Работа над ошибками сотрудников

Автор: Голованова Анастасия,  Руководитель отдела управления персоналом ООО «Смарт Лоджистик Групп – Оперейтинг»

Человеку свойственно ошибаться. Эта фраза была увековечена ещё до нашей эры древнеримским ритором Марком Аннеем Сенекой. В каждой компании ежедневно сотрудники делают сотни и тысячи ошибок, и мало кто всерьёз работает над тем, чтобы усовершенствовать процессы и решить проблемы в корне.

Для того чтобы понять, насколько эффективно ведётся работа над ошибками в вашей компании, ответьте честно на вопрос: что Вы делаете, если узнаёте о промахах и недочётах сотрудников? Большинство руководителей «вызовут на ковёр» и накажут за ошибку, ведь она приносит или может принести потери компании. Причинно-следственная связь между ошибкой и наказанием сформирована  в каждом из нас. Её источник уходит корнями в детство. Каждый из нас может вспомнить ситуацию, когда взрослые ругали за провинности, лишая возможности погулять или поесть любимое лакомство. Мы все находимся под влиянием такой схемы действий, поэтому если кто-то в нашем присутствии допускает ошибку, то нам приходится приложить немало усилий, чтобы удержаться от нелестных высказываний, неодобрительного покачивания головой, или цоканья языком. Некоторые начальники при этом, демонстрируя высшую степень недовольства, иногда не стесняются доходить до крика и неконтролируемых эмоциональных состояний.

Наша реакция стереотипна, мы действуем, не включая разум. По сути, мы повторяем некий заученный ритуал, абсолютно не думая о том, что мы хотим получить в результате наших действий, сопровождающихся не очень приятными для собеседника эмоциями. Мы так действуем потому, что мы видели, как это делают многие люди в подобной ситуации, и на основании этого мы считаем, что такое поведение и есть наиболее адекватное и целесообразное. В психологии это явление называется принципом социального доказательства. Однако стоит задуматься, правильный ли это путь?

Какую реакцию сотрудника мы хотим получить в ответ? Какова наша цель? К чему на самом деле приводит такая реакция на действия провинившегося работника?

Чтобы ответить на эти вопросы достаточно вспомнить наши собственные ощущения после осознания собственной вины. Даже в случае если нас никто не отчитывает и не наказывает за совершённую ошибку, мы чувствуем себя так, будто это происходит. Если к этому добавляется ещё давление со стороны общественности и руководства, то состояние усугубляется в разы. Давайте добавим к этому ещё дисциплинарное взыскание и закрепим денежным стимулом в виде понижающего коэффициента к премии, чтобы наверняка… За таким наказанием неизбежно следует целый букет негативных чувств: гнев, страх, стыд, печаль. По сути, это полная картина отрицательных эмоций, которые могут возникать у человека. Давайте попробуем глубже разобраться в том, какие последствия мы получаем от этой эмоциональной бури

______________________________________________________________________________

Предлагаем оценить эффективность персонала, провести обучение руководителей и сотрудников, оценку, онлайн оценку персонала, командообразование и бизнес-симуляции.

Алексей Широкопояс — эксперт по развитию персонала, основатель портала КОМПЕТЕНЦИИ /hr-media.ru/  a.shirokopoyas@bis-db.ru; 8-926-210-84-19 

____________________________________________________________________________

Таблица реакций работника и возможных негативных последствий.

№ п/п	Эмоция	Проявление эмоции	Возможные последствия для компании
1.	Гнев	Злость, огорчение, досада, возмущение, раздражение.	Потеря авторитета руководителя. Плохие отзывы о работодателе. Снижение уровня удовлетворенности. Желание забрать у предприятия недополученные деньги любой ценой, мысли о краже. Игнорирование установленных правил.
2.	Страх	Паника, настороженность, ощущение угрозы, чувство неполноценности, неуверенность в завтрашнем дне, тревога, беспокойство.	Сокрытие ошибок и их последствий. Отказ сотрудника от выполнения ответственной работы. Лицемерие перед начальством. Риск совершить новую ошибку из-за излишней напряженности.
3.	Стыд	Ощущение общественного мнения, чувство вины, неприятие критики, необходимость оправдаться.	Отсутствие желания приходить на работу. Прогулы. Искажение информации. Снижение концентрации внимания.
4.	Печаль	Чувство несправедливости, обида на того, кто обнаружил и озвучил ошибку, разочарование, депрессия.	Ухудшение коммуникаций в коллективе. Снижение мотивации к работе. Снижение эффективности работы. Настраивание других сотрудников на уход из компании. Увольнение. Рост текучки.

