Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.
Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.
Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации
В 2013 году было отменено обязательное применение форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Организация теперь вправе самостоятельно разрабатывать формы документов, применяемые в документообороте за исключением некоторых.
Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.
Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:
- по учету кассовых операций (п.4.1.,4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88);
- по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
- по учету услуг по перевозке грузов (Уставы и Кодексы соответствующих видов транспорта, Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Письма Минфина России от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).
Отмечу, что для упрощения документооборота многие организации продолжают применять формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.
Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)
Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен Документом. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то на следующий день после его свершения. Основные требования к обязательным реквизитам при составлении документа содержатся в пункте 2 вышеуказанной статьи ФЗ № 402-ФЗ. Список является закрытым и не содержит упоминания о печати организации или ИП.
Печать
Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.
Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа
В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.
В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.
Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.
Доверенность
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.
Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:
- Следите, чтобы первичные учетные документы организации содержали не только подписи лиц их составивших, но и должности и расшифровки подписей. Кроме этого, должны в наличии быть документы от контрагента, подтверждающие право этих лиц составлять и подписывать данные документы (это могут быть приказы или доверенности).
- Если контрагент не использует печать, то обязательно запросите заверенную копию его Устава, где этот пункт про неиспользование печати закреплен.
- Обратите внимание на даты в доверенностях или актах. Несуществующая дата, например, 31 сентября 2019 в акте или 99.01.2019 в доверенности подписанта приводят к ничтожности документа, а значит, расходы в таком случае документально не подтверждены и не могут быть учтены при налоговом учете.
Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора
Любой хозяйствующий субъект для уменьшения налогооблагаемой базы по НДС и прибыли имеет право применять универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»).
Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.
Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.
Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.
Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя
Часто на практике при получении товара по заключенным договорам поставки отдельной строкой выделены транспортные расходы. На основании п.1-3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утвержденного 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза подтверждается таким первичным документом, как транспортная накладная. Без транспортной накладной груз к перевозке не принимается. Форма транспортной накладной содержится в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.
Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС
Геодезические работы
Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.
Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.
Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.
Установка систем пожарной сигнализации
Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ.
При заверении копий документов проконтролируйте, чтобы обязательно была указана дата заверения, иначе заверенная копия документа юридически ничтожна. При отсутствии лицензий на данные виды деятельности у контрагентов или их приостановке у вас появляется серьезный риск непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами
Часто при проведении строительных работ в аренду берется необходимая строительная техника с экипажем. Согласно п.1 ст. 609 договор аренды, по которому одна из сторон является юридическим лицом, заключается в письменной форме независимо от срока и предмета аренды.
Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?
Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.
Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.
Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально.
Для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ запросите копии ПТС и штатного расписания. При отсутствии в штате контрагента-поставщика необходимого специалиста и в собственности или аренде спецтехники — возрастают ваши риски непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (осн. п.1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность
С 1 января 2020 года обязательный экземпляр бухгалтерской отчетности будет представляться в электронном виде по ТКС в налоговый орган для размещения в специальном ресурсе ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности), за который будет отвечать ФНС (такие изменения в закон о бухучете внес Федеральный закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ).
В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.
Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.
При любой аудиторской проверке в российских компаниях обнаруживаются ошибки в составлении и ведении документации. В организациях, особенно, среднего и малого бизнеса, документами занимаются бухгалтеры. Ошибки возникают из-за невнимательности и незнания актуальных нормативов. Избежать большинства неточностей поможет создание типовых форм. Сохранение ошибок в договорах грозит высокими рисками в случае конфликтов и финансовыми потерями.
Ошибка №1
Неправильно: ООО «Название» в лице генерального директора Ф.И.О, действующего на основании Устава компании, с одной стороны, далее именуемого «Поставщик/Исполнитель/и т.д.».
Правильно: Далее именуемое «Поставщик/Исполнитель/и т.д.».
Почему: Несоблюдение падежной формы. Слово «именуемый» связано не с именем руководителя, а с названием компании. Ошибка не несет в себе рисков, но говорит о недостаточной грамотности составителя договора, снижает уровень доверия партнеров.
