозные цели на предстоящий. Сейчас сделать это сложнее, но все-таки возможно. И даже нужно.

Конкретная цель и понимание того, как к ней идти, позволяет не терять ориентиров даже в ситуации тотальной неопределенности. А для эффективного выполнения планов нужны четкая проработка действий и продумывание возможных рисков. Как грамотно подойти к этой задаче, рассказывает Анастасия Боровская, директор «Русской Школы Управления».

1. Расширьте привычный круг целей и расставьте приоритеты

Чтобы чувствовать себя максимально уверенно в новом году, необходимо поставить для себя цели не только в сфере бизнеса и карьеры, но и в других областях вашей жизни. Это позволит более явно видеть прогресс (ведь целей будет больше) и меньше переживать, если в одной из сфер что-то пока не получается (ведь есть успехи в других делах).

Возьмите за основу шесть ключевых сфер жизни, оцените текущее положение дел и поставьте цели для каждой из них:

• Семья и друзья;
• Бизнес и карьера;
• Здоровье и спорт;
• Развитие и образование;
• Социальная активность (помощь другим);
• Отдых и хобби.

Записывать можно любые варианты, которые приходят в голову. Но потом обязательно нужно расставить приоритеты и поместить в начало списка самое важное. Именно эти цели будут ключевыми для вас в новом году. Для каждой сферы стоит определить не больше трех целей.

Читайте по теме:

Как подвести итоги года? Описываем методы и применяем их

12 идей, которые сделают зиму продуктивнее

2. Составьте конкретный план

Одного списка целей недостаточно. Важно разработать четкий пошаговый план для достижения каждой цели. Его нужно разбить на несколько частей: задачи на месяц, неделю и день.

Например, если вы давно планировали написать книгу. План на год может выглядеть следующим образом:

• Цель на год — написать книгу.
• Цель на месяц — за первый месяц собрать материал для книги, далее готовить в месяц по 3-4 главы.
• Цель на неделю — готовить по одной главе.
• Цель на день — писать по 3 страницы.

Чтобы достигнуть цели и не свернуть с пути, вы должны каждый день делать хотя бы маленькие шаги к ней. В противном случае вы рискуете забросить эту идею, даже не приступив к ее реализации. Целеустремленность — одно из важнейших качеств успешных людей. Необходимо постоянно развивать навык достижения целей и ежедневно работать над собой.

3. Подготовьтесь к возможным проблемам

Подумайте, что может помешать вам в достижении поставленных целей. При этом учтите не только внешние факторы (изменение экономической ситуации или смена работы), но и внутренние (например, спад энтузиазма). Для каждого случая лучше заранее продумать, как вы будете действовать. Это своего рода риск-менеджмент для достижения целей.

Читайте также: Эффективные способы восстановить силы на выходных и легко вернуться в рабочее состояние

Кроме того, чтобы не свернуть с намеченного пути, важно:

• Тренировать силу воли. Занимайтесь важными делами, даже когда не хочется. Просто начните делать хоть что-то, поборите страх чистого листа. Движение маленькими шагами — это все-таки движение.
• Продумать инструменты для самомотивации. Определите приятное вознаграждение за выполнение каждого этапа. Например, это может быть просмотр любимого фильма, поход в кафе или на выставку. Это особенно важно, когда достижение цели связано с выполнением рутинных, однообразных действий. Маленькие награды в этом случае помогут расцветить этот путь более яркими красками.
• Не бояться спада энтузиазма. После периода активных действий и быстрого роста наступает плато, когда результаты стоят на месте. Это абсолютно естественный процесс. К этому нужно заранее морально подготовиться. Двигайтесь дальше, этот стопор обязательно пройдет.

4. Контролируйте результаты и подводите итоги

Заведите привычку письменного подведения итогов. Это позволит вам не только структурировать информацию, но и наглядно видеть прогресс, обращаться к своему прошлому успешному опыту в более сложные периоды.

Несколько важных рекомендаций:

• Заранее продумайте, какие результаты вы будете отслеживать каждый день. Это поможет заранее настроиться на четкий контроль процесса.
• Введите в практику публичные отчеты. Например, раз в месяц рассказывайте об успехах своим друзьям, семье или делитесь этой информацией на личной странице в соцсетях. Такая форма отчетов может стать дополнительным инструментом мотивации.
• Не забывайте хвалить себя, даже если что-то идет не так. Ищите свои сильные стороны и старайтесь опираться на них при планировании дальнейших действий.
• Заручитесь поддержкой наставника. Иногда бывает сложно объективно оценить свои успехи, поэтому найдите эксперта, который сможет периодически давать вам конструктивную обратную связь. В зависимости от специфики цели это может быть ваш начальник, коллега, друг, внешний консультант или коуч. Выбирайте вариант, который больше подходит в вашем случае.

