Типичные ошибки кассира

Распространёнными ошибками, которые совершают кассиры при работе на кассовом оборудовании (далее — КСА) являются:
— неверно сформированный платежный документ (чек) (на бОльшую сумму, чем следует);
— не оформление сдачи в платежном документе;
— снятие сменного Z-отчета с неверной датой;
— неправильное оформление записей в книге кассира;
— не оформление купли-продажи через КСА (отсутствует оформленный платежный документ).

1.     Кассир пробил по терминалу, но не пробил по КСА.

1.2 Кассир пробил по терминалу, а показал как наличку по КСА (и наоборот).

Первый случай — это занижение налогооблагаемой базы. Кассир должен написать объяснительную и пробить чек по КСА.

Второй случай — это грубейшая ошибка, которая показывает, что предприятие не следит за кассовой дисциплиной. Такие ошибки приводят к тому, что в книге кассира будет показана неверная сумма остатка денег в КСА.

Как избежать обоих случаев:

• сделать сверку в конце дня до формирования Z отчета,

Сверяем  “Итого” отчета по терминалу и безналичные продажи в X отчете. Эти цифры должны быть равны, если они не равны — значит где-то ошибка. 

• при заполнении книги кассира сверять фактические наличные деньги с данными книги, заполнять книгу кассира ежедневно (каждую смену).

2.     Кассир неправильно пробил чек.

Ситуация 1. Ошибка обнаружена до печати кассового чека.

Ситуация 2. Ошибка обнаружена после печати кассового чека.

В данной ситуации кассир должен:

1) Выдать покупателю новый кассовый чек.

2) Ошибочно сформированный кассовый чек оставить у себя.  

Каким образом оформить такой чек, уточните у обслуживающей КСА организации. Использование (погашение) таких чеков запрещено.

3) В конце рабочего дня (смены) составить реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования и приложить к нему все ошибочно сформированные кассовые чеки за этот рабочий день (смену).

4) При использовании кассового оборудования без СКНО записать в графу 11 книги кассира итоговую сумму, указанную в данном реестре.

5) На кассовом оборудовании с установленным СКНО аннулировать ошибочно сформированный чек.

Ситуация 3. Кассир обнаружил ошибку, а покупатель уже ушел и не вернул ошибочный кассовый чек.

Что делать:

1) Не пробивать на кассовом оборудовании правильный кассовый чек и не составлять реестр ошибочно сформированных платежных документов.

2) В конце рабочего дня (смены) вывести Z-отчет, несмотря на то, что информация этого отчета содержит допущенную кассиром ошибку.

3) Не вносить исправления в Z-отчет.

4) На основании данных выведенного Z-отчета заполнить гр.5, 7, 8, 9 книги кассира.

5) В гр.12 книги кассира указать фактически сданную выручку за рабочий день.

6) В гр.13 книги кассира записать фактический остаток наличных денег на конец дня.

7) Написать объяснительную с указанием, когда, как и на какую сумму произошла ошибка.

3.     Клиент хочет вернуть товар: как сделать это правильно?

Алгоритм действий:

1) Получите устное или письменное заявление покупателя о желании вернуть товар.

2) Проверьте, действительно ли товар купили у вас.

Подтверждением, что товар купили у вас, могут быть:

• чек, квитанция или другие документы,

• свидетельские показания,

• элементы упаковки, подтверждающие приобретение товара у вас.

3) Посмотрите перечень товаров, не подлежащих возврату. Если товар возврату не подлежит, отправьте покупателя домой.

4) Если товар можно вернуть, верните деньги покупателю или поменяйте товар.

Как вернуть деньги:

1) Оформите акт о возврате наличных денежных средств покупателю (если чека нет, то в графе «№ чека» в акте ставьте прочерк).

2) Если покупатель предъявил чек на несколько позиций, верните деньги и копию чека (чек) с отметкой о возврате товара, а чек (копию чека) с отметкой о возврате оставьте у себя.