Ошибка №2
Неправильно: Срок совершения платежа – 5 календарных/рабочих дней с даты выставления счета.
Правильно: Срок совершения платежа – 5 календарных/рабочих дней с момента/дня выставления счета.
Почему: Дата – недостаточно четкая формулировка в документе. Датами маркируют сутки в календарях или разговорной речи. Для документа лучше использовать более четкие высказывания: день, момент. В случае возникновения спора с партнером, ошибка грозит финансовыми потерями.
Ошибка №3
Неправильно: Выписка согласно счета № ….
Правильно: Выписка согласно счету № …
Почему: При использовании предлога «согласно» дополнительные слова употребляются в дательном падеже. Дательный падеж отвечает на вопросы кому/чему. Риск ошибки – минимальный, но составление договоров с низкой грамотностью понижает уровень доверия к компании.
Ошибка №4
Неправильно: Выплата производится на основание выписки по счету № …
Правильно: Выплата производится на основании выписки по счет № …
Почему: Сложный предлог «на основании» всегда используется в родительном падеже. Как и в предыдущих случаях, такая ошибка не несет финансовых рисков для организации, но существенно ударяет по репутации. Грамотность составления документов – важный показатель профессионализма персонала компании.
Ошибка №5
Неправильно: В лице генерального директора Иванова И.И.
Правильно: В лице генерального директора И. И. Иванова.
Почему: Инверсия имени и разделение пробелов инициалами – незначимый с юридической точки зрения элемент в договорах. Несмотря на это, в крупных компаниях используется именно такая маркировка имен значимых лиц. Никаких рисков или проблем неправильный вариант не несет, однако разделенное пробелами, инвертированное имя считается хорошим тоном, упрощает поиск информации документах.
Ошибка №6
Неправильно: Оплатить стоимость поставки, оплатить неустойку по договору в размере … рублей.
Правильно: Оплатить поставку, выплатить неустойку по договору в размере … рублей.
Почему: Глаголы оплатить и выплатить следует использовать правильно. Оплачивают предмет напрямую – поставки, товары, услуги. Слово стоимость лишнее. Выплачивают суммы, указанные в документе. Слово «выплатить» можно заменить на «заплатить». Юридических или финансовых рисков ошибка не несет.
Ошибка №7
Неправильно: Оплата товара перечисляется в 10-ти дневный срок с момента заключение договора.
Правильно: Оплата товара перечисляется в 10-дневный срок с момента заключения договора.
Почему: Буквенное оформление окончаний требуется только при перечислении. В случае указания конкретной суммы, срока или числа, окончание выделять не нужно. Кроме того, неправильной будет формулировка слова «дневный».
Ошибка №8
Неправильно: Действия, совершенные гос. органами, регламентируются…
Правильно: Действия, совершенные госорганами, регламентируются…
Почему: Выражение «государственные органы» пишется раздельно только в полном размере. Сокращение «госорганы» всегда слитное.
Ошибка №9
Неправильно: По установленным договором положениям заявляются требования.
Правильно: По установленным договором положениям предъявляются требования.
Почему: Глагол «заявлять» относится к просторечным. В тексте документов употреблять его не рекомендуется, лучше заменить на более официальное «предъявлять».
Неправильно: Обе стороны осуществляют контроль за исполнением настоящего договора.
Правильно: Обе стороны осуществляют контроль исполнения настоящего договора.
Почему: Выражение «контроль за» — просторечное. Использовать его в деловых документах не рекомендуется.
Перечисленные ошибки относятся к нарушениям делового этикета. В большинстве своем они не несут рисков для организации, но раздражают более грамотных партнеров. Существуют также ошибки, несущие существенные риски для всех сторон.
Самые опасные ошибки в договорах
Подписание договоров с подобными ошибками несет весомые риски:
- Отсылка к недействительным положения в договоре. К таким положениям относятся пункты, которые невозможно или преднамеренно сложно исполнить сторонам. В случае судебного разбирательства, документ может быть признан недействительным.