А какой результат нам был нужен? Мы ведь хотели, чтобы работник больше никогда не допустил ничего подобного. Чтобы он помнил, как ему дорого обходятся подобные вещи, и чтобы уж точно не позволил себе подобной роскоши в будущем. И что же в итоге? Другая ошибка. А ведь прошло слишком мало времени, чтобы он забыл. И, что ещё хуже, после этого может возникнуть необходимость искать новый персонал и тратить время на его обучение.

В современном мире человек становится основной ценностью. Важно, чтобы не только работодатель получал от работника некую пользу для себя, но чтобы и сотрудник на работе испытывал позитивные эмоции. Если задуматься, то работа занимает почти все время, не занятое сном. Она просто обязана приносить удовольствие.

Как же превратить работу над ошибками из проблемы в радость?

Компания «Смарт Лоджистик Групп – Оперейтинг» решает этот вопрос комплексно. Итак, что же делать, если сотрудник совершает ошибку?

Шаг 1. Право на ошибку.

Прежде всего, нужно признать право людей на ошибку. Причем признать это право нужно не только на уровне руководителя компании, но и на всех руководящих уровнях от топ менеджмента  до операционных управляющих нижнего звена. При этом нужно понять еще одну важную особенность: когда работник фактически совершает ошибку, для него не имеет значения, насколько тяжелы финансовые потери от этой ошибки. Финансовые результаты важны для компании и руководства. Работник же совершает промах не потому, что для него не важны последствия, а потому, что об этих последствиях он не догадывается, или недооценивает их. Он вообще не думает о последствиях и, что ещё интереснее, он не осознает в принципе, что совершает ошибку. Скорее всего, он в момент работы вообще думает о чём-то своем, не имеющем отношения к выполняемой работе.

Мы опрашивали работников и пытались узнать их мнение о том, какая ошибка может быть отнесена к категории легкой, какая – к тяжелой. Они не могли сколько-либо определенно ответить на эти вопросы. Для них все ошибки одинаковые. Единственным более или менее подходящим критерием для того, чтобы оценить тяжесть ошибки глазами работника является наличие у совершившего ошибку ЗНАНИЯ о том, как нужно было действовать, чтобы все было правильно. Другими словами, был ли работник ОБУЧЕН тому, как нужно производить эту работу, или нет.

Через этот факт легко подойти к признанию того, что совершенная ошибка уже не его, не работника, а наша, ошибка менеджмента. Это мы его не обучили, не рассказали ему, что и с какой последовательностью он должен делать. И теперь уже имеет значение, какие шаги были предприняты менеджментом, чтобы предотвратить проблему.

Из этого мы делаем очень важный вывод – ответственность за ошибку и ее недопущение в будущем – наше общее дело.

Шаг 2. Рабочая группа.

Итак, когда обнаружен факт ошибки, мы собираем летучку, и вместе идем в «гемба», туда, где была совершена ошибка. «Гемба» с японского буквально означает «реальное место», т.е. место, где создается ценность для потребителя.

Присутствует работник, совершивший ошибку, его непосредственный руководитель, представитель HR, а также лицо, отвечающее за составление рабочих инструкций и обучение персонала. На первом этапе в рабочую группу входит также руководитель высокого звена, присутствие которого придает важность и особую ценность происходящему. В зависимости от процесса, могут привлекаться сотрудники других подразделений, которые принимали непосредственное участие в исследуемом деле. Рабочая группа проводит по горячим следам расследование, вникая в мельчайшие обстоятельства произошедшего события. На этом этапе важно всё, ибо, как всем известно – дьявол кроется в деталях. И здесь нужно акцентировать внимание именно на фактических реальных обстоятельствах, не путая факты с тем, как это нужно было делать по мнению работников, по рабочей инструкции или иным установленным правилам. При этом необходимо разбирать проблемы именно ПРОЦЕССА, а не ЧЕЛОВЕКА, который допустил промах. Это нужно подчеркнуть для всех участников, мгновенно пресекая попытки обвинений, нападок на виновника неудачи.