3) В конце дня в книге кассира в графе 10 «Возвращено сумм наличных денежных средств покупателям» заполните строку на сумму возвращенных денежных средств.

Не возвращайте деньги и не меняйте товар, если товар поврежден покупателем.

4.     Кассир принял деньги без подтверждающих документов.

Любые денежные средства принимаются с оформлением специальных документов или пробитием чека! Есть перечень с исключениями. Смотрите в 117 Инструкции.

5.     Кассир отдал деньги из КСА и не оформил документы.

Такая ситуация — риск для кассира. Только подтверждающий документ докажет, что выручку вы сдали, а не украли. Даже если приходит собственник или директор, требуйте оформления документов!

Например: расходный кассовый ордер. 

6.     Кассир сдал денег больше, чем продал.

Частая ошибка, если не вести учет или книгу кассира. На расчетный счет нужны деньги и кассир сдает сколько нужно. Потом выясняется, что столько денег даже не заработали.

Как избежать: ведите учет и книгу кассира или обращайтесь к профессионалам — мы подскажем.

ВАЖНО: если вы сдаете на расчетный счет больше денег, чем пробили по кассе, ИМНС поймет, что, скорее всего, вы пробиваете не все чеки

7.     Кассир не сдал выручку.

Выручку обязаны сдавать все, кроме ИП. Выручка изымается из КСА не реже 1 раза в 7 дней и не реже 1 раза в 30 дней из кассы предприятия. Подробней.

8. Кассир не сформировал платежный документ и соответственно не выдал его покупателю.

Это ситуация, последствия которой, могут стать для кассира административно наказуемой.
Ст.12.18 Кодекса РБ об административных правонарушениях установлено, что нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет работником ИП или юридического лица либо нарушение установленного порядка приема наличных денежных средств при реализации товаров (работ, услуг) за наличный расчет ИП влекут наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин.

    9. Как внести исправления в книге кассира?

В книге кассира сделана неправильная запись. (Данная ситуация не касается плательщиков единого налога, так как, на сегодняшний день, согласно пункту 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16 они освобождены от ведения книги кассира. 
Записи в книге кассира осуществляются ежедневно в хронологическом порядке, перьевой или шариковой ручкой, без помарок. В начале рабочего дня (смены) производится запись даты, показаний нарастающего оборота кассового оборудования на начало рабочего дня (смены) и суммы наличных денежных средств, полученных кассиром перед началом работ для расходных операций. Данные заверяются подписью ответственного лица (самого ИП или назначенного им работника, например, того же кассира). По окончании рабочего дня (смены) кассир заполняются остальные реквизиты, предусмотренные в форме книги кассира. (пункт 14 Пост. Совета Министров и НЦ РБ от 06.07.2011 №924/16) и ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ 19 марта 2019 г. № 117 «Об утверждении Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами»

Поделитесь этой статьей с вашими кассирами, чтобы в будущем они не повторяли ошибки и исправляли их самостоятельно.

Типичные ошибки кассира в чеках онлайн-кассы: был перепутан способ оплаты (электронные деньги, наличность), неверно указано наименование товара, неправильно выбран способ налогообложения. Так как старый порядок исправления ошибок оператора-кассира более не действует, ФНС предлагает исправлять чеки, пробивая документ с такими же показателями, как и ошибочный, но с признаком «Возврат прихода».

Не так давно компании перешли на работу с онлайн-кассами, которые постоянно на связи с ФНС. Не все кассиры привыкли к такому порядку, в работе порой возникают ошибки, и непонятно, как их исправлять.

Чековую информацию налоговая служба получает в режиме реального времени. Все неточности в отправленных документах приводят к искажениям учёта. В итоге несоответствия между учётом и полученными ФНС данными приведут к штрафным санкциям по отношению к предпринимателю (организации). Ниже указаны наиболее частые ошибки кассиров, влияющих на учёт, и способы их исправлений. Приведены частые ошибки кассира в чеке онлайн-кассы.