- Ограничение прав контрагента. В документах встречаются записи по типу «организация такая-то не несет ответственности за качество поставляемых товаров/услуг». Если партнер обнаружит подобную запись, то в судебном порядке он сможет признать сделку недействительной.
- Искажение действительных данных. Такие ошибки совершаются преднамеренно по различным причинам. После любой проверки искажение будет обнаружено.
Ведение бухгалтерской деятельности связано с постоянным контролем правильности заполнения документов и форм. Чаще всего, ошибки в договорах не несут серьезных рисков для организации, но раздражают партнеров. Составление грамотной документации поможет улучшить репутацию фирмы, снизить риски финансовых потерь в виде штрафов и отмененных сделок.
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Из статьи вы узнаете, какие ошибки допускают руководители при организации документооборота, к каким негативным последствиям это приводит, как предотвратить и исправить ошибки.
Ошибка 1.
Наличие участков работы, за риски на которых никто не отвечает
Представим себе обычное предприятие, в штате которого есть юристы, бухгалтеры, кадровики, технические специалисты. Когда возникает какая-либо неприятность, руководитель разводит руками и спрашивает: «Почему меня никто не предупредил?» Персонал задает встречный вопрос: «А кто должен был вас предупредить?» Ведь каждый выполнял обязанности согласно своей должностной инструкции (или трудовому договору) и отвечал ровно за то, за что должен был отвечать.
Ситуация 1
Недавно на семинаре мне задали следующий вопрос. В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. В организации, где слушатель работал бухгалтером по расчету заработной платы, соблюсти данное требование законодательства не получалось: заявление на отпуск поступало в бухгалтерию слишком поздно, так как работник писал его за пару дней до ухода в отпуск. В результате оплата происходила в день, предшествующий началу отпуска. Бухгалтера интересовало, как их организация может обезопасить себя.
Отвечаю, что в данном случае никак. Что есть диспозитивные нормы законодательства (обязательства, которые они устанавливают, могут быть изменены по договоренности сторон, например, путем подписания дополнительного соглашения между работодателем и работником) и императивные (обязательства по ним скорректировать нельзя, даже если работник тем или иным образом выразит свое согласие на подобные изменения).
В статье 136 ТК РФ прописаны императивные нормы. Штрафы за несвоевременную выплату отпускных установлены ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Судебные решения по поводу наложения данных штрафов легко найти в свободном доступе (Постановление Санкт-Петербургского городского суда от 18.01.2016 № 4а-29/2016).
Такой ответ слушателя не устраивает, он просит найти решение его проблемы. Как выясняется, в организации есть график отпусков, однако довольно часто оплачиваемый отпуск предоставляют по заявлению сотрудника, которое его непосредственный начальник подписывает буквально за день до отпуска. Далее заявление подписывает руководитель предприятия, потом оно поступает в отдел кадров. Кадровики составляют приказ, который передают в бухгалтерию. Работники бухгалтерии возмущаются, что отдел кадров взял заявление, поступившее слишком поздно, а кадровики отвечают, что не могли не оформить приказ, так как на нем стояла подпись директора.
«Раз руководитель предприятия поставил подпись на таком приказе, значит, он принял на себя риски в данном случае. Вы не можете принимать за него решение. Ведь речь не идет об уклонении от уплаты налогов, где бухгалтер тоже может быть привлечен к ответственности. Почему вас это так волнует?» — спрашиваю я бухгалтера. «А вдруг он спросит, почему мы не предупредили его о рисках?» — задает он встречный вопрос.
Безусловно, очередной оплачиваемый отпуск должен оформляться в другом порядке. По общему правилу, работнику отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, и если что-то меняется в порядке его предоставления, то в график должны быть внесены соответствующие изменения. Поэтому если работник обращается к своему руководству и просит предоставить ему отпуск в заранее не согласованное время, то работодатель вправе отказать.