Подписывайтесь на наш Telegram-канал, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!

«Страшно, и поэтому интересно».

Привыкаем к новой реальности: как планировать в условиях неопределенности

«Какой план на неделю? Я не знаю, чем сегодня день закончится!»

«Да зачем планировать, если все равно ничего не понятно!»

Знакомо? Наверняка! Эта та реальность, в которой мы сейчас находимся. Уровень неопределенности просто зашкаливает, и горизонт планирования сокращается, в лучшем случае, до нескольких дней, а иногда и до нескольких часов.

Но планировать можно. Более того, я скажу, что планировать НУЖНО! Это позволяет вам не только управлять ситуацией, но и значительно понижает ваш собственный уровень тревоги. Как это работает, какие есть подходы и инструменты для такого планирования — прошу под кат, все расскажу в этой статье.

Привет! Меня зовут Илья, я директор производства в IT-компании Lineate и эксперт команды Стратоплана. Я люблю планировать, и довольно неплохо смог разобраться в тонкостях этого процесса. И хочу поделиться некоторыми своими полезными мыслями здесь с вами.

Данная статья – текстовая версия моего эфира в Стратоплане, в рамках серии поддерживающих эфиров, которые они запускали в этом месяце. Видео прикладываю, текстовая версия – сразу после видео.

Планирование — это не про результат, а про процесс

Эйзенхауэр говорил: «План — ничто, планирование — все!». 

О чем здесь речь? Необходимо понимать, что при планировании важен не сам план/документ/чек-лист, не какой-то артефакт, а важен, в первую очередь, сам процесс планирования. Именно планируя, мы можем рассмотреть все обстоятельства, в которых находимся, внутренние и внешние, оценить их влияние, и понять, что можно сделать в той или иной ситуации. Таким образом, главный результат планирования – не сам план, а анализ окружающей нас реальности.

Хороший пример из практики менеджмента – процесс стратегического планирования. Если максимально упростить это сложное занятие и расписать его простыми шагами, то делать нужно следующее:

• Определяем, что будем решать — стратегический вопрос.

• Формализуем цели: к чему должны прийти.

• Анализируем внешние факторы.

• Анализируем внутренние факторы.

• Определяем «дельту»: что нужно изменить.

• Определяем верную стратегию (под текущие обстоятельства).

• Добавляем план действий и контроль.

Как видно не вооруженным глазом, план — всего лишь небольшая часть всего процесса. Гораздо большую часть занимает как раз тот самый анализ окружающей реальности.

Неопределенности повсюду

Неопределенностей действительно много, и далеко не все из них в нашей жизни и работе мы можем контролировать. Есть определенные зоны влияния, куда мы «дотягиваемся руками», и которыми можем управлять, и есть гораздо более обширные зоны, недоступные для нашего контроля. Со всеми неопределенностями там мы можем только мириться, и, соответственно, имеем возможность только предполагать какие-то сценарии и стараться быть к ним готовыми.

По долгу профессии с такими неопределенностями я сталкиваюсь очень часто, поскольку практически любой проект в IT – одна большая неопределенность. Часто мы не знаем, как делать ту или иную задачу. Довольно часто даже не можем точно быть уверены, кто конкретно будет этой задачей заниматься. А иногда даже сам заказчик до конца не понимает, какой продукт он ожидает увидеть по итогу. Приходится с этим жить.

Любой наш проект начинается с оценки. Иными словами, мы должны собрать всю массу неопределенностей от заказчика и превратить в конкретные цифры и планы. Сложный процесс, на границе технологии и искусства. Есть несколько подходов, как решить эту проблему. Мы в своей работе используем подход на базе предположений (assumptions).

Оценка на базе предположений

В чем суть подхода:

• Анализируем требования, разделяем на определенные и неопределенные (зависит от нас/не зависит от нас).

• Выделяем связи между ними: какие задачи из группы неопределенностей могут влиять на задачи из группы определенных.

• Оцениваем определенные и понятные для нас задачи.

• Добавляем предположения (assumptions) по неопределенным задачам и соответствующие буферы.

Какие это могут быть предположения:

• Если мы получим дизайн в течение недели, то завершим верстку и разработку фронтенда за месяц.

• Если интеграция с «3rd party» (какой-то внешней системой) будет достаточно простой (есть документация, понятное API и т.п.), то завершим разработку бэкенда за месяц.

• Если команда заказчика сделает свою часть работы и разблокирует нас в течение недели, то мы завершим свою часть работы в течение 2 недель.