В дальнейшем рабочие группы станут уже обычным явлением, участие в них топ менеджмента не будет являться необходимым. Процесс станет саморегулируемым.

Как управленцы учились на своих ошибках в бизнесе

Шаг 3. Составление структурированной потоковой диаграммы процесса (СПД).

Далее рабочая группа описывает процесс, или использует имеющуюся СПД, если она уже была ранее составлена. При составлении описания нужно ориентироваться на процесс, какой он есть сейчас. Только когда четко установлены слабые места, можно построить процесс, какой он должен быть. Составляя СПД, важно учитывать мнение сотрудника, сделавшего ошибку, а также работников, исполняющих аналогичный функционал, обладающих более высокой квалификацией, если таковые имеются. Ведь именно они являются непосредственными исполнителями и потому лучше, чем прочие, могут знать оптимальные способы работы. При такой совместной деятельности происходит волшебное преображение, когда совершивший ошибку сотрудник начинает менять ракурс от негативных ощущений в позитивные, поскольку он вовлекается в процесс уничтожения самой возможности совершения подобной ошибки в будущем. Он на своей шкуре осознал, что, если он ошибся в подобном случае, значит, другой сотрудник тоже может допустить ошибку, и тогда уже другой человек, его коллега, может ощутить всю неприятность этой ситуации. Но поскольку ведется работа по предотвращению этой ошибки, то её уже никто не совершит, тем более что он сам именно здесь и сейчас работает над этим! Здесь рождается самая настоящая вовлеченность.

Давайте разберемся, действительно ли во время формирования СПД появляется вовлеченность всех членов команды, и почему. Вовлеченность – это физическое, интеллектуальное и эмоциональное состояние работника, которое мотивирует его выполнять работу в соответствии с установленными правилами и даже лучше.

Оценить вовлеченность можно по критериям:

— информированность о ценностях компании;

— понимание корпоративных ценностей;

— согласие с установленными правилами;

— передача другим сотрудникам установленных правил и ценностей;

— самостоятельное создание корпоративных ценностей.

На приведенном графике видно, что в случае, если работник непосредственно участвует в создании корпоративных ценностей, то он автоматически знает их, понимает, согласен с ними и, безусловно, будет рассказывать об этом коллегам. Он сможет логичнее и четче обучать их тому, как и в какой последовательности производить действия, причём наверняка будет акцентировать внимание именно на тех моментах, которые позволяли вариативность, и в которых у него самого возникали сложности. Таким образом, СПД и является той самой корпоративной ценностью, которую создает сотрудник.

Почему мы применяем СПД для борьбы с ошибками? Дело в том, что ошибка происходит тогда, когда в голове имеется несколько вариантов решения задачи, и мозг затрудняется, какой из них выбрать. Нарушается понимание последовательности производимых действий из-за их многообразия. Потоковая диаграмма похожа на компьютерный алгоритм и допускает только один вариант действий в каждом случае, строго устанавливая порядок совершения операций. Лишние варианты отметаются, и наступает ясность и конкретика. Эффект закрепляется визуализированной схемой, что имеет большое значение для восприятия. При этом риск ошибок сводится к нулю. Некоторые процессы мы дополнительно сопровождаем пошаговыми фотографиями, для того, чтобы зафиксировать результат и сделать его понятным даже для новичка.

2 главных ошибки современных HR — служб

Шаг 4. База данных об ошибках.

Следует отметить тот факт, что на начальном этапе борьбы с ошибками их бывает довольно много, кажется, что по каждой детально разбирать процесс не получится. Для удобства работы с данными необходимо создание файла, в котором фиксируются все факты некорректных действий персонала с указанием на дату, время, место совершения, участок, виновника и прочие, конкретизирующие и идентифицирующие событие сведения. Мы вносим эти данные в Excel.