Проблема, которую поднял слушатель, была гораздо шире: кто должен в таком и аналогичных случаях предупреждать работодателя о рисках и подтверждать своей визой, что их нет? Юристы? Они зачастую даже не видят кадровых документов, занимаются договорами, судами и крупными проектами. Кадровики, к которым подобные и иные приказы поступают уже подписанными согласно порядку, установленному в организации? Бухгалтерия, в задачу которой входит оплата отпуска по приказу, а не разматывание клубка проблем, причины которых кроются на предыдущих этапах?
Рассмотренная ситуация — частный случай. На самом деле рисков, связанных с персоналом и кадровыми документами, может быть больше. На многих предприятиях отсутствует лицо, подтверждающее своей подписью безопасность совершения того или иного действия, связанного с персоналом. Риски предприятия, за оценку которых никто на практике не отвечает, не только кадровые. Если речь идет о строительстве, это могут быть юридическо-технические риски.
Если руководитель хочет, чтобы его предупреждали о рисках, он должен понимать, на каких участках они гипотетически могут возникнуть. Ему нужно знать, какой специалист компетентен и может предупредить о рисках. Нужно продумать систему оформления документов, чтобы этот специалист своей визой подтверждал отсутствие рисков по данной операции или писал сопроводительное письмо, обосновывающее, почему данные риски могут возникнуть.
Отсутствие кадровых рисков может подтверждать руководитель кадровой службы, который будет визировать приказ до того, как тот попадет на стол директору; технико-юридических — руководитель технической службы или юрист.
Если руководитель подписал документы, а потом отправил их компетентным специалистам для исполнения, то это означает, что риски на себя он уже принял и пенять потом на других лиц, что его не предупредили, он не может.
Ошибка 2.
Руководитель подписывает договор только при наличии визы юриста
Юрист не руководитель предприятия, чтобы решать, что подписывать, а что нет. И не служба безопасности, чтобы хватать руководителя за руки со словами: «Этого подписывать нельзя».
Ситуация 2
Работая в московском агентстве недвижимости, своей подписью я должна была подтверждать отсутствие гражданско-правовых и налоговых рисков. Мне принесли проект договора, согласно которому для нашего агентства поиск покупателей недвижимости осуществляла другая компания.
Интересуюсь у менеджера, какой объект (свой или чужой) мы продаем (хотя понимаю, что своих объектов нет и продавать в общем-то нечего) и почему наша фирма обратилась в стороннюю организацию, если в московском подразделении компании работает 300 человек, каждый из которых был бы рад выполнить подобную работу. Выясняется, что был заказчик, который хотел, чтобы часть работы по проекту выполнило одно агентство недвижимости, другую часть — другое. Все деньги, полагающиеся обоим агентствам, вначале перечислят нам, а потом мы перечислим второму агентству по тому договору, который мне принесли.
Спрашиваю, почему нельзя заключить договор, в котором фактические отношения будут соответствовать его тексту: один заказчик, два соисполнителя, четко прописанные действия каждого, права, обязанности, выплачиваемое вознаграждение (тем более непонятно, зачем нам принимать участие в расчетах между заказчиком и вторым агентством).
После моего вопроса у менеджера отдела маркетинга начинается истерика, смысл которой состоит в том, что так никак сделать нельзя, но почему, он рассказать не может. Объясняю, что завизировать такой договор не могу: налоговики могут счесть расходы необоснованными, так как для работы, выполнить которую может любой из 300 наших специалистов, мы зачем-то согласно договору привлекаем третьих лиц.
Истерика менеджера становится еще больше. Попытки объяснить, что я не руководитель организации и если последний захочет, то подпишет оное творение, не помогают. Получить внятное объяснение, почему нельзя должным образом оформить данный договор, мне так и не удалось.
Миссию юриста в процессе документооборота многие воспринимают несколько странно. Недавно на «Фейсбуке» я прочла мнение одного менеджера (привожу здесь, так как полагаю, что он выражает представление о юристах значительного количества людей): «Юрист в отличие от нас, менеджеров, не передовик… Написать правовое заключение, скомпилировав части законов, — много ума не надо! Юрист должен на любую мою хотелку менеджера придумать, как это сделать. А если делать так, как говорят юристы, можно вообще закрывать фирму и не работать».