Перепутан способ оплаты

В чеке пробивается признак формы расчёта — оплата электронными деньгами или наличностью. Если кассир перепутает этот параметр, то конечная сумма по отчёту не будет совпадать с той, которая окажется в денежном ящике ККТ. Ошибка обнаруживается в конце смены, вычисляется только изучением всех чековых документов, выданных за смену.

Перепутан товар

Кассиром указан в чеке не тот товар, который был продан по факту. Если стоимость такая же, то на ошибку часто просто закрывают глаза. Найти оплошность смогут только при выполнении инвентаризации — будут расхождения в остатках товара.

Указан не тот режим налогообложения

Если компания совмещает несколько режимов налогообложения, она по закону может обойтись и одним кассовым аппаратом. Однако кассир должен правильно указывать систему налогообложения, к которой относится каждый реализуемый товар. Если же покупатель выбрал несколько товаров, подпадающих под разные системы, кассир должен выдать два чека. В соответствии с Приказом ФНС России № ММВ-7-20/229@ от 21.03.17, приложение 2, таблица 5, в каждом чеке разрешается указывать только одну налоговую систему.

Для исключения этих и других ошибок, пользуется большим спросом услуга по обучению работы с онлайн кассами. Это особенно актуально в 2018 году, когда следующий пласт бизнеса обязан будет перейти на ККТ.

Методы исправления ошибок в кассовых чеках

Работа на ККТ, который не соответствует требованиям ФНС (например, неверно настроен), карается штрафами от 10 тысяч рублей (часть 4 статьи 14.5 КоАП РФ). Однако если ошибся кассир, штрафа не будет, но ФНС получит неточные сведения, поэтому данные отчётов необходимо корректировать.

Ошибки ККТ организации когда-то исправляли по такому порядку (п. 4.3 Порядка, утверждённого Минфином РФ от 30.08.93 за № 104):

• изымался чек у покупателя;
• писалась объяснительная кассира;
• составлялся акт, подписываемый комиссией (из числа сотрудников организации).

Письмо Минфина РФ № 03-01-15/46715 от 21.07.17 отменило старый порядок, но новый не ввело. Представители налоговой службы пока предлагают предпринимателям все ошибки кассира исправлять возвратным чеком (пробив чек с такими же показателями, как и ошибочный, но с признаком «Возврат прихода»). Далее можно выдать и нормальный фискальный документ с правильными данными. Налоговики не рекомендуют использовать чек коррекции, он только для исключительных случаев (компания не использовала ККТ или игнорировала отправку отчётов оператору).

Исправить ошибки с помощью «возврата» можно, даже если покупатель уже ушёл (в таком случае товар не возвращают). Так компания просто исправит ошибку кассира, взяв с него объяснительную (образец есть на официальном ресурсе ФНС).

Примечательно то, что частые возвраты также станут «звоночком» для налоговиков и основанием для внеочередной проверки. Тщательно проинструктировав кассиров, по возможности оптимизировав сам торговый процесс, вы избавите себя от лишних проблем с налоговой.

Полезные ссылки:

• Техническая поддержка по онлайн-кассе 
• Когда и как производится перерегистрация ККТ 
• Массовый сбой в работе онлайн-касс: причины и что делать при повторении сбоя

Дата публикации: 10.04.2019 01:37

Переход на новый порядок применения контрольно-кассовой техники поэтапно осуществляется на территории Российской Федерации с 2017 года. За два прошедших года практической работы с кассовыми аппаратами нового поколения Контрольным отделом УФНС России по Чукотскому автономному округу выявлены наиболее типичные ошибки, допускаемые пользователями ККТ.

Одной из часто допускаемых ошибок налогоплательщиков при работе с ККТ является несвоевременная замена фискального накопителя. Как и ранее применявшиеся ЭКЛЗ, фискальные накопители в онлайн-кассах имеют свой срок использования, который может составлять 13, 15 и 36 месяцев. По истечении этого срока фискальный накопитель блокируется и на кассе невозможно сформировать никакие документы. Касса не только не будет выбивать чеки, но не даст и закрыть смену. Да и сам накопитель закрыть для замены будет затруднительно. 

Кассовый аппарат предупреждает о том, что срок действия фискального накопителя истекает. Эти сообщения нужно принимать к сведению своевременно.

Другая распространённая ошибка – замена фискального накопителя без перерегистрации кассы в налоговом органе. Обращаем внимание, что при изменении любых сведений, отражённых в карточке регистрации ККТ, требуется перерегистрация. Работа на кассе после замены фискального накопителя без перерегистрации может стать причиной претензий со стороны налоговых органов и повлечь административный штраф.

Также встречаются случаи не завершения регистрации ККТ. По новому порядку после получения и обработки заявления на регистрацию, налоговый орган направляет пользователю уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ. Пользователь, полагая, что касса уже зарегистрирована, вводит регистрационный номер в кассовый аппарат и начинает работу. Но в налоговом органе регистрация не завершена, для её завершения необходимо сформировать на кассе и передать в налоговую службу отчёт о регистрации – чек, на котором указаны необходимые для регистрации данные. В ответ налоговый орган присылает карточку регистрации, только после этого на ККТ можно работать. В противном случае к пользователю кассы могут возникнуть претензии.

Возвращаясь к теме замены фискального накопителя и перерегистрации, хотелось бы отметить ещё один нюанс. В случае замены накопителя к заявлению на перерегистрацию необходимо приложить отчёт о закрытии старого фискального накопителя. Этот же отчёт понадобится, если кассу необходимо снять с учёта. Однако есть случаи, когда эти отчёты теряются, в результате ни перерегистрировать, ни снять с учёта кассовый аппарат невозможно. Просим обратить внимание на этот момент и обязательно сохранять все сформированные кассой отчёты.

Следующая ошибка – некорректное указание данных кассира. Кассовые чеки содержат поле «кассир», где нужно указывать должность и фамилию сотрудника, который выбивает кассовый чек. Однако зачастую вместо этого в чеке присутствуют слова «кассир», «кассир-оператор», «кассир-администратор» и так далее, а фамилия сотрудника вообще не указывается.

И последний момент, на который хотелось бы обратить внимание – неправильный режим применения контрольно-кассовой техники. Это касается пользователей ККТ в городском округе Анадырь, а также тех, у кого кассы работают в районах округа в режиме передачи данных. Некорректным является нерегулярная передача чеков. Например, в течение 30 дней они не передаются, а в последний день приходят сразу за весь период. Следующие 30 дней — также никаких чеков. Налоговая служба считает это ошибкой. Чеки должны передаваться в онлайн-режиме, а 30-дневный период даётся для устранения неисправностей с интернетом, смены оператора фискальных данных и так далее.

Напоминаем, что ответы на интересующие вопросы в части применения контрольно-кассовой техники можно получить в рамках “Открытых классов”, которые проводятся еженедельно по четвергам в 15-00 во всех офисах налоговой службы, а также по телефону специальной “горячей линии” Управления (42722) 2-94-33.

Кассовая дисциплина — это свод правил, установленный законодательством. И соблюдать их должны все компании и индивидуальные предприниматели, которые так или иначе соприкасаются с финансами, — в ином случае можно получить штраф за нарушение. Однако знают границы дозволенного далеко не все! Иначе проверки не выявляли бы большое количество одинаковых ошибок. Рассказываем, каких именно и как их избежать.

1. Отсутствие записи о поступлении наличных

Это может произойти из-за невнимательности или умышленно — например, если «решено» проводить операции мимо кассы. Но это прямое нарушение! Запись о поступлении денег должна делаться в кассовой книге, важно фиксировать каждое поступление наличных. Никаких исключений!

Если финансовую операцию не зарегистрировали, налоговая служба вправе негодовать. Нарушителю грозит штраф: от 40 тыс. до 50 тыс. рублей для компании, от 4 тыс. до 5 тыс. рублей для ИП.

2. Отказ от ведения кассовой книги при переходе на упрощенную систему налогообложения

Компаниям нужно вести кассовую книгу в любом случае, обязательно фиксировать все операции с финансами. Отказ от этого документа могут позволить себе только ИП, если переходят на упрощенное налогообложение. Штраф за отказ от кассовой книги в этом случае не предусмотрен. А для компаний он составит от 40 тыс. до 50 тыс. рублей.

3. Превышение лимита кассы

В кассе не может лежать абсолютно любая безотчетная сумма из ниоткуда. ИП имеют право не устанавливать лимит, но если все же это сделали — обязаны соблюдать планку. Поэтому лучше заранее подумать, будете вы ставить границы или нет. Изменить решение по ходу пьесы не выйдет.

Все наличные деньги, превышающие лимит, компании должны сдавать в кредитную организацию. В ином случае фирму оштрафуют на сумму от 40 тыс. до 50 тыс. рублей, ИП — от 4 тыс. до 5 тыс. рублей.

4. Трата наличных денег из кассы на аренду рабочего пространства

Нельзя взять вырученные наличные средства из кассы и отдать их за аренду офиса. Для этой цели деньги нужно снять с банковского счета юридического лица и только потом произвести оплату. Касса — это не личный карман руководителя, а учет и отчет перед государством.

Если такая манипуляция с деньгами и арендой все же была произведена, компанию оштрафуют на 40—50 тыс. рублей, а ИП — на 4—5 тыс. рублей.

5. Выдача наличных сотруднику без документа

Как и в случае с арендой, нельзя взять деньги из кассы и отдать их сотруднику даже на рабочие нужды. Например, чтобы купить картридж в принтер или отправить человека в командировку. Все действия должны быть в отчетах, а для этого необходимо заявление работника или приказ. Только по этим документам компания или ИП имеет право выдавать деньги внутри бизнеса.

В ином случае грозит штраф в уже известную сумму: 40—50 тыс. рублей для компании, 4—5 тыс. рублей для ИП.

6. Отсутствие чека

Если чек просто не пробили без всяких причин, компании лучше сообщить об инциденте раньше, чем об этом узнает инспекция. В ином случае фирме грозит штраф 75—100% от суммы расчета, но не менее 30 тыс. рублей. Правила есть правила: все обязаны пользоваться онлайн-кассами. И компании, и ИП, которые в ином случае получат штраф в размере 25—50% от суммы расчета, но не менее 10 тыс. рублей.

Если чек не пробили по объективной причине, например сломался кассовый аппарат, то все равно нужно сообщить об этом в инспекцию самостоятельно. Тогда штрафов не последует. Однако не забудьте сообщить и реквизиты чеков по всем операциям, которые не удалось зафиксировать.

7. Отказ в выдаче чека

Бывает и другая ситуация: когда продавец отказывается выдавать чек по требованию клиента. Это уже умышленное нарушение, ведь фирма и ИП обязаны это делать, а если возникают проблемы с выдачей бумажного чека, можно сделать это в электронном виде. В случае нарушения компании грозит предупреждение или штраф в размере 10 тыс. рублей, ИП — предупреждение или штраф в 2 тыс. рублей.

Чтобы избежать подобных санкций, следует внимательно относиться к ведению кассы и правилам выдачи чеков. Тогда вы минуете штрафы и сможете работать спокойно!

Мнение автора может не совпадать с мнением редакции

Типичные ошибки кассира в чеках онлайн-кассы:

был перепутан способ оплаты (электронные деньги, наличность), неверно указано наименование товара, неправильно выбран способ налогообложения. Так как старый порядок исправления ошибок оператора-кассира более не действует, ФНС предлагает исправлять чеки, пробивая документ с такими же показателями, как и ошибочный, но с признаком «Возврат прихода».
Не так давно компании перешли на работу с онлайн-кассами, которые постоянно на связи с ФНС. Не все кассиры привыкли к такому порядку, в работе порой возникают ошибки, и непонятно, как их исправлять.
Чековую информацию налоговая служба получает в режиме реального времени. Все неточности в отправленных документах приводят к искажениям учёта. В итоге несоответствия между учётом и полученными ФНС данными приведут к штрафным санкциям по отношению к предпринимателю (организации). Ниже указаны наиболее частые ошибки кассиров, влияющих на учёт, и способы их исправлений.

Приведем наиболее частые ошибки кассира в чеке онлайн-кассы.

Перепутан способ оплаты
В чеке пробивается признак формы расчёта — оплата электронными деньгами или наличностью. Если кассир перепутает этот параметр, то конечная сумма по отчёту не будет совпадать с той, которая окажется в денежном ящике ККТ. Ошибка обнаруживается в конце смены, вычисляется только изучением всех чековых документов, выданных за смену.
Перепутан товар
Кассиром указан в чеке не тот товар, который был продан по факту. Если стоимость такая же, то на ошибку часто просто закрывают глаза. Найти оплошность смогут только при выполнении инвентаризации — будут расхождения в остатках товара.
Указан не тот режим налогообложения
Если компания совмещает несколько режимов налогообложения, она по закону может обойтись и одним кассовым аппаратом. Однако кассир должен правильно указывать систему налогообложения, к которой относится каждый реализуемый товар. Если же покупатель выбрал несколько товаров, подпадающих под разные системы, кассир должен выдать два чека. В соответствии с Приказом ФНС России № ММВ-7-20/229@ от 21.03.17, приложение 2, таблица 5, в каждом чеке разрешается указывать только одну налоговую систему.
Для исключения этих и других ошибок, пользуется большим спросом услуга по обучению работы с онлайн кассами. Это особенно актуально в 2018 году, когда следующий пласт бизнеса обязан будет перейти на ККТ.
Методы исправления ошибок в кассовых чеках
Работа на ККТ, который не соответствует требованиям ФНС (например, неверно настроен), карается штрафами от 10 тысяч рублей (часть 4 статьи 14.5 КоАП РФ). Однако если ошибся кассир, штрафа не будет, но ФНС получит неточные сведения, поэтому данные отчётов необходимо корректировать.
Ошибки ККТ организации когда-то исправляли по такому порядку (п. 4.3 Порядка, утверждённого Минфином РФ от 30.08.93 за № 104):
– изымался чек у покупателя;
– писалась объяснительная кассира;
– составлялся акт, подписываемый комиссией (из числа сотрудников организации).
Письмо Минфина РФ № 03-01-15/46715 от 21.07.17 отменило старый порядок, но новый не ввело. Представители налоговой службы пока предлагают предпринимателям все ошибки кассира исправлять возвратным чеком (пробив чек с такими же показателями, как и ошибочный, но с признаком «Возврат прихода»). Далее можно выдать и нормальный фискальный документ с правильными данными. Налоговики не рекомендуют использовать чек коррекции, он только для исключительных случаев (компания не использовала ККТ или игнорировала отправку отчётов оператору).
Исправить ошибки с помощью «возврата» можно, даже если покупатель уже ушёл (в таком случае товар не возвращают). Так компания просто исправит ошибку кассира, взяв с него объяснительную (образец есть на официальном ресурсе ФНС).
Примечательно то, что частые возвраты также станут «звоночком» для налоговиков и основанием для внеочередной проверки. Тщательно проинструктировав кассиров, по возможности оптимизировав сам торговый процесс, вы избавите себя от лишних проблем с налоговой.