Анализируя сведения, занесенные в таблицу, можно обнаружить удивляющую взаимосвязь ошибок. Ошибка кладовщика, который неправильно принял товар на склад, по цепочке влечёт некорректное размещение, сделанное водителем штабелера, затем след появляется снова при отгрузке этого же палета с товаром другим кладовщиком, а также прослеживается отсутствие должной осмотрительности оператора, готовившего документы для отгрузки и не исправившего несоответствия. Эта цепочка невнимательных действий уже приводит к претензии от клиента. Таким образом, проанализировав весь процесс, мы можем обозначить стадии, на которых следует произвести дополнительные проверки, и тогда последующий этап будет подстраховывать предыдущий, проверяя корректность действий. Сведения о том, когда нужно проводить проверку на каждой стадии, мы также фиксируем в СПД, либо во время её составления, либо тогда, когда была выявлена закономерность.

Используя базу данных, мы можем категоризировать ошибки по существенным для нас критериям, например, таким как:

— частота совершения;

— финансовые потери компании;

— потери времени на исправление.

Критерии позволяют нам расставить приоритеты для работы и выбрать, над какой ошибкой мы будем работать в первую очередь, если их появилось сразу несколько.

Вносить данные в базу могут руководители любого подразделения, заметившие ошибку, или узнавшие о ней. Владельцем базы данных назначается ОДИН сотрудник. Он отвечает за анализ ошибок и контролирует проведение работы над ними в соответствии с приоритетами. Он же отмечает в таблице, какие действия были предприняты для решения проблемы, а также фиксирует созданные для этого процесса СПД и проведенные с этой целью обучения. Как правило, при правильно организованной работе над ошибками, выбрать владельца таблицы данных не составляет труда – это тот, кто проявляет наибольшую активность и является лидером большинства рабочих групп.

Довольно сложно ломать стереотипы и изменять привычные поведенческие реакции. Однако человеку дан разум для того, чтобы проанализировать возможные последствия своих действий и понять, что будет более эффективным.

Принимая решение двигаться от наказания за ошибки к командной работе по усовершенствованию процессов, мы решаем сразу несколько задач:

— вовлекаем сотрудников в работу;

— обозначаем направление для организационной работы менеджеров;

— детально разрабатываем процессы;

— обеспечиваем качественное обучение персонала;

— выстраиваем кроссфункциональные связи между сотрудниками подразделений;

— обеспечиваем более слаженную и эффективную работу;

— снижаем потери компании.

Таким образом, как бы парадоксально это ни звучало, давая сотруднику право на ошибку, мы снижаем риск ее совершения.

Как определить, каких компетенций не хватает кандидату на руководящую должность

Каждый руководитель время от времени сталкивается с промахами подчиненных. От его реакции на эти проблемы зависит его репутация в коллективе и продуктивность всей команды. Александр Шульгин, управляющий партнер агентства Purrweb, рассказывает, как работать с такими ситуациями, чтобы из неприятных случайностей они превратились в инструмент развития бизнеса.

Почему происходят факапы

Сотрудники совершают ошибки по нескольким причинам. Если это происходит из-за нехватки знаний и soft skills, человеку нужно дать ментора и план обучения. Если ему не хватает ресурсов — пересмотреть загрузку и бюджет проекта, если желания и настойчивости — проверить систему мотивации. Но эти инструменты сработают, только если сотрудник готов меняться.

К счастью, сотрудник был готов пересмотреть свою позицию. Вместе с ним мы вывели проектный менеджмент на новый уровень меньше чем за год. 

Shutterstock/retrorocket

Почему покер-фейс так же вреден, как и грубый разнос

Большинство руководителей понимают, что бурная реакция с криками, а тем более оскорблениями и угрозами — это плохо, но сдержаться удается не всегда. В сложные моменты у человека могут сработать поведенческие паттерны, заложенные еще в детстве. Если вы сорвались на подчиненного больше трех раз подряд — это уже не случайность, а паттерн. Чтобы его победить, нужна осознанная работа.

Чему учат провалы

1. Не вините людей за ошибки, а мобилизуйте их для работы над проблемой

Как-то раз у нас сильно упали продажи. Я не стал искать виноватых, вместо этого собрал продажников и сказал: ребята, в этом месяце может случиться кассовый разрыв. Давайте вместе подумаем, почему у нас нет сделок.

2. Учите сотрудников сообщать о факапах как можно раньше

Николай Петелин, сооснователь банка «Точка», руководитель направления МСБ банка «Восточный»:

Однажды при запуске услуги по регистрации ИП я нанял на это направление перспективного, как мне показалось, сотрудника и отпустил вожжи. А через несколько месяцев выяснилось, что все это время он вместо упрощенной системы налогообложения оформлял клиентам общую, где размер налога выше в разы. Из-за того, что режим налогообложения можно менять только раз год, клиенты компании целый год бы платили повышенные налоги. 