Во-первых, внутренний юрист вообще не должен ничего придумывать. На юридическом факультете учат другому: оценивать договоры, разбираться в судебном процессе и т. д.
Конечно, есть специалисты, которые могут что-то придумать, но, как правило, это специалисты консалтинга очень высокой квалификации. Они специализируются именно на такой работе и берут за нее столько, что оплата мозговой деятельности подобного специалиста может стоить во много раз больше, чем барыши, которые гипотетически можно получить от реализации априори нецелесообразной прихоти менеджера, если таковые вообще будут (пишу как руководитель консалтинговой компании, занимающейся поиском нестандартных решений).
Во-вторых, юрист не может давать советы, что делать, так как внутренний юрист нужен прежде всего для того, чтобы объективно рассказать собственнику о рисках. Представим, что вашему юристу поступил конкретный договор. Некоторые риски он может устранить самостоятельно путем переговоров с уполномоченными лицами контрагента; некоторые — с помощью менеджера, который ведет данный проект и обсуждает условия работы с контрагентом.
Может случиться, что отдельные риски не будут устранены, так как юрист не вправе принимать решения за вашего контрагента, диктовать коммерческие условия менеджерам с обеих сторон. Тогда руководитель предприятия может сказать: «Да, условия рискованные, но мы на них пойдем, так как этот клиент нам очень нужен» или «Нет, пусть они принимают наши условия или сделки не будет». Чтобы принять решение, руководитель должен знать, какие риски не устранены после всех согласований. Эти риски юрист должен ему объективно описать.
Представьте себе, что стоит, как в сказке, столб и на нем написано: «Направо пойдешь — коня потеряешь, налево пойдешь — себя потеряешь». Вы же к столбу не станете предъявлять претензии за то, что он вам указывал, куда идти, тем более что куда идти, он и не говорил.
Что происходит на предприятиях? Очень часто пытаются переложить ответственность за риски предприятия с его руководителя на эксперта. Многие считают, что хороший юрист тот, который оперативно визирует все документы. Однако в большинстве случаев так поступают юристы, которые не видят рисков из-за низкой квалификации или потому, что им просто лень разбираться в том или ином вопросе. Нередко юрист не указывает риски в силу того, что не хочет конфликтовать с не очень умными людьми, пытаясь рассказать им, с какими неприятностями они могут столкнуться, если совершат те или иные действия.
Так и хочется сказать: «Уважаемые инфантильные руководители и менеджеры, если вы не можете воспринимать объективную оценку ситуации, сделайте факсовую подпись якобы существующего на вашем предприятии юриста, ставьте ее на каждый документ самостоятельно до того, как его подписать, если факт ее наличия вас успокаивает. Взрослые люди должны понимать, что не на каждом договоре будет поставлена виза. При ее отсутствии, зная риски, руководителю придется взять на себя ответственность и подписать договор или отказаться от него».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2017.
Языковые
ошибки:
Лексические
—
употребление слова в несвойственном
ему значении, что делает речь
неточной. (Нагрузка
на работника прокуратуры такова, что
он физически не может удовлетворить
всех жалобщиков», (надо: Нагрузка на
работника прокуратуры такова, что он
физически не может рассмотреть обращения
всех заявителей).
—
неразграничение конкретной и отвлеченной
лексики. Предлагаем
полное излечение алкоголиков и других
заболеваний (надо: алкоголизма)
—
ошибки, связанные с лексической
сочетаемостью слов. раницы лексической
сочетаемости определяются семантикой
слов, их стилистической принадлежностью,
эмоциональной окраской, грамматическими
свойствами. Лексическая
сочетаемость в деловой речи стандартна:
контроль – возлагается.
—
ошибки, связанные со смешением паронимов.
Большие трудности возникают при
употреблении однокоренных слов, близких
по звучанию, но не совпадающих в значениях,
то есть паронимов, например:
подпись — роспись, виноватый — виновный,
авторитетный – авторитарный.
—
ошибки, связанные с неправильным
использованием многозначных слов и
омонимов. Лашуков
с неустановленным лицом совершил
ограбление… (надо: Лашуков и неустановленное
лицо… или Лашуков совместно с
неустановленным лицом).
—
ошибки, связанные с выбором синонимов.
—
ошибки, связанные с выбором антонимов.
—
ошибки, связанные с речевой избыточностью.
Речевая избыточность возникает при
повторной передаче одной и той же мысли,
например:
Их потрясло зрелище пожара, свидетелями
которого они были.
—
ошибки, связанные с употреблением
диалектизмов, просторечий, жаргонизмов.
—
ошибки, связанные с лексической неполнотой
высказывания. Неполнота высказывания
заключается в пропуске необходимого в
предложении слова.
—
ошибки, связанные с дефразеологизацией.
Особого внимания требует употребление
в речи фразеологизмов, то есть сложных
по составу языковых единиц, имеющих
устойчивый характер. Для фразеологизмов
характерно постоянство состава, при
его искажении мы получаем серьезную
речевую ошибку: Писатель
идет в одну ногу со своим временем (надо:
в ногу со временем).
—
ошибки, связанные с использованием
иноязычной лексики. Важно понимать, что
принцип употребления иноязычной лексики
един: речь должна быть предельно ясной
и понятной. В процессуальных актах
использование заимствованной лексики
должно быть обоснованным. Иноязычные
слова уместны, если являются терминами.
Морфологические
У
имен существительных:
—
Ошибки, связанные с особенностями
категории рода;
—
Ошибки, связанные со склонением фамилий.
—
Ошибки, связанные с вариантами падежных
окончаний имен существительных.
—
Ошибки, связанные с неправильным
употреблением падежей.
У
имен прилагательных:
—
Ошибки, связанные с выбором полных и
кратких форм имен прилагательных в силу
семантических, стилистических и
грамматических различий.
—
Ошибки, связанные с синонимией форм
степеней сравнения имен прилагательных.
—
Ошибки, связанные с синонимическими
формами кратких имен прилагательных.
У
имен числительных:
—
Ошибки, связанные с трудностями в
употреблении количественных числительных.
—
Ошибки, связанные с трудностями в
употреблении собирательных числительных.
В
официально-деловых бумагах нельзя в
одном предложении писать последовательно
числа, соответствующие датам, денежным
суммам, количествам чего-либо.
У
местоимений:
—
Ошибки, связанные со стилистическими
вариантами форм местоимений 3-го лица
—
Ошибки, связанные с употреблением
местоимений себя и свой.
—
Ошибки, связанные с употреблением
местоимений всякий, каждый, любой.
У
глаголов:
—
Ошибки, связанные с трудностями
употребления некоторых глагольных
форм.
—
Ошибки, связанные с синонимией форм
причастий и деепричастий.
Синтаксические
Ошибки,
связанные с неправильным порядком слов
в предложении. В
русской письменной речи информационная
роль порядка слов возрастает к концу
предложения.
Нарушение
специфики употребления деепричастных
оборотов. Деепричастный оборот служит
средством передачи действия, происходящего
одновременно или в связи с другим
действием. Деепричастным оборотом
следует начинать, а не завершать фразу.
Ошибки,
возникающие в результате незнания
структуры сложного предложения.
Распространенной ошибкой является
неоправданное усложнение текста
документа: насыщение сложноподчиненными
предложениями с однотипными придаточными
частями, длиннейшими перечислениями,
сложно построенными вставными
конструкциями, развернутыми цитатами.
Юридико-технические
ошибки в оформлении
Данный
вид ошибок выражается: в неправильном
оформлении реквизитов нормативного
правового акта; неверном оформлении
сносок и примечаний, а также в их
неправильном применении; отсутствии
или неправильном указании источников
официального опубликования нормативных
правовых актов, на которые делаются
ссылки в документе; неверной рубрикации
составных частей (разделов, глав, пунктов,
подпунктов, параграфов и т.д.); расхождение
в названиях документов, указанных в
основном документе (постановление,
решение и т.д.), и их наименованиями,
указанными в приложении к основному
документу; неправильном написании дат
и т.д. К данному виду ошибок относится
также применение в заголовке нормативного
правового акта сложных и длинных
конструкций, которые затрудняют
систематизацию и понимание нормативного
акта.
Структурные
ошибки
Неверное
построение документа.
Расположение сносок не внизу страницы,
а по ходу текста. Неправильное оформление
приложений. Отсутствие реквизитов во
вступительной части. Важно, чтобы каждый
аспект содержания занимал определенное
место в логической структуре документа
и не совпадал с другим аспектом.
Несоразмерное
положение частей документа. Вступительная
часть больше основной.
Логические
ошибки
Нарушение
в единообразном понимании терминов.
В одном документе допускается понимание
термина в нескольких взаимоисключающих
значениях.
Неявные
термины.
Используются термины, определение
которым не дано.
Нарушение
в согласованности различных правовых
документов (частей правового
документа). Нарушение
взаимодействия положений документа.
Следовательно, одно предписание
(нормативное или индивидуальное) не
проистекает из предыдущего.
Коллизия.
Противоречия между правовыми документами
(частями правового документа). Две и
более нормы несовпадающего содержания
претендуют на то, чтобы быть примененными
к одному и тому же случаю.
Нарушение
последовательности мыслительных
операций, используемых при построении
документов. Когда
суждения непоследовательны, одно не
вытекает из другого. Приводит к
недоброкачественности умозаключения.
Неубедительность
правовых документов.
Несоответствие документа действительности.
Его ложность.
Содержательные
ошибки
Общественное
отношение не находится в сфере правового
регулирования.
Отсутствие
полноты правового регулирования.
Отсутствие
однородности правового регулирования.
Как оформить документы-основания в приказе
Как указывать документы в преамбуле приказа,
во исполнение которых он издается. И как перечислить документы-основания ниже распорядительных пунктов приказа для подтверждения обоснованности принятых решений. Показываем примеры возможных вариантов оформления. Как это делается в унифицированных формах (серии Т) приказов по личному составу, утвержденных Госкомстатом России. И как оформить блок с документами-основаниями в приказе по основной деятельности. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Надо ли ставить точку между номером раздела (пункта) и заголовком (текстом)?
При составлении каких документов надо
ставить точку после номера пункта (раздела) для его отделения от текста, а в каких документах этого делать не стоит. Почему для разных документов эти правила различаются (рассматриваем стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка). Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного
гуманитарного университета
График отпусков: актуализируем в течение года
По какой форме составлять график отпусков
(и как можно модифицировать госкомстатовскую унифицированную форму № Т-7). Какие организации могут его не издавать. После утверждения графика отпусков на следующий год этот план сталкивается с реальностью. На примерах показываем, как отразить в графике: перенос, продление, отзыв из отпуска, замену денежной компенсацией, изменение сведений о работнике (фамилия, должность, подразделение). Как можно оформить приложение к графику отпусков в середине года с отпусками новых сотрудников, принятых в текущем году.
Светлана Зимина
консультант по кадровому делу и трудовому
праву
Какие кадровые приказы стали необязательны
Рассказываем о приказах о приеме на работу,
о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.
Елена Кожемякина
управляющий партнер юридической компании
BLS
Оформляем приказ по обновленным правилам
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал
правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации
офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
Правила написания адресов
Основное внимание мы уделили отечественным
правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Быкова Т.А.
доцент кафедры документоведения РГГУ,
кандидат исторических наук
Общие правила составления и оформления протокола
Только правильно составленный и оформленный
протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами,
документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Письмо: все тонкости оформления реквизитов
Статья содержит 44 примера оформления всех
реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Валентина Янковая
канд. ист. наук, доцент Российского государственного
гуманитарного университета