• …

Почему это работает и нравится заказчикам? Потому что мы экономим их деньги! Если мы не договариваемся, что есть определенный срок по дизайну, тогда мы возьмем все риски на себя, и вместо месяца на эту работу запланируем 2 или 3 месяца, с соответствующим увеличением бюджета. Звучит не очень. Заказчик гораздо охотнее согласится предоставить нам свою часть работы вовремя (и пересмотреть договоренности, в случае, если он их не выполнит), чем платить за буферы рисков. Это логично и удобно, и для нас, и для заказчика.

Как этим пользоваться в жизни

Можно ли это расширить с проектов в области IT до обычной жизни? Безусловно! Можно использовать тот же самый подход:

• Определяем, что находится в зоне нашего влияния, а что выходит за рамки нашего контроля.

• Планируем то, что контролируем.

• Добавляем много разных «если» там, где контроль невозможен.

• Получаем сложный и ветвистый алгоритм действий с большим количеством условий.

Да, алгоритм может получиться очень и очень сложным, это правда. Но, тем не менее, он остается понятным: там нет каких-то циклов, переходов между ветками и т. п., в нем только много разных условий «если, то» и все. Так или иначе, от точки старта можно дойти до какой-то точки финиша, и не заблудиться.

В презентации был хороший и обширный пример про поездку в шиномонтаж. Я не буду здесь его дублировать, потому что будет очень много текста. Лучше посмотрите видео 17.50-25.10.

Больше неопределенности — выше тревога

Так уж заложено природой, что у человека есть глобальная внутренняя потребность в контроле. Это появилось еще со времен рептильного мозга, когда любая потеря контроля за ситуацией могла обернуться нападением врага или хищника, поэтому в таких обстоятельствах наш организм начинает вырабатывать разные гормоны, чтобы мобилизоваться.

Время прошло, но потребность никуда не делась. Поэтому в условиях неопределенности мы испытываем гораздо больший уровень стресса и тревоги. А планирование, хоть это может и показаться странным, помогает уровень тревоги понизить. Почему? Потому что мы закрываем своими планами некоторые неопределенности и повышаем таким образом ощущение контроля за ситуацией. Организм успокаивается, тревога снижается.

Планирование превращается в риск-менеджмент

Альтернативным подходом, взятым из проектного управления, для планирования в условиях неопределенностей может стать риск-менеджмент. По сути, риски – это тоже самое, что и предположения, только более системно и сложно оформленные. Риски идентифицируются, далее «взвешиваются» с точки зрения возможного ущерба и с точки зрения вероятности наступления, приоритизируются. И по каждому риску потом готовится план его митигирования – как снизить вероятность наступления риска или его последствия.

В обычной жизни можно делать также, но это будет чуть сложнее, чем с предположениями. Но право на использование, безусловно, такой подход также имеет.

Из риск-менеджмента, совершенно точно, можно позаимствовать 2 важных атрибута:

1. Триггеры – хорошо заранее для себя понимать, наступление каких событий способствует переходу в ветку плана «если, то…». Это может быть не обязательно именно то, что написано в условии «если». Может быть какое-то предшествующее событие или явление, отреагировав на которое заранее вы можете выиграть время и подготовиться лучше.

2. План митигирования – к наступлению неблагоприятных событий лучше готовиться заранее, если есть такая возможность, не ждать, пока они наступят и поглотят все время и внимание на решение. Поэтому, неотъемлемой частью плана должен быть список действий, которые будут предприняты прямо сейчас.

Подведем итог

• Не так важен конечный план, как сам процесс планирования, поскольку самый главный его результат — анализ текущей ситуации.

• Можно управлять тем, что находится в зоне контроля, а все, что за рамками — только предполагать и учитывать.

• Хороший подход к такому планированию — использовать предположения (assumptions): «что будет, если…».

• Чем больше неопределенности, тем выше уровень тревоги, поскольку у человека есть глубокая внутренняя потребность в контроле.

• Планы помогают восполнить недостаток определенности и снизить таким образом уровень тревоги.

• Альтернативный подход к планированию в условиях неопределенности — через риск-менеджмент.

• Помимо реакции на риски, нужно определять и триггеры, по которым считаем, что риск «стрельнул».

• Важнейшая часть плана в любом подходе — что мы делаем ЗАРАНЕЕ, чтобы быть готовыми к тем самым «если».

P.S.

Напоследок, хочу поделиться цитатой кого-то действительно умного (я, к сожалению, так и не смог отыскать первоисточник, но он есть), которая в свое время сильно перевернула мое отношение к процессу планирования:

«Планировать — делать что-то сегодня, чтобы добиться результатов завтра»

Не бойтесь планировать! И даже, когда кажется, что получается какая-то ерунда, помните, что главное – процесс, а не результат, и польза от этого, однозначно, будет.

Спасибо за ваше внимание! Делитесь обратной связью в комментариях, задавайте вопросы.