Я исповедую принцип, что если клиент пострадал из-за твоих действий, в том числе финансово, ты должен ему все возместить. Сумма возмещения быстро росла и по первичным подсчетам могла дойти почти до 3 млн рублей. Все это время сотрудник знал о своей ошибке, но не приходил и не сознавался.

О проблеме мы узнали от клиента. Мне пришлось оперативно нанять более опытного бухгалтера из старой гвардии. Она, успев переоформить части клиентов документы, снизила сумму возмещений почти в пять раз. Наши потери были бы меньше, если бы сотрудник рассказал о проблеме вовремя.

3. Конфликты в коллективе повышают риск провалов

Федор Борщев, ex-руководитель проектов «Студии Артемия Лебедева», ex-CTO «ГдеМатериал», консультант-CTO iGooods: 

Когда-то я с партнером пришел руководить командой, в которой все программисты были на ножах и между собой, и с бизнес-заказчиком. Продукт каждую неделю падал, причем каждый раз по новой причине. Каждое обсуждение превращалось в эмоциональную перепалку. Вместо того, чтобы системно разбирать и чинить проблемы, люди винили друг друга: каждый факап воспринимался как предательство, а плохо написанный код — как личная лень программиста.

Мы договорились писать после каждого серьезного фейла Post mortem — документ, в котором рассказывается, почему ошибка случилась, как она развивалась, какие системы защиты не сработали и как ее предотвратить в будущем. 

На проекте был большой технический долг, поэтому договорились с бизнес-заказчиком, что будем разбираться с ним параллельно с разработкой новых функций. За три-четыре месяца спокойно его закрыли. Продакшн перестал падать, в команде наступил мир. Она до сих пор успешно приносит бизнесу деньги.

4. Важно научить команду сверяться с видением заказчика

Николай Петелин: 

В банке разрабатывали дизайн приложения. Ответственный за этот проект руководитель полгода показывал стейкхолдеру банка отдельные элементы дизайна, а когда за месяц до релиза дизайн продукта был презентован целиком, то неожиданно выяснилось, что весь стиль этой работы руководству не нравится. Для разработки этого дизайна нанимали стороннюю команду, потратили много времени и денег, а теперь все это полетело в корзину. Произошло это из-за того, что стейкхолдер, не видя весь дизайн целиком, дорисовывал себе совершенно другую картину, а сотрудник не учитывал этот момент.

Как достичь максимума

• Реакция на ошибку сотрудника должна зависеть от ее причины. Если ему не хватает знаний или ресурсов, это не его ошибка. Если он не согласен с перечнем своих обязанностей, нужно искать компромисс. И только в случае твердого нежелания меняться с сотрудником лучше расстаться.
• Не допускайте появления в коллективе звезд, которые подают свою небрежность в работе как особые права. Это плохой пример для остального коллектива. 
• Не отвечайте на сообщение об ошибке сразу, если чувствуете усталость или раздражение, — отложите разговор на час или на следующий день. 
• Грубость и угрозы в рабочем общении неприемлемы, но и полное отсутствие реакции со стороны руководителя может сработать в минус. Не скрывайте, что вы расстроены из-за ошибки, предложите сотруднику выработать план по ее устранению. 
• После каждой неудачи пишите Post mortem — документ с объяснением, почему произошла ошибка и как ее избежать в будущем. 
• Учите сотрудников сообщать о проблемах как можно раньше — это поможет минимизировать убытки от провала. 
• Отслеживайте конфликты в коллективе — они часто мешают конструктивной работе и усугубляют последствия ошибок.
• Иногда неудачи происходят из-за того, что сотрудник вынужден долго ждать обратной связи от руководства. Чтобы избежать этого, будьте открыты для общения с подчиненными или дайте им больше полномочий. 

Фото на обложке: Shutterstock/retrorocket

Журнал «Кадровое дело», № 3, 2010 г.

Если устремления сотрудника совпадают со стратегией компании, то бизнес процветает. Однако бывает и наоборот. Внутренние потребности работника противоречат устремлениям компании. В результате сотрудник, заботясь о собственном интересе, совершает ошибку. Хорошо, если та поправима. А что делать, если она приводит к негативным для компании последствиям? Поговорим о том, какие ошибки персонала, будут фатальными для компании, и как их предупредить.

Что причиняет вред компании?

Прежде чем говорить о способах борьбы с ошибками, разберем на примерах наиболее типичные из них, которые могут привести к негативным последствиям для организации. В общем виде можно выделить две группы ошибок.

Первая группа ошибок — осознанное причинение вреда компании.

Например, ситуация, которая произошла в одной крупной компании-поставщике продукции. Ее менеджер по работе с ключевыми клиентами получил задание заключить договор (войти в сеть «N»). Он самостоятельно подготовил коммерческое предложение, выбрал несколько образцов продукции, отправился на встречу с представителем клиента и от имени компании-поставщика заключил договор. В результате в резюме сотрудника появилась строчка «подписал договор с «N». Этим не преминули воспользоваться конкуренты и переманили ценного работника. Впоследствии оказалось, что менеджер заявил клиенту не тот прайс*. Протокола переговоров или копии переписки в электронном виде не сохранилось. Контракт уже подписан, сеть требует товар и выполнения обязательств. Получилось, что по условиям заключенного договора суммы штрафа полностью «съедают» прибыль. Деловая репутация компании-поставщика поставлена под удар.

___________
* — Лист с ценами на продукцию.

Причины возникновения подобных ситуаций – в преобладании чрезмерного доверия между сотрудниками, лоббировании собственных интересов, в отсутствии контроля за действиями подчиненных и четкого плана работы для согласования действий работников со стратегией компании и др.

Вторая группа ошибок — неосознанное причинение вреда компании.

Например, ситуация, которая произошла в небольшой региональной компании. Ее секретарь гордилась своей компаний и не упускала возможности при каждом удобном случае рассказать об ее успехах и планах на будущее. Однажды, отвечая на телефонный звонок, разговорилась с приятным молодым человеком на том конце трубки. Звонивший представился корреспондентом газеты, пишущим статью о компании. Секретарь с удовольствием и максимально подробно ответила на все вопросы — и о структуре компании, и об основных клиентах, и в какие регионы ездят менеджеры, и по каким ценам компания закупает товар. Корреспондент (как оказалось, маркетолог компании- конкурента) использовал всю полученную информацию для разработки новой коммерческой политики своей компании. Что усложнило развитие организации, из-за действий секретаря которой «утекли» важные данные.

Причина возникновения подобных ситуаций – в отсутствии регламента о порядке взаимодействия с внешней средой (клиентами, СМИ и т.п.), документов о коммерческой тайне; в беспечности сотрудников и отсутствии стратегии безопасности в компании и др.

СХЕМА

Классификация ошибок, совершаемых сотрудниками

Все описанные случаи объединяет отсутствие в компаниях единого (четкого) плана действий. Часто руководители стараются управлять «по-хорошему» и сохранить дружеские и неконфликтные отношения с сотрудниками. Но планирование и контроль – это одни из основных функций менеджмента. Важно не дожидаться проблем, а предупредить ошибку. Тем более что это всегда дешевле, чем исправлять последствия.

Как поможет корпоративная культура

Хорошим помощником при установлении безопасных отношений с наемными сотрудниками является воздействие корпоративной культуры. А точнее таких ее составляющих, как единые правила для всех, открытость руководства, возможность работать в стройной системе взаимодействия и понятных бизнес-процессов. Однако многие компании не считают нужным устанавливать единые правила и описывать свою деятельность. Между тем, именно понятная всем, строгая последовательная регламентация всех действий помогает во многом обезопасить организацию от ошибочных действий сотрудников.

Поэтому часто всю вину за ошибки сваливают либо на непосредственных руководителей (не уследили, не проконтролировали), либо на менеджеров по персоналу (подобрали плохого работника, не предупредили о его возможные ошибки и т.п.). Чтобы этого не произошло, руководствуйтесь следующей схемой работы с сотрудниками (она сработает, если ее внедрением будут совместно руководить и менеджеры, и специалисты по кадрам):

Шаг 1. Определите и назначьте ответственных (сотрудника, подразделение). Зафиксируйте зоны их ответственности (например, по срокам выполнения задания, по контролю за качеством и т.п.). Эту информацию отразите в проектах должностных инструкции работников и / или положений о подразделении.

Шаг 2. Утвердите приказом по компании должностные инструкции, положения, регламенты и другие документы, регулирующие деятельность как коллективов, так и отдельных работников.

Шаг 3. Доведите до сведения всех пользователей и исполнителей утвержденные документы. Призывайте их внимательно изучать информацию о зонах своей ответственности и предупреждайте о наказаниях (например, штрафах) за игнорирование установленных правил.

Шаг 4. Контролируйте исполнение. Для этого разрабатывайте долгосрочные и краткосрочные планы работы с указанием количественных и качественных критериев оценки деятельности сотрудника / подразделения. Оповещайте сотрудников о введении новых регламентов, разъясняйте непонятные моменты, предупреждайте о последствиях в случае несоблюдения установленных правил. Регулярно отслеживая выполнение регламентов, вы всегда будете держать руку на пульсе, а сотрудники не только привыкнут к контролю, но и будут понимать, для чего он необходим, и начнут развивать навыки самоконтроля.

Еще один вариант работы по предупреждению ошибочных действий персонала (пока еще редко встречающийся) — это утверждение Положения об ошибках. Один из его пунктов, например, может гласить, что если сотрудник сам признает совершение ошибки и сообщит об этом руководителю, то такому работнику будет выплачена премия, размер которой зависит от времени обращения (чем скорее сотрудник признается, тем больше денег получит). Отметим, что в компаниях, где внедряются подобные документы, люди не боятся признавать свои промахи, а совместная работа формирует лояльность и терпимость к коллегам.

Боремся с последствиями промахов

Что же делать при обнаружении ошибки? Первое, что приходит на ум при их выявлении – наказать сотрудника. Однако это не самый эффективный способ работы с персоналом. Покажем более конструктивный способ решения проблемы. Ведь часто именно после совершения ошибки компании находят эффективные и весьма прибыльные способы совершения привычных действий.

Например, эффективно действует следующий алгоритм работы с сотрудниками после совершения ими ошибок.

Первое. Признать ошибку.

Второе. Создать рабочую группу, желательно из сотрудников другого подразделения. Например, для работы с ошибкой работника отдела продаж в состав группы можно включить специалистов из отдела маркетинга, логистики или службы персонала. Можно также привлекать самого сотрудника к работе над ошибкой.

Третье. Определить вид совершенной ошибки (см. классификацию на стр. ). В сложных случаях, например, при больших финансовых или моральных потерях желательно взаимодействие с корпоративным юристом.

Четвертое. Восстановить последовательность действий, повлекших совершение ошибки. Проанализировать вероятность избегания ошибки, а также ее последствия. Для этого надо провести тщательное расследование всех обстоятельств дела, поговорить с работником, допустившим промах.

Пятое. Оценить ущерб от действия. Принять решения об источниках и способах возмещения ущерба.

Шестое. Провести коррекции внутренних регламентов, нормативных локальных актов, действующих в компании (при необходимости). Утвердить изменения приказом и ознакомить с ним всех заинтересованных сотрудников.

Седьмое. Принять решения о необходимости и виде дисциплинарного взыскания по отношению к совершившему ошибку сотруднику. Для этого необходимо проконсультироваться с корпоративным юристом для верного оформления всех кадровых и, при необходимости, финансовых документов.

Восьмое. Составить протокол работы группы для использования в дальнейшем. Этот документ хранить в отделе корпоративной документации. А по итогам отчетного периода (календарный год) руководитель отдела, в котором сотрудник совершил ошибку, должен провести аналитическую работу по проведенному анализу и внесенным изменениям в бизнес-процессы.

Залогом успеха при работе с персоналом будет продуманная и четкая последовательность действий, закрепленная в письменном виде. Важно эти нормы поддерживать с помощью корпоративной культурой. Так вы добьетесь становлению здоровой деловой обстановки в компании. Не бойтесь начинать работу по регламентированию. Ведь неэффективные, неработающие документы всегда можно переработать или отменить вовсе! Не проводите избирательную политику, привлекайте все отделы и всех сотрудников к работе над устранением последствий ошибки. И благодаря всем этим процессам количество форс-мажорных ситуаций по всем направлениям деятельности компаний будет гораздо ниже, а удовлетворенность работой в последовательной в действиях компании выше.

В этой статье Филипп Щиров, сооснователь и директор сервиса Altapp, рассказывает, что вы можете сделать прямо сейчас, чтобы снизить количество ошибок работников.

Ставьте подробные задачи для сотрудников

Работники часто допускают ошибки и упускают важные моменты, потому что не понимают, что им нужно сделать.

Сформулируйте задачу как проблему

Если сотрудник понимает, зачем выполнять ту или иную задачу, он будет корректнее выбирать инструменты для ее решения.

Расскажите сотруднику о требованиях к результату

Ознакомьте подчиненных с критериями, по которым будет оцениваться эффективность работы (KPI), и обозначьте срок выполнения задачи.

Убедитесь, что сотрудник вас правильно понял

Иногда даже подробные инструкции сложны для восприятия сотрудника, поэтому лучше удостовериться, что ваш подчиненный четко понял задачу.

Зафиксируйте задание сотруднику в письменном виде

Закреите задачи в системе планирования вашей компании и поручите сотруднику обновлять статус, чтобы не потерять контроль над ней.

Подключайте сотрудников к работе с клиентами напрямую

Если ваши линейные сотрудники не взаимодействуют с заказчиком, они могут ощущать недостаточную ответственность и относиться к работе легкомысленно.

Распределите работу с клиентами между опытными сотрудникам

Если вы уверены в вашем работнике, поручите ему более тесно работать с клиентами. Это позволит ему еще лучше разобраться во внутренних рабочих процессах и улучшить навыки.

Поручите сотрудникам общаться с заказчиками

Подключите сотрудника к встречам с клиентом и добавьте его в корпоративный чат. Когда работник видит комментарии от первоисточника, он более ответственен и старается качественнее выполнить работу.

Введите программу менторства

Часто сотрудники допускают ошибки из-за недостаточных знаний и опыта. Решить проблему поможет менторство: работники будут обмениваться опытом и справляться со сложными задачами сообща.

Менторство полезно как для наставника, так и для подопечного: более опытный сотрудник структурирует свой опыт и знания, а менее опытный — пройдет полноценное обучение и улучшит свои навыки.

Подготовьте правила и условия менторства для сотрудников

Подготовьте инструкцию, как стать ментором — наставником и менти — его подопечным, описать возможности и вознаграждение за участие.

Сформируйте базу менторов

Рассмотрите сотрудников, которые уже успели продемонстрировать профессионализм и готовы поделиться опытом с коллегами.

Соберите обратную связь о результатах работы участников

Для того, чтобы оценить эффективность программы менторства, вы можете провести опрос среди участников, чтобы узнать результаты их совместной работы.

Равномерно распределяйте нагрузку между работниками

Если ваш сотрудник перерабатывает и ежедневно выполняет десятки поручений, он может столкнуться с эмоциональным выгоранием. Из-за накопленной усталости, он начинает чаще совершать ошибки.

Не нагружайте сотрудников чрезмерным количеством заданий

Постарайтесь оценить, адекватное ли количество задач вы предлагаете — сможет ли ваш подчиненный выполнить их в срок.

Давайте сотрудникам возможность отдыха

Старайтесь не задерживать подчиненных после окончания рабочего дня и не заставляйте работать в выходные. Без качественного отдыха продуктивность сотрудников снижается.

Переключайте внимание подчиненных между видами деятельности

Как известно, сотруднику непросто концентрироваться и удерживать внимание, если он выполняет монотонную работу. Старайтесь чередовать рутинные и креативные задачи.

Регулярно запрашивайте обратную связь у сотрудников

Устраивайте регулярные встречи с подчиненными или проводите опросы, с помощью которых вы узнаете, все ли устраивает сотрудников в их графике работы.

Резюмируя

За каждым бизнесом стоит команда сотрудников, от продуктивной работы которых зависит успех компании. Однако ошибаются все: как начинающие специалисты, так и опытные. Причины ошибок могут быть разными, и иногда они приводят к необратимым последствиям для компании.

Полностью исключить ошибки невозможно, но есть методики, которые помогают свести недочеты к минимуму и не подвергать бизнес риску из-за неверных шагов работников.

Больше полезных материалов для руководителей и предпринимателей в нашем Telegram-канале: подписывайтесь, чтобы быть в курсе последних новостей и событий!