Справочные материалы Типичные ошибки в языке деловых бумаг
Лексические ошибки
1. Неправильное
использование слов-терминов.
Например: Доставленные
заготовки зубчатых колес не имеют
маркировки и свидетелей
(из делового письма).
Термин образцы-свидетели
используется узким кругом специалистов,
поэтому текст не был понят получателем
документа.
2. Неоправданное
употребление иностранных слов. Например:
Срок выполнения задания может быть
пролонгирован
(продлен).
Нет смысла
использовать иностранное слово, если
есть русский термин, обозначающий данное
понятие. Употребление иностранной
лексики должно быть обусловлено
требованием необходимости, уместности
и точности словоупотребления.
3. Употребление
архаизмов.
К числу слов и
оборотов, исторически свойственных
деловой письменной речи, но в настоящее
время ощущаемых как архаичные следует
отнести: при
сём (при
этом); на
предмет
(для); каковой
(который); отношение
(письмо); в
настоящем..
(в этом…); вышепоименованный
(указанный выше) и т.п.
4. Плеоназм и
тавтология. Плеоназм (от греч. pleonasmas
– избыток, чрезмерность) – один из видов
многословия; проявляется в употреблении
в речи близких по смыслу и потому
логически излишних слов.
Например:
Израсходовано 150 рублей денежных
средств.
Тавтология (от
греч. tauto
– то же самое, logos
– слово) – один из видов многословия;
заключается в повторении однокоренных
слов или одинаковых морфем. Например:
Следует
учитывать следующие
факторы.
5. Неразличение
паронимов, например: Командировочный
прибыл в указанное время.
Слово командировочный
(образованное от существительного
командировка)
употребляется как прилагательное и
существительное, используется в
литературном языке по отношению к
неодушевленным «предметам» –
документам, денежным средствам,
полагающимся лицам, отправляемым в
командировку: командировочное
удостоверение, получить командировочные.
Слово командированный
(образованное от глагола командировать)
имеет значение ‘находящийся в командировке’
и, в отличие от слова командировочный,
употребляется только по отношению к
людям. Например: Я поселился в маленьком
доме для командированных.
6. Ошибки в
употреблении синонимов. Например:
Высылаем в ответ на Ваше требование от
12.05.95.
В данном случае в
официально-деловом стиле преимущественно
употребляется синонимичное слово
запрос,
а не требование.
Грамматические ошибки
1. Ошибки в управлении
(то есть в постановке зависимого слова
не в той падежной форме, которую требует
управляющее слово). Например: следует
писать –
согласно,
благодаря, вопреки
(чему?) соответствующему
положению
(а не
положения).
Запомните:
руководитель,
начальник (чего?)
отдела,
центра; заведующий
(чем?) отделом,
кафедрой.
2. Ошибки при
употреблении полной и краткой форм
прилагательных. Например: Изменение
графика отпусков работников отдела
нежелательное (нежелательно).
В официально-деловой
речи краткие формы имен прилагательных
в качестве сказуемого более употребительны,
чем полные. Полные формы в подобных
фразах воспринимаются как разговорные
и даже просторечные.
3. Ошибки при
употреблении количественных имен
числительных. Например: Депутат
встретился с шестьюстами шестьдесят
шестью рабочими завода
(Правильно: шестьюдесятью).
Несклонение или
неполное склонение сложных и составных
числительных является нарушением
общелитературной нормы.
4. Нарушение правила
употребления деепричастных оборотов.
Стандартные фразы
многих документов начинаются с
деепричастных оборотов, например:
Учитывая…;
Считая…; Принимая во внимание…;
Руководствуясь…
и т.п.
Составители деловых
бумаг часто допускают ошибки, не учитывая,
что оба действия, называемые как
глаголом-сказуемым, так и деепричастием,
в предложении должны относиться к одному
и тому же субъекту (к одному и тому же
подлежащему). Например: Проработав
два месяца, у него возникли осложнения
с начальником цеха.
Правильный вариант: Проработав
два месяца, он испортил отношения с
начальником.
5. Неправильное
использование предлогов.
В деловой речи
широко распространены как производные,
так и непроизводные предлоги, например:
согласно
постановлению…,
вопреки
решению…, по
отношению
к…, в течение
указанного
срока…, вопрос о
доверии (кадрах), по
решению (суда)… и т.п.
Ошибки возникают
в случае:
-
неправильного
выбора предлога: Рабочие опоздали, и
через
них машина простаивала (вместо,
из-за них); -
неправильного
выбора падежа: Согласно постановления
правительства… (вместо Согласно
постановлению
правительства…); -
злоупотребления
предлогами (употребления их там, где
не нужно, например: Директор завода
отметил о
важности
поставленной проблемы. Правильно:
отметил
важность…
6. Ошибки, связанные
с неправильным порядком слов в предложении.
Например: Для определения фонда оплаты
в конце года
уточняются расценки на продукцию.
В письменной речи
информационная роль порядка слов
возрастает к концу предложения, поэтому
в данной фразе непонятно: расценки
уточняются в конце года
или расценки
уточняются для определения фонда оплаты.
По-видимому, это предложение должно
быть составлено так: Для
определения фонда оплаты расценки за
продукцию уточняются в конце года.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
О стилистике, которая, по словам Льва Успенского, есть «сложная и тонкая отрасль знания, стоящая на грани науки и искусства», и о стилистических ошибках, связанных с неправильным или неточным употреблением слов, – наш сегодняшний разговор.
НАША СПРАВКА
В настоящее время слово «стилистика» имеет множество значений. При поиске в сети Интернет выяснится, что и «стилистика мебели», и «свадебная стилистика», и «стилистика модного мира и светской тусовки, фэшн-показы и советы от самых востребованных дизайнеров» – это стили в моде, дизайне, архитектуре, даже в поведении. Стилистика как один из разделов языкознания существует отдельно.
Кстати, в прошлом веке все будущие секретари и делопроизводители обязательно целый год изучали предмет «Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов» [1]
В деловой речи накопилось огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формулировок, штампов, клише и оборотов речи. Их использование позволяет пишущему (говорящему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации, а брать уже готовые; читающему (слушающему) они дают возможность правильно все понять.
Процесс стандартизации деловой речи охватывает все разделы языка: лексику, морфологию, синтаксис. Документ должен быть понятным, лаконичным, однозначным, поэтому для описания типовой управленческой ситуации следует использовать стандартный речевой оборот. Например: служебное письмо составляется, но не пишется, направляется, но не посылается, выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается. Много готовых конструкций с использованием отыменных предлогов: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии). Только в официально-деловом стиле целесообразно использовать канцеляризмы: завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер) и др.
Нейтральный тон изложения является нормой для деловых документов. Следовательно, мало синонимов, почти нет вопросительных и восклицательных предложений, слов с эмоционально-экспрессивной окраской, просторечных, разговорных, диалектных слов – в общем, всего того, что делает язык красивым и богатым.
Неудивительно, что писателей, лингвистов, литераторов и языковедов давно беспокоило влияние официально-делового стиля на другие стили русского языка. К.И. Чуковский в книге «Живой как жизнь» (1966) посвятил официально-деловому стилю русского языка целую главу и даже придумал слово «канцелярит».
«Канцелярит» проникает в разговорную речь, в языки науки и литературы, и это ведет к обеднению и даже к порче этих языков. Вот такой смешной пример использования бюрократического языка в быту приводит К.И. Чуковский: «В самом деле, представьте себе, что ваша жена, беседуя с вами о домашних делах, заговорит вот таким языком: «Я ускоренными темпами, – скажет она, – обеспечила восстановление надлежащего порядка на жилой площади, а также в предназначенном для приготовления пищи подсобном помещении общего пользования (то есть на кухне. – К. Ч.). В последующий период времени мною было организовано посещение торговой точки с целью приобретения необходимых продовольственных товаров»».
Какое счастье, что так мы все-таки не говорим!
Получается, что в этой статье мы будем совершенствовать владение стилем канцелярского общения, от которого так много вреда? Нет, это не так. Плох не «канцелярит» как таковой, а употребление его там, где это неуместно.
Об этом К.И. Чуковский пишет тоже: «И, конечно, никто не требует, чтобы казенная бумага о дровах писалась вот таким «поэтическим» стилем: «Архангельскому комбинату, расположенному на брегах полноводной красавицы Двины. Просим отгрузить 1000 кубометров древесины, пахнущей вековым сосновым бором». В деловых официальных бумагах такие потуги на цветистую, нарядную речь были бы только смешны, тем более что и «полноводная красавица Двина», и «вековой сосновый бор» – такие же пошлые, стертые штампы, как и любая формула чиновничьей речи». Официальные люди, находящиеся в официальных отношениях друг с другом, должны пользоваться готовыми формами речи, установленными для них давней традицией».
За последние двадцать лет язык, в т.ч. и официально-деловой стиль, очень изменился. А настоящих серьезных исследований нет.
ИНОСТРАННЫЕ СЛОВА И КНИЖНАЯ ЛЕКСИКА
Нейтральный стиль изложения деловых бумаг не допускает употребления стилистически окрашенной лексики: историзмов и архаизмов, книжных и высоконаучных слов, разговорной и просторечной лексики, профессионализмов, неологизмов и заимствований из других языков.
Однако в последние годы в языке появилось очень много иностранных слов, и у большинства из них есть эквиваленты в русском языке. Даже в Федеральном законе от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (в ред. от 02.07.2013) говорится о недопустимости неоправданного использования иностранных слов.
Эквивалента слова «аутсорсинг» [2] в русском языке нет. Слово «коррупциогенность» можно сопоставить только с профессиональным жаргонизмом «взяткоемкость». Слово «мониторинг» имеет в русском языке если не эквиваленты, то очень близкие синонимы: «наблюдение», «оценка», «прогноз», а слово «инновация» легко можно заменить «нововведением». Так от употребления каких именно иностранных слов следует отказаться?
Можно ли считать ошибочным использование слова «анонс» вместо «объявление», «пролонгировать» – вместо «продлить», «спонсор» – вместо «меценат», «покровитель», «попечитель», «эксклюзивный» – вместо «исключительный»? Нет. Эти слова укоренились в языке, и их употребление в тексте документа всем понятно. Я не призываю составлять документы, которые можно прочитать только со словарем иностранных слов, но и опыт «русификации» у нас уже есть (не стоит его повторять). Еще А.С. Пушкин смеялся над предложением заменить иностранное «галоши» на исконное «мокроступы», а «лабиринт» – на «блуждалище».
Еще одной особенностью современного русского языка, которая, естественно, проникла и в официально-деловой стиль, является высокочастотное использование книжной лексики.
Люди, создающие документы, чаще выбирают слово «прогнозировать», чем «предвидеть»; «регламентировать», «адекватный», а не «нормальный». Могу предположить, что желание использовать «умные» слова обусловлено стремлением произвести хорошее впечатление, продемонстрировать высокий профессионализм и компетентность сотрудников. Книжная и иноязычная лексика считается в деловых кругах более престижной. Текст делового письма как бы демонстрирует (сейчас сказали бы «позиционирует» – это модно) качество и эффективность организации в целом.
В статье М.Н. Пановой «Парадный портрет власти» (журнал «Русская речь», 2012, № 4) высказывается мнение, что «прибегая к подобному «речевому глянцу», идеологи современного государственного управления пытаются отмежеваться от языка и стиля советской административно-командной системы и методов партийного руководства, а также продемонстрировать свою причастность к современным методам управления, применяемым на Западе, к стандартам эффективного, научно обоснованного делового администрирования».
Очевидно, что в деловых письмах следует избегать профессионализмов (например, писать «безналичка» вместо «безналичный расчет» или «дострой» вместо «завершенное строительство»); устаревших выражений (сего года, при сем направляем и т.п.); разговорных или просторечных слов.
Согласитесь, что не всем корреспондентам вашей организации понравится, если в конце делового письма вместо привычного с уважением они прочитают респект и уважуха.
Нежелательно использовать в письменной речи жаргон «управленцев»: «наработать» (материал), «протолкнуть» (продукт), «проработать» (вопрос), «отксерить» (документ), хотя в устном профессиональном общении употребление этих слов допустимо.
Рассмотрим стилистические ошибки, связанные с неправильным или неточным употреблением слов.
УПОТРЕБЛЕНИЕ ПАРОНИМОВ, СИНОНИМОВ, АМОНИМОВ
СПРАВКА
Паронимы – это слова, разные по смыслу, но близкие по звучанию.
Они похожи, поэтому их легко перепутать. Например, паронимы: экономический, экономичный, экономный. Проверьте себя: соедините эти паронимы со следующими словами: политика, техника, кризис, обогреватель, топливо, путешественник, хозяйка, рост, автомобиль, прогноз, анализ. Получилось? Вот значения паронимов:
экономический – относящийся к экономике;
экономичный – дающий возможность сэкономить, выгодный;
экономный – бережливый, способствующий экономии.
Значит, политика, кризис, рост, прогноз и анализ могут быть только экономическими. Путешественник и хозяйка – экономные. А со словами техника, топливо, обогреватель и автомобиль хорошо сочетается определение «экономичный».
Если возникают трудности с употреблением паронимов, то надежнее и правильнее обратиться к специальным словарям. Предлагаем вашему вниманию небольшой список (вдруг пригодится?).
|
Представить:
|
Предоставить:
|
|
Гарантийный – относящийся к гарантии (гарантийный талон, ремонт) |
Гарантированный – обусловленный законом, обеспеченный (гарантированные выплаты, права) |
|
Командировочный – образовано от сущ. «командировка» и обозначает предметы, вещи, обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение) |
Командированный – образовано от гл. «командировать» и имеет значение «лицо, посланное со служебным поручением» (гостиничные номера для командированных) |
|
Политический – относящийся к политике (политический лозунг) |
Политичный – действующий дипломатично, осторожно (политичный человек) |
|
Представительный – производящий выгодное впечатление (представительный мужчина) |
Представительский – относящийся к представительству, представителю (представительский офис) |
|
Технический – относящийся к технике (технический прогресс) |
Техничный – обладающий высоким мастерством (техничный актер) |
|
Удачливый – счастливый, тот, кому везет (удачливый игрок) |
Удачный – успешный (удачный выстрел, удачное вложение) |
|
Эффектный – производящий эффект (эффектный номер, костюм) |
Эффективный – действенный (эффективные меры) |
|
Шутливый – склонный к шуткам или имеющий характер шутки (шутливый человек, тон, шутливая беседа) |
Шуточный – представляющий собой шутку (шуточный рассказ) |
В распоряжение сотрудников лаборатории была представлена вся документация – теперь вы точно знаете, что в этом предложении нужно использовать не «представлена», а пароним «предоставлена».
СПРАВКА
Синонимы – слова, различные по звучанию, но совпадающие по значению.
Неправильное употребление синонимов – типичная стилистическая ошибка. Например, слова-синонимы – «возражать», «противоречить» и «перечить»:
- – не соглашаться с чем-либо;
- – утверждать нечто противоположное;
- – говорить наперекор, причем главным образом из упрямства.
Понятно, что в тексте документа лучше использовать слово «возражать», в некоторых ситуациях допустимо более жесткое выражение «противоречить», но писать «перечить» нежелательно, поскольку это слово эмоционально окрашено.
Еще один ряд синонимов: дефект, недостаток, изъян. Все три слова обозначают несовершенство чего-либо, но условия их употребления различны. «Дефект» используется по отношению к техническим изделиям (дефект конструкции), «изъян» и «недостаток» относятся и к тому, что создано природой, и к процессам или результатам общественной деятельности (недостатки воспитания, жених с изъяном).
При переброске рабочих в другой филиал присвоенные табельные номера сохраняются – лучше использовать не «при переброске», а синоним «при переводе».
СПРАВКА
Омонимы – это слова, разные по значению, но одинаковые по написанию и звучанию.
Использование в деловой речи омонимов часто приводит к смысловым нелепостям. Например, студенты, прослушавшие лекцию, услышали ее на самом деле? «Прослушать» в значении «дослушать до конца» и «прослушать» в значении «не услышать» – это омонимы. И видели ли кино школьники, просмотревшие фильм?
ПЛЕОНАЗМЫ И ТАВТОЛОГИЯ
СПРАВКА
Плеоназм – это частичное совпадение слов, образующих словосочетание.
Например,: передовой авангард (авангард – те, кто впереди), памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместная работа).
От плеоназмов нужно избавляться.
Однако существуют устойчивые словосочетания, которые хоть и являются плеоназмами, но их использование вполне допустимо, поскольку закреплено традицией. Например: целиком и полностью, вокруг да около. Плеоназмом является и устойчивое словосочетание информационное сообщение, потому что любое сообщение содержит информацию.
СПРАВКА
Тавтология – это смысловые повторы.
Еще один вид стилистических ошибок. Тавтология возникает в результате повторения однокоренных слов: следует учитывать следующее…, явление проявляется…, польза от использования. Тавтологические повторы делают предложение неблагозвучным, тяжелым для понимания.
Например, внешне, так сказать, на взгляд со стороны, все обстоит благополучно (внешне и взгляд со стороны – тавтология).
А вот предложение из рекламного письма, пришедшего несколько дней назад: Стальная (металлическая) упаковочная лента для упаковки изготовлена в четком соответствии с отечественным стандартом качества ГОСТ. Согласитесь, покупать не хочется.
ФРАЗЕОЛОГИЗМЫ
В деловой речи очень широко используются фразеологизмы особенно в качестве так называемых расщепленных сказуемых. Например, в официальном документе предпочтительнее использовать словосочетание оказать помощь, чем помочь, произвести ремонт, чем отремонтировать, провести опрос, а не опросить. В некоторых случаях подобные фразеологизмы не имеют параллельных глагольных форм, ведь провести соревнование – это не то же самое, что соревноваться.
СПРАВКА
Фразеологизм – устойчивое, целостное по составу и значению сочетание слов.
Сравните два предложения: «Человек приветственно махнул рукой» и «Она решила махнуть рукой на все дела». В первом случае «махнуть рукой» – это свободное словосочетание, а во втором – фразеологизм.
При использовании фразеологизмов в деловой речи возможны стилистические ошибки. Входящие в состав фразеологизмов глаголы «вести», «давать», «допускать», «оказывать», «проводить», «производить», «проявлять» и др. могут сочетаться с ограниченным числом существительных. Например, глагол «одержать» может употребляться лишь в сочетаниях одержать победу и одержать верх. Часто встречающееся словосочетание одержать успех является нарушением нормы. Глагол «допускать» («допустить») принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет». Сочетание этого глагола со словами «дефект», «поломка», брак», «хищение» – это ошибка.
Иногда к ошибкам приводит смешение похожих фразеологизмов. Самый распространенный пример – это близкие по значению фразеологизмы «иметь значение» и «играть роль». Например, Введение новых форм документов сыграло большое значение (правильно: либо …сыграло большую роль…, либо …имело большое значение…).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!
Недопустимо менять грамматические формы слов, входящих в состав фразеологизма.
Исполнитель явно покривил в душе (правильно: покривил душой).
Этому латиноамериканскому государству удалось выбить почву под ногами монополистов (правильно: выбить почву из-под ног).
Кроме того, нельзя изменять состав фразеологизма.
Работа лаборатории ниже любой критики (правильно: всякой критики).
Мастер обещал в три счета устранить все неполадки (правильно: в два счета).
Конечно, мы рассмотрели далеко не все возможные стилистические ошибки, связанные со словоупотреблением. Но если при составлении документа внимательно следить за смыслом используемых слов, то ошибок не будет.
Кроме того, все сказанное важно всегда и во всем, а не только при подготовке документов.
По мнению великого Конфуция: «Мудрый правитель первым делом должен называть вещи правильными именами. Ведь если вещи будут именоваться неправильно, слова потеряют силу и ни одно дело нельзя будет довести до конца».
ОСОБОЕ МНЕНИЕ
Цитаты из статьи «Революционеры в кавычках» историка и журналиста Ильи Смирнова (http://izvestia.ru/news/566248#ixzz2ttCVApct):
«…К сожалению, в современном лексиконе, не только политическом, но бытовом и даже научном, правильная терминология все время подменяется словесными ловушками для здравого смысла (и для полезного дела). Что такое «маркетинг»?
Если верить словарю, просто торговля. Но было бы просто, не потребовалось бы нового слова для обычного, всем известного занятия. «Креативный» – не синоним слова «творческий». Творчество А.С. Пушкина вы «креативным» не назовете, и правильно сделаете.
И «гендер» – не просто «пол», а целая идеология, которая тянется за новомодным словечком, как мицелий ядовитой плесени. Точно то же самое – с противоестественным словосочетанием «образовательные услуги». Если слышишь его от профессоров, не нужно специальных исследований эффективности и креативности, чтобы сообразить: в этом университете дела плохи.
И если режиссер «культовый», а спектакль «провокативный», вряд ли стоит тратить деньги на билет.
Не случайно убийца стал «киллером», проститутка «путаной», перверcия «ориентацией». А теперь отдельные, прости Господи, социологи и даже наркологи нас пытаются убедить, что и наркомана нельзя назвать наркоманом, надо говорить о нем уважительно: «наркопотребитель».
Как вы думаете, для чего это делается?
Спрашивал у своих левых приятелей: почему вы употребляете слово «толерантность» вместо традиционного «интернационализм»? Не могут объяснить. Даже дать внятного определения, что такое эта самая «толерантность», не могут.
А ведь ответ на самом деле ужасно прост, и ответ единственный.
Если человек перенимает чужой пропагандистский жаргон, это первый шаг к капитуляции».
[1] В данной статье слово «стилистика» используется именно в этом аспекте.
[2] Аутсорсинг – передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2014.
4. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
В ЯЗЫКЕ
И СТИЛЕ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Язык и стиль
служебных документов
Язык служебных
документов
– это разновидность современного
литературного языка, которая используется
при составлении документов.
Стиль
– это
особенность языка, проявляющаяся в
отборе, сочетании и организации языковых
средств в связи с задачами общения.
Различают следующие функциональные
стили: публицистический, научный,
художественно-литературный,
разговорно-обиходный, официально-деловой.
Любая информация
нуждается в языке, на котором она будет
зафиксирована, передана и воспринята.
Этот сложный процесс может быть
осуществлен с помощью специальной
терминологии – основного компонента
любого функционального стиля. Стиль
официально-делового общения сложился
под влиянием необходимости излагать
факты с предельной точностью, краткостью,
конкретностью, не допуская двусмысленности.
Официально-деловой
стиль – это
такая функциональная разновидность
языка, которая обслуживает сферу
официальных деловых отношений
преимущественно в письменной форме.
Официально-деловому стилю присуща
стилистическая строгость, объективность
изложения, в нем не должно быть
эмоциональности, субъективной оценочности
и разговорности. Именно это приближает
стиль деловых бумаг к умеренно книжному,
научному стилю, но обезличенность манеры
изложения является характерным признаком
языка документов.
4.2.
Структурные, синтаксические,
морфологические,
лексические,
стилистические, технические ошибки и
помехи
Структурные
ошибки
Источником
структурных ошибок является неверное
построение документа, несоразмерное
расположение его частей. Важно, чтобы
каждый аспект содержания занимал
определенное место в логической структуре
документа и не совпадал с другим аспектом.
Несоблюдение этого условия приводит к
длинным введениям и сложным системам
мотивировок.
Например,
не следует текст документа начинать с
повторения того, что уже отражено в
других реквизитах. Нет необходимости
указывать наименование предприятия
рядом с должностью лица, подписавшего
документ, поскольку это уже отражено
на бланке.
Синтаксические
ошибки
Ошибки,
связанные с неправильным порядком слов
в предложении
В
русской письменной речи информационная
роль порядка слов возрастает к концу
предложения. Рассмотрим три примера:
Фирма
«Сокол» проводит выставку продукции
восьмого июля 2012 года.
Восьмого
июля 2012 года фирма «Сокол» проводит
выставку продукции.
Восьмого
июля 2012 года проводит выставку продукции
фирма «Сокол».
В
первом предложении содержится информация
о том, когда состоится выставка; во
втором констатируется то, что выставка
будет проведена; в третьем предложении
указывается, какая именно фирма проводит
выставку.
Нарушение
специфики употребления деепричастных
оборотов
Деепричастный
оборот служит средством передачи
действия, происходящего одновременно
или в связи с другим действием. Пользуясь
деепричастным оборотом, можно
сформулировать причины, послужившие
основанием для принятия того или иного
управленческого решения. Деепричастным
оборотом следует начинать, а не завершать
фразу. Например: «Учитывая…», «Считая…»,
«Принимая во внимание…», «Руководствуясь…»
и т.д.
Обязательным
условием употребления деепричастных
оборотов является то, что два действия,
одно из которых выражено глаголом-сказуемым,
а другое
деепричастием, должны осуществляться
одним и тем же лицом (или относиться к
одному и тому же лицу). Например, ошибочной
будет формулировка: «Проработав всего
два месяца, у него возникли осложнения
с начальником отдела». Правильный
вариант: «Проработав всего два месяца,
он испортил отношения с начальником
отдела».
Ошибки, возникающие
в результате
незнания
структуры сложного предложения
При
построении сложных предложений следует
учитывать, что наиболее употребительны
сложные предложения с союзами что;
который; если; вследствие того, что; при
условии, что; где; как.
Место придаточного предложения зависит
от того, какой член главного предложения
оно поясняет. Распространенной ошибкой
является неоправданное усложнение
текста документа: насыщение
сложноподчиненными предложениями с
однотипными придаточными частями,
длиннейшими перечислениями, сложно
построенными вставными конструкциями,
развернутыми цитатами. Упростить
усложненные синтаксические построения
можно путем прямого сокращения текста
или путем его переработки, например,
разбивкой сложного текста на отдельные,
простые по составу и построению фразы.
-
Согласование
определений
Если определение
относится к имени существительному,
имеющему при себе приложение, оно
согласуется с главным словом сочетания:
новый вагон-лаборатория, универсальная
лебедка-автопогрузчик. Главное слово
в таких сочетаниях обычно стоит на
первом месте.
Если
определение относится к сочетанию
личного имени и приложения типа «директор
завода Иванова», определение обычно
согласуется с ближайшим именем
существительным: «наш начальник цеха
Петрова»; «старший инженер Яковлева»;
«новый лаборант Серова».
Отступление
от этого правила наблюдается в тех
случаях, когда определение выражается
причастием: «выступившая на собрании
заместитель декана по научной работе
доцент Сидорова» …; «принимавшая участие
в разработке проекта старший научный
сотрудник Алексеева» …
2.Ошибки
при употреблении полной
и
краткой форм имен прилагательных
Составителям
деловых писем следует учитывать, что
краткие формы имен прилагательных более
употребительны в официально-деловой
речи. Полные формы прилагательных (в
форме именительного падежа) в подобных
текстах оказываются неуместными,
ощущаются как разговорные и даже
просторечные.
Неправильно:
Правильно:
«Выводы
комиссии
обоснованные
и справедливые».
«Данная
задача при сложившемся
положении
неразрешимая».
«Выводы
комиссии
обоснованны
и справедливы».
«Данная
задача при сложившемся положении
неразрешима».
В
случае употребления форм кратких имен
прилагательных, оканчивающихся на
«-ен» и «-енен», следует учитывать, что
в официально-деловой речи предпочтительнее
употребление форм, оканчивающихся на
«-енен».
Неправильно:
Правильно:
«Окончательный
результат тождествен
предварительным
расчетам».
«Каждый
член бригады
ответствен
за качество продукции».
«Окончательный
результат тождественен предварительным
расчетам».
«Каждый
член бригады
ответственен за качество продукции».
3.
Ошибки при употреблении количественных
имен числительных
При
употреблении количественных числительных
в деловых письмах, а также в конкурентах
письма – телефонном разговоре, деловой
беседе, при чтении деловых текстов в
официальной обстановке следует помнить,
что все количественные имена числительные
склоняются; при этом изменяются все
части сложных и составных числительных:
до шестисот шестидесяти рублей, с
шестьюстами шестьюдесятью шестью
рублями и т.д. Несклонение или неполное
склонение сложных и составных числительных,
распространенное в устной речи, является
нарушением норм официально-деловой
письменной речи.
Как
уже отмечалось, в текстах количественные
имена числительные, как правило,
записываются цифрами. Поэтому, чтобы
избежать возможных речевых ошибок в
текстах, предназначенных для чтения
или произнесения в официальной обстановке,
наряду с цифровыми обозначениями следует
давать их словесные варианты, разумеется,
в соответствующих падежных формах:
«На завод было
доставлено до 656 т (шестисот пятидесяти
шести тонн) металлолома».
«Депутат
встретился с 656 (шестьюстами пятьюдесятью
шестью) рабочими завода».
Приведем
формы косвенных падежей числительных,
склонение которых может вызвать
трудности:
Имен. три
четыре пять сорок
девяносто сто
Родит. трех
четырех пяти сорока
девяноста ста
Дат. трем
четырем пяти сорока
девяноста ста
Винит. три
четыре пять сорок
девяносто сто
(трех)
(четырех)
Твор. тремя
четырьмя пятью сорока
девяноста ста
Предл. трех
четырех пяти сорока
девяноста ста
Имен.
двести тысяча
полтора(-ы)
Родит.
двухсот тысячи
полутора
Дат.
двумстам тысяче
полутора
Винит.
двести тысячу
полтора(-ы)
Твор.
двумястами тысячей
(тысячью) полутора
Предл.
(о) двухстах тысяче
полутора
Лексические ошибки
-
Неправильное
использование слов и терминов
Основное
количество ошибок в деловых письмах
относится к лексическим. Природа их
кроется в ряде случаев в недостаточной
грамотности некоторых адресантов:
«Отметить хорошее
состояние ул. Витебское шоссе с
присуждением ей денежной премии 200 руб.»
Можно ли, исходя
из такого документа, принять грамотное
решение?
Порой авторы
документов не считают нужным подобрать
правильный термин. При чтении отчетов
встречаем:
«На
заводе произошел анонимный
случай: кто-то бросил окурок, и в результате
возник пожар».
Или, например,
письмо:
«Частично
доставленные заготовки зубчатых колес
не имеют маркировки и свидетелей.
Прошу принять меры к обеспечению».
Просьба
не была выполнена в срок: работникам
снабженческой организации, куда
адресовалось письмо, пришлось долго
выяснять, что понимал адресант под
словом «свидетели». Оказалось, что это
макеты деталей, прилагаемых к партии.
Эти макеты правильно именуются
«образцами-свидетелями» и включают
целый комплект деталей.
Отдельные
термины и профессиональные жаргонные
слова знакомы лишь узкому кругу лиц
определенной профессии, поэтому требуется
обязательная расшифровка их в тексте.
Расшифровать нужно и термины, которые
в разных отраслях промышленности имеют
различное значение, например: «редуктор»
в химической промышленности означает
«приспособление для снижения давления
газа», а в машиностроении – «приспособление,
снижающее скорость вращения валов».
Стремление
придать словам большую значимость
выливается в «терминологическую игру»,
приводящую к разнообразным ошибкам.
Часто встречаются обороты, которые в
стилистике именуются расщеплением
сказуемого: вместо «премировать» пишут
«производить премирование», вместо
«монтировать» – «производить монтаж»,
вместо «внедрить» – «осуществить
внедрение».
В
деловых письмах очень много отглагольных
существительных с окончанием на «-ание»,
«-ение», придающих речи ярко выраженный
канцелярский характер. Нередко также
встречаются образованные по их образцу
слова с отрицанием, которые особенно
затрудняют восприятие текста, например,
несогласование, некомандирование,
недополучение, недовыполнение и даже
недоперевыполнение.
-
Неуместное или
неоправданное употребление иностранных
слов
Часто
в деловой язык попадают иностранные
слова, обозначающие понятия, за которыми
уже закреплен русский эквивалент.
Например, пишут: «срок выполнения может
быть пролонгирован» вместо «продлен»;
«репрезентовать» вместо «представить».
При использовании
иностранного слова необходимо точно
знать его смысл. Например, неверно
предложение:
«Эффективность
режима экономии во многом зависит от
того, насколько лимитируются финансовые
расходы».
Слово
«лимит» означает «предельную норму».
Лимитируются средства, а не расходы,
т.е. дается предельная норма денежных
средств, в пределах которых ведутся те
или иные расходы.
Неправильное
употребление иноязычной лексики, как
правило, ведет к тавтологии.
В
следующих примерах иностранные слова
привносят нежелательные ассоциации:
«Новый
станок – настоящий ас среди своих
собратьев».
«Во время испытаний
станок ДР-1 сохранял свой приоритет».
Заимствование
иностранных слов – закономерный путь
обогащения всякого языка. Однако нет
смысла использовать иностранное слово,
если есть русский термин, обозначающий
данное понятие. Употребление иностранной
лексики должно быть обусловлено тремя
обстоятельствами, тесно связанными
между собой: необходимостью,
уместностью и точностью словоупотребления.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ
– МЕСТА РАБОТЫ ПРЕДВЫПУСКНОЙ
ПРАКТИКИ
1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ
СТИЛЬ
2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация
2.2 Композиция
3. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В
ЯЗЫКЕ И СТИЛЕ ДЕЛОВОЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
3.1 Лексические ошибки
3.2 Морфологические ошибки
3.3 Синтаксические ошибки
3.4 Структурные помехи
3.5 Технические помехи
3.6 Грамматические помехи
3.7 Искусственное удлинение
речи
3.8 Рекомендаций по устранению
помех, возникающих при записи
цифровой информации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ЛИТЕРАТУРА
ВВЕДЕНИЕ
Секретарь-референт — это
сотрудник организации, обладающий
высокой квалификацией в области
делопроизводства. Широкий спектр знаний
и навыков в данной области
касается прежде всего умения составлять
по поручению руководителя документы:
письма, приказы, протоколы, акты и др.,
обеспечения их качественного редактирования
и оформления, умения работать с
различными видами информационных источников,
поиска, анализа и обработки информации.
Для того чтобы качественно выполнять
работу, связанную с информацией
и документацией, секретарь должен
быть грамотным человеком, владеть
нормами русского литературного
языка, знать правила орфографии
и пунктуации, специфику языка
деловой документации.
Работая с официальными документами,
секретарь должен знать и владеть
не только языковыми, но и стилистическими
нормами, присущими официально-деловому
стилю — функциональной разновидности
русского литературного языка, используемой
в качестве средства общения в
сфере административного управления.
Ежегодно в стране составляется
свыше 60 млрд. управленческих документов,
из них только организационно-распорядительных
более 6 млрд.
Как составить служебный
документ? Как быстро и правильно
сформулировать запрос, предложение, обосновать
претензию, сделать запись совещания?
Экономисты подсчитали, что па составление
служебных документов работники
аппарата управления тратят от 30 до 70%
рабочего времени.
Отсюда видно, сколь важна
рационализация этого процесса для
улучшения деятельности аппарата управления.
Рационализация составления служебных
документов требует знания определенных
правил и норм, а также особенностей
служебных документов.
Цель моей письменной экзаменационной
работы состоит в том, чтобы проанализировать
специфику языка служебной документации,
более подробно рассмотреть методические
рекомендации по составлению текстов
служебных документов, выработанные
на основе передового опыта, сложившихся
традиций и новейших достижений в
области документной лингвистики.
ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ
– МЕСТА РАБОТЫ ПРЕДВЫПУСКНОЙ
ПРАКТИКИ
Свою предвыпускную практику
я проходила у ИП Тапченко Е.Д.
в качестве помощника руководителя
торгового предприятия. Мое рабочее
место находилось в приемной директора
предприятия, где был отдельный
стол, персональный компьютер и вся
необходимая оргтехника: принтер, сканер,
копир, телефон-факс.
Я приходила на работу не
позднее, чем за 15 минут до начала
рабочего дня, составляла план на предстоящий
день. Ежедневно я просматривала
и обрабатывала корреспонденцию, при
необходимости напоминала руководителю
о предстоящих мероприятиях.
В мои обязанности входила
обработка и регистрация входящих
и исходящих документов, обработка
телефонных звонков, прием и передача
телефонограмм, факса.
Так как наше предприятие
торговое, то я принимала активное
участие в подготовке и проведении
презентации нового товара – новая
концепция упаковки и формы прохладительных
напитков. Я составляла и рассылала
приглашения партнерам, занималась
заказом автотранспорта, который
должен был доставить гостей до места
мероприятия. Для иногородних гостей
делала заказы номеров в гостинице,
а также принимала участие
в организации отдыха участников
презентации после мероприятия.
В конце работы я просматривала
свой ежедневник, информировала руководителя
о необходимости подготовки к
проведению определенных мероприятий
(подготовка к совещанию, к проведению
других мероприятий); приводила в
порядок свое рабочее место, убирала
документы, закрывала все шкафы
с документами, выключала из сети
технические средства.
Поскольку мне ежедневно
приходилось составлять и обрабатывать
различные документы, выбранная
мной тема письменной экзаменационной
работы «Специфика языка служебных
документов» представляется мне
весьма актуальной.
В ней я рассмотрю особенности
отдельных видов документов: унификацию
текста, логические основы, особенности
композиции. В работе также будут
проанализированы языковые, технические,
структурные помехи и способы
их преодоления.
1. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ
СТИЛЬ
Языком делового общения
является официально-деловой стиль
— функциональная разновидность языка,
предназначенная для общения
в сфере управления. Под функциональной
разновидностью языка понимается система
языковых единиц, приемов их отбора
и употребления, обусловленных социальными
задачами речевого общения.
Речевое общение в сфере
управления обладает рядом специфических
особенностей, объясняемых условиями
делового общения. Особое значение в
этом плане имеет то, что участниками
делового общения, по существу, являются
юридические лица — организации, учреждения,
предприятия, должностные лица, работники.
Характер и содержание информационных
связей, в которые они могут
вступать, зависят от места организации
в иерархии органов управления, ее
компетенции, функционального содержания
деятельности и других факторов. Отношения
между организациями устойчивы
и регламентируются правовыми нормами,
вследствие чего информационные потоки
организации имеют «запрограммированный»
характер, отвечающий потребностям организации
и соответствующий ее месту в
системе органов управления и
организаций.
Специфика делового общения
выражается и в том, что автором
и адресатом документа почти
всегда является организация в целом
-«коллективный субъект», несмотря
на то, что в большинстве случаев
документ подписывается одним лицом
— руководителем организации. То же
можно сказать и об адресате документа.
Другая важная характеристика
документного общения — адресность информации.
Управленческая информация не может
быть информацией «вообще» (как, скажем,
теле-, радио-, газетная информация и
некоторые другие виды). Управленческий
документ всегда имеет точный адрес.
Более того, управленческий документ
почти всегда «узко направлен», т.
е. адресован конкретной организации
или кругу организаций, должностных
лиц и работников.
Существенный фактор делового
общения — повторяемость управленческих
действий и ситуаций, поскольку управленческая
деятельность — это всегда «игра
по правилам», что обусловливает
использование одних и тех
же языковых средств в сходных
ситуациях.
Другая характерная особенность
делового общения — тематическая ограниченность
круга решаемых организацией задач.
Функции учреждения поддаются описанию,
классификации, регламентации. В результате
круг вопросов, относительно которых
создаются управленческие документы,
носит достаточно стабильный характер.
Следовательно, условия делового
общения формируют следующие
свойства управленческой информации:
ü официальный характер
информации;
ü адресность информации;
ü повторяемость информации;
ü тематическая ограниченность.
Условия делового общения, кроме
того, предъявляют и определенные
требования к управленческой информации,
от соблюдения которых зависит эффективность
делового общения.
Одно из важнейших требований
к управленческой информации обусловлено
самой сущностью управленческой
деятельности, которая заключается
в принятии управленческих решений
с целью воздействия управляющего
органа на управляемые объекты. Принятие
решений основано на получении, переработке
и использовании информации. Следовательно,
эффективность управленческой деятельности
только в том случае является достаточно
высокой, когда для принятия решений
используется информация актуальная,
информация новая, необходимая, важная
для деятельности организации. Только
получая актуальную информацию, орган
управления может принимать оптимальные
управленческие решения. Актуальность
информации обеспечивается как самим
содержанием документа, так и
своевременностью его передачи, обработки,
доведения до заинтересованных подразделений
и должностных лиц.
Актуальность информации
связана с целым рядом других
свойств управленческой информации,
в частности:
ü достоверность (объективность);
ü убедительность (аргументированность);
ü полнота (достаточность
информации) и др.
Требование достоверности
(объективности) означает, что деловое
сообщение должно отражать фактическое
состояние дел, давать непредвзятую,
бесстрастную оценку событий.
Убедительность (аргументированность)
информации вызвана необходимостью
побудить адресата совершить (или не
совершить) определенные действия; от
того, насколько обоснован документ,
будет зависеть и его исполнение.
Требование полноты предполагает,
что документ должен содержать всю
необходимую информацию для принятия
обоснованного решения. Глубина
изложения вопроса зависит от
целей документа: в информационном
письме достаточно назвать факты
или события, в письме-просьбе
предмет письма должен быть точно
обозначен и исчерпывающе обоснован.
Недостаточность информации может
вызывать необходимость запрашивать
дополнительные сведения, порождая неоправданную
переписку.
В тексте документа должен
использоваться определенный язык и
стиль документа. В результате многовекового
развития в официально-деловом стиле
выработались такие языковые средства
и способы выражения содержания,
которые позволяют наиболее эффективно
фиксировать управленческую информацию,
отвечая всем требованиям, которые
предъявляются к ней.
Основными особенностями
официально-делового стиля являются:
ü нейтральный тон
изложения;
ü точность и ясность
изложения;
ü лаконичность, краткость
текста.
Нейтральный тон изложения
— это норма официального делового
общения, которая свидетельствует
о деловой основе взаимоотношений
между автором и адресатом
документа, их неличном характере, наличии
определенной дистанции между ними.
Кроме того, поскольку участники
делового общения действуют от имени
учреждений, организаций, предприятий,
фирм, т. е. от имени юридических, а
не физических лиц, субъективный момент
в текстах документов сводится к
минимуму. Из языка документов исключаются
слова, обладающие эмоционально-экспрессивной
окраской (слова с уменьшительными
и ласкательными суффиксами, с
суффиксами преувеличения и преуменьшения,
междометия и др.).
Точность изложения необходима
для обеспечения однозначности
понимания текста документа и
исключения двусмысленностей. Адекватность
восприятия текста автором документа
и его адресатом чрезвычайно
важна в деловом общении на
всех этапах управленческой деятельности.
При этом скорость восприятия текста
не имеет особого значения, поскольку
текст документа — это письменный
текст, рассчитанный на зрительное, а
не слуховое восприятие, и при необходимости
он может быть перечитан. Главное, чтобы
содержание было передано максимально
точно.
Точность изложения достигается
употреблением терминологической
лексики, использованием устойчивых оборотов
— языковых формул, отсутствием образных
слов и выражений, ограниченной сочетаемостью
слов, использованием уточнений, дополнений,
оговорок в виде вводных слов и
оборотов, причастных и деепричастных
оборотов и др.
Ясность текста определяется,
прежде всего, правильностью его
композиционной структуры, отсутствием
логических ошибок, продуманностью и
четкостью формулировок.
Лаконичность изложения
текста — это экономное использование
языковых средств, исключение речевой
избыточности.
Рассмотренные особенности
официально-делового стиля играют основную
роль в формировании системы языковых
единиц и приемов их употребления
в текстах документов.
2. СПИЦИФИКА ЯЗЫКА
СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1 Унификация
Каждому из нас приходится
составлять деловые тексты. При поступлении
на работу мы пишем заявление о
приеме, у многих возникает необходимость
подготовить текст служебного письма,
составить акт, оформить протокол или
написать отчет.
Но чтобы правильно
и быстро составить подобный текст,
важно хотя бы в общих чертах знать
особенности языка служебных
документов и предъявляемые к
нему требования. Невыполнение этих требований
в лучшем случае затрудняет работу
с документом, в худшем — лишает
его практической и юридической
значимости.
Лингвисты единодушны в том,
что язык служебных документов —
это набор клише, штампов, стандартов.
Дело в том, что особенностью современного
этапа развития служебных документов
является их унификация. Унификация текстов
рассматривается как выбор одного
языкового варианта из нескольких возможных
способов передачи одной и той
же единицы информации.
При унификации текстов документов
должны соблюдаться следующие принципы:
ü объективное отражение
в тексте содержания служебной ситуации;
ü строгое соответствие
между составом информации и видом
документа;
ü использование унифицированных
речевых средств — устойчивых
оборотов, словосочетаний, моделей
предложений, терминов, которые предусмотрены
государственными стандартами, принятых
сокращений, условных обозначений единиц
измерения и т. д.
Унификация текстов документов
оправдана с технической точки
зрения (открывается возможность
машинной обработки информации) и
с психологической (облегчается
восприятие документа). Она просто необходима
с экономической точки зрения,
так как упрощается и ускоряется
процесс документооборота.
Но было бы неправильно
рассматривать унификацию лишь как
канонизацию отдельных слов и
выражений. Такое понимание сковывало
бы творческую инициативу составителя
служебного документа. Унификация языка
— это прежде всего установление
и применение правил построения предложений
по определенным моделям, соответствующим
тем или иным жизненным ситуациям.
Поэтому процесс составления
служебного документа сводится к
конкретному использованию языковых
моделей, на базе которых и можно
построить предложение.
Существует около 60 видов
управленческих документов. Каждый вид
документации имеет текстовую форму.
Однако независимо от их вида документы
характеризует тенденция к унификации
языка. ГОСТ 6.15.1 — 75 «Организационно-распорядительная
документация. Основные положения» устанавливает
следующие способы унификации текстов:
трафарет, таблица, анкета и сплошной
связный текст. Кроме того, необходимо
еще выделить тексты-аналоги.
Трафарет — способ фиксации информации
в виде текста с пробелами, предназначенными
для заполнения их переменной информацией,
зависящей от конкретной ситуации.
Примеры трафаретных текстов
— бланки справок для заводоуправления,
отдела кадров, командировочных удостоверений
и т. п.
Процесс создания трафаретных
документов — это выделение для
группы однородных документов постоянных
частей текста или реквизитов и определение
объемов пробелов для вписывания
меняющихся сведений. Опыт показывает,
что применение трафаретных бланков
сокращает время, затрачиваемое
на составление документов, в 9 раз.
При составлении текстов-трафаретов
важно помнить следующую закономерность
порядка слов в русском языке:
постоянная информация всегда предшествует
переменной. Поэтому текст-трафарет
не может начинаться с пробела. Постоянная
информация всегда располагается до
сказуемого, которое является организующим
членом предложения.
Пример текста-трафарета.
Справка
Тов. __________________ работает ____________________
в
(ФИО) (название учреждения)
должности ___________. Оклад ______________.
Справка выдана для представления______________________
Начальник отдела кадров_______________________________
Определить, какие члены
предложения несут постоянную информацