Чтобы помочь людям выбрать элемент в списке или даже дать знать, что ячейка содержит список, можно создать сообщение, которое будет выводится при выборе ячейки. Кроме того, можно указать сообщение об ошибке, отображаемое при неправильном выборе.
Создание входных данных и сообщений об ошибках
Чтобы помочь людям выбрать элемент в списке или даже дать знать, что ячейка содержит список, можно создать сообщение, которое будет выводится при выборе ячейки. Это сообщение можно добавить во все ячейки, содержащие список, или только к первой ячейке столбца.
-
Вы выберите ячейки, для которые нужно создать сообщение, и нажмите кнопку «Проверка данных».
-
На вкладке «Сообщение для ввода» выберите поле «Показывать сообщение при выборе ячейки».
-
При этом введите заголовок. Он будет отображаться полужирным шрифтом.
-
Введите сообщение в поле ввода сообщения. Теперь при щелчке ячейки вы видите всплывающее сообщение.
Хотите узнать больше?
Создание раскрывающегося списка
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
Удаление раскрывающегося списка
Блокировка ячеек
Если
Excel
не может выполнить обработку формулы
в ячейке и вывести результат, то он
генерирует сообщение об ошибке и выводит
его в данной ячейке (вместо самой формулы
или ее результата). Сообщение об ошибке
всегда начинается со знака «#».
Сообщения
об ошибках в Excel
могут принадлежать к одному из 8 типов:
-
######
-
#ЗНАЧ!
-
#ДЕЛ/0!
-
#ИМЯ?
-
#Н/Д
-
#ССЫЛКА!
-
#ЧИСЛО!
-
#ПУСТО!
Как
правило, ошибка ######
возникает, когда полученный результат
не умещается в ячейке. В этом случае
необходимо увеличить ширину столбца.
Ошибка
#ЗНАЧ!
возникает, когда используется недопустимый
тип аргумента, например, пользователь
пытается сложить текстовое и числовое
значение.
Ошибка
#ДЕЛ/0
появляется, когда в формуле делается
попытка деления на ноль.
Сообщение
об ошибке типа #ИМЯ?
появляется, когда Excel
не может найти имя, используемое в
формуле. Например, такая ситуация
возникнет, если:
-
при
наборе имени произошла опечатка; -
текст
ошибочно не был заключен в двойные
кавычки; -
в
ссылке на диапазон ячеек пропущен знак
двоеточия (:).
Ошибка
#Н/Д
является сокращением термина
«Неопределенные Данные».
Ошибка
#ССЫЛКА!
появляется, когда при ссылке на ячейку
указывается недопустимый адрес.
Сообщение
об ошибке вида #ЧИСЛО!
возникает в том случае, когда в формуле
задан неприемлемый аргумент для функции.
Сообщение
об ошибке типа #ПУСТО!
появляется, когда используется ошибочная
ссылка на ячейку или диапазон, например,
задано пересечение двух областей,
которые не имеют общих ячеек.
Ввод и обработка данных в Excel
Значительная
часть работы в Excel приходится на ввод
данных, их редактирование и обработку.
Рабочий
лист в Excel 2007 состоит из 13384 столбцов и
1048576 строк.
В
ячейку рабочего листа можно вводить
число, текст, дату/время или формулу.
Ввод всегда происходит в активную
ячейку. Место появления вводимых символов
указывает мигающий курсор.
Весь
введенный текст и числа отображаются
и в строке формул, и в самой ячейке. При
вводе формул (по умолчанию) в ячейке
отражается результат вычислений, а в
строке формул видна сама вводимая
формула или функция.
При
необходимости можно исправить ошибки
до фиксации ввода или изменить содержимое
ячейки после того, как ввод зафиксирован.
Форматирование и защита рабочих листов
Вводимая
в ячейки Excel информация может быть
отображена на экране различными
способами. Для изменения формы отображения
и доступа к информации используются
средства форматирования и защиты.
Неправильный
формат представления данных может
вызвать значительные проблемы, особенно,
если у пользователя отсутствует
достаточный опыт. Например, если
пользователь введет число 0.9, но в
качестве десятичного разделителя в
настройках компьютера используется
запятая, то введенные данные будут
восприниматься как текст. Опытный
пользователь сразу это заметит, так как
обычно по умолчанию текст выравнивается
по левому краю, а числа – по правому
краю ячейки.
Форматирование
в Excel включает в себя решение следующих
вопросов:
-
изменение
шрифта, размеров, начертания и цвета
символов; -
выравнивание
и изменение ориентации текста и чисел
в ячейках; -
форматирование
чисел, дат и времени; -
форматирование
строк и столбцов; -
создание
и использование пользовательских
форматов; -
условное
форматирование; -
защита
ячеек, листов и рабочих книг; -
использование
стилей при форматировании; -
применение
автоформатов.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Как мы знаем Microsoft Excel используется для хранения табличных данных, разложенных по столбцам и строкам. Но иногда мы хотим наложить некоторые ограничения, например, вносить данные только в определенной области листа или ограничить количество символов, вводимых в ячейку, а при некорректных действиях появлялось сообщение об ошибке. Например, если мы установим ограничение таким образом, что в конкретную ячейку Excel можно вводить только текст, состоящий из 10 символов и настроим такое ограничение, тогда при попытке ввести числовые данные или текстовые данные, превышающие 10 символов появиться сообщение об ошибке.
Добавляем сообщение об ошибках в Excel
На примере посмотрим, как установить ограничение на количество вводимых символов в ячейку.
Выделим ячейку, в которой будем настраивать ограничение (в нашем примере это ячейка E6). Щелкаем по вкладке «Данные» -> «Проверка данных».
В открывшемся диалоговом окне проверки данных выбираем вкладку «Параметры». Здесь вы можете выбрать условие проверки. Это может быть целое число, десятичное, дата, время, длина текста и т.д.
В нашем случае необходимо установить ограничение по длине вводимых символов. Символов должно быть не больше 10. Из выпадающего списка выбираем «Длина текста». Если вы не хотите, чтобы ограничение распространялось на пустые ячейки, поставьте галочку в «Игнорировать пустые ячейки».
Выберете оператор условия «Между» и установите минимальное значение — 1, максимальное – 10.
Перейдите на вкладку «Сообщение для ввода». На данной вкладке настраивается выводимое информационное сообщение. Данное сообщение отображается тогда, когда ячейка выбрана. Заполним заголовок окна ошибки и выводимое сообщение. Заголовок выделяется жирным шрифтом, а сообщение отображается как обычный текст под заголовком.
Теперь создадим сообщение об ошибки Excel. Перейдите на вкладку «Сообщение об ошибки». Проверьте, чтобы стояла галочка напротив «Выводить сообщение об ошибке». На данной вкладке настраивается выводимое сообщение, которое будет показано, если вы укажите не верное значение в ячейке (не соответствующее заданному условию).
Проверим, применилось ли условие. Введем любое длинное текстовое сообщение, превышающее наше условие в 10 символов. Нажимаем «Enter» и видим сообщение об ошибке.
Рассмотренный пример – самый простой способ выводить сообщения об ошибках.
Если Excel не может правильно оценить формулу или функцию рабочего листа; он отобразит значение ошибки – например, #ИМЯ?, #ЧИСЛО!, #ЗНАЧ!, #Н/Д, #ПУСТО!, #ССЫЛКА! – в ячейке, где находится формула. Разберем типы ошибок в Excel, их возможные причины, и как их устранить.
Ошибка #ИМЯ?
Ошибка #ИМЯ появляется, когда имя, которое используется в формуле, было удалено или не было ранее определено.
Причины возникновения ошибки #ИМЯ?:
- Если в формуле используется имя, которое было удалено или не определено.
Ошибки в Excel – Использование имени в формуле
Устранение ошибки: определите имя. Как это сделать описано в этой статье.
- Ошибка в написании имени функции:
Ошибки в Excel – Ошибка в написании функции ПОИСКПОЗ
Устранение ошибки: проверьте правильность написания функции.
- В ссылке на диапазон ячеек пропущен знак двоеточия (:).
Ошибки в Excel – Ошибка в написании диапазона ячеек
Устранение ошибки: исправьте формулу. В вышеприведенном примере это =СУММ(A1:A3).
- В формуле используется текст, не заключенный в двойные кавычки. Excel выдает ошибку, так как воспринимает такой текст как имя.
Ошибки в Excel – Ошибка в объединении текста с числом
Устранение ошибки: заключите текст формулы в двойные кавычки.
Ошибки в Excel – Правильное объединение текста
Ошибка #ЧИСЛО!
Ошибка #ЧИСЛО! в Excel выводится, если в формуле содержится некорректное число. Например:
- Используете отрицательное число, когда требуется положительное значение.
Ошибки в Excel – Ошибка в формуле, отрицательное значение аргумента в функции КОРЕНЬ
Устранение ошибки: проверьте корректность введенных аргументов в функции.
- Формула возвращает число, которое слишком велико или слишком мало, чтобы его можно было представить в Excel.
Ошибки в Excel – Ошибка в формуле из-за слишком большого значения
Устранение ошибки: откорректируйте формулу так, чтобы в результате получалось число в доступном диапазоне Excel.
Ошибка #ЗНАЧ!
Данная ошибка Excel возникает в том случае, когда в формуле введён аргумент недопустимого значения.
Причины ошибки #ЗНАЧ!:
- Формула содержит пробелы, символы или текст, но в ней должно быть число. Например:
Ошибки в Excel – Суммирование числовых и текстовых значений
Устранение ошибки: проверьте правильно ли заданы типы аргументов в формуле.
- В аргументе функции введен диапазон, а функция предполагается ввод одного значения.
Ошибки в Excel – В функции ВПР в качестве аргумента используется диапазон, вместо одного значения
Устранение ошибки: укажите в функции правильные аргументы.
- При использовании формулы массива нажимается клавиша Enter и Excel выводит ошибку, так как воспринимает ее как обычную формулу.
Устранение ошибки: для завершения ввода формулы используйте комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter.
Ошибки в Excel – Использование формулы массива
Ошибка #ССЫЛКА
В случае если формула содержит ссылку на ячейку, которая не существует или удалена, то Excel выдает ошибку #ССЫЛКА.
Ошибки в Excel – Ошибка в формуле, из-за удаленного столбца А
Устранение ошибки: измените формулу.
Ошибка #ДЕЛ/0!
Данная ошибка Excel возникает при делении на ноль, то есть когда в качестве делителя используется ссылка на ячейку, которая содержит нулевое значение, или ссылка на пустую ячейку.
Ошибки в Excel – Ошибка #ДЕЛ/0!
Устранение ошибки: исправьте формулу.
Ошибка #Н/Д
Ошибка #Н/Д в Excel означает, что в формуле используется недоступное значение.
Причины ошибки #Н/Д:
- При использовании функции ВПР, ГПР, ПРОСМОТР, ПОИСКПОЗ используется неверный аргумент искомое_значение:
Ошибки в Excel – Искомого значения нет в просматриваемом массиве
Устранение ошибки: задайте правильный аргумент искомое значение.
- Ошибки в использовании функций ВПР или ГПР.
Устранение ошибки: см. раздел посвященный ошибкам функции ВПР
- Ошибки в работе с массивами: использование не соответствующих размеров диапазонов. Например, аргументы массива имеют меньший размер, чем результирующий массив:
Ошибки в Excel – Ошибки в формуле массива
Устранение ошибки: откорректируйте диапазон ссылок формулы с соответствием строк и столбцов или введите формулу массива в недостающие ячейки.
- В функции не заданы один или несколько обязательных аргументов.
Ошибки в Excel – Ошибки в формуле, нет обязательного аргумента
Устранение ошибки: введите все необходимые аргументы функции.
Ошибка #ПУСТО!
Ошибка #ПУСТО! в Excel возникает когда, в формуле используются непересекающиеся диапазоны.
Ошибки в Excel – Использование в формуле СУММ непересекающиеся диапазоны
Устранение ошибки: проверьте правильность написания формулы.
Ошибка ####
Причины возникновения ошибки
- Ширины столбца недостаточно, чтобы отобразить содержимое ячейки.
Ошибки в Excel – Увеличение ширины столбца для отображения значения в ячейке
Устранение ошибки: увеличение ширины столбца/столбцов.
- Ячейка содержит формулу, которая возвращает отрицательное значение при расчете даты или времени. Дата и время в Excel должны быть положительными значениями.
Ошибки в Excel – Разница дат и часов не должна быть отрицательной
Устранение ошибки: проверьте правильность написания формулы, число дней или часов было положительным числом.
Когда вы вводите или редактируете формулу, а также когда меняется одно из входных значений функции, Excel может показать одну из ошибок вместо значения формулы. В программе предусмотрено семь типов ошибок. Давайте рассмотрим их описание и способы устранения.
- #ДЕЛ/О! — данная ошибка практически всегда означает, что формула в ячейке пытается разделить какое-то значение на ноль. Чаще всего это происходит из-за того, что в другой ячейке, ссылающейся на данную, находится нулевое значение или значение отсутствует. Вам необходимо проверить все связанные ячейки на предмет наличия таких значений. Также данная ошибка может возникать, когда вы вводите неправильные значения в некоторые функции, например в
ОСТАТ(), когда второй аргумент равен 0. Также ошибка деления на ноль может возникать, если вы оставляете пустые ячейки для ввода данных, а какая-либо формула требует некоторые данные. При этом будет выведена ошибка #ДЕЛ/0!, что может смутить конечного пользователя. Для этих случаев вы можете использовать функциюЕСЛИ()для проверки, например=ЕСЛИ(А1=0;0;В1/А1). В этом примере функция вернет 0 вместо ошибки, если в ячейкеА1находится нулевое или пустое значение. - #Н/Д — данная ошибка расшифровывается как недоступно, и это означает, что значение недоступно функции или формуле. Вы можете увидеть такую ошибку, если введете неподходящее значение в функцию. Для исправления проверьте прежде всего входные ячейки на предмет ошибок, особенно если в них тоже появляется данная ошибка.
- #ИМЯ? — данная ошибка возникает, когда вы неправильно указываете имя в формуле или ошибочно задаете имя самой формулы. Для исправления проверьте еще раз все имена и названия в формуле.
- #ПУСТО! — данная ошибка связана с диапазонами в формуле. Чаще всего она возникает, когда в формуле указывается два непересекающихся диапазона, например
=СУММ(С4:С6;А1:С1). - #ЧИСЛО! — ошибка возникает, когда в формуле присутствуют некорректные числовые значения, выходящие за границы допустимого диапазона.
- #ССЫЛКА! — ошибка возникает, когда были удалены ячейки, на которые ссылается данная формула.
- #ЗНАЧ! — в данном случае речь идет об использовании неправильного типа аргумента для функции.
Если при вводе формулы вы случайно неправильно расставили скобки, Excel выведет на экран предупреждающее сообщение — см. рис. 1. В этом сообщении вы увидите предположение Excel о том, как их необходимо расставить. В случае если вы подтверждаете такую расстановку, нажмите Да. Но зачастую требуется собственное вмешательство. Для этот нажмите Нет и исправьте скобки самостоятельно.
Обработка ошибок с помощью функции ЕОШИБКА()
Перехватить любые ошибки и обработать их можно с помощью функции ЕОШИБКА(). Данная функция возвращает истину или ложь в зависимости от того, появляется ли ошибка при вычислении ее аргумента. Общая формула для перехвата выглядит так: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(выражение);ошибка; выражение).
Рис. 1. Предупреждающее сообщение о неправильно расставленных скобках
Функция если вернет ошибку (например, сообщение), если при расчете появляется ошибка. Например, рассмотрим следующую формулу: =ЕСЛИ(ЕОШИБКА(А1/А2);""; А1/А2). При возникновении ошибки (деление на 0) формула возвращает пустую строку. Если же ошибки не возникает, возвращается само выражение А1/А2.
Существует другая, более удобная функция ЕСЛИОШИБКА(), которая совмещает две предыдущие функции ЕСЛИ() и ЕОШИБКА(): ЕСЛИОШИБКА(значение;значение при ошибке), где: значение — выражение для расчета, значение при ошибке — возвращаемый результат в случае ошибки. Для нашего примера это будет выглядеть так: =ЕСЛИОШИБКА(А1/А2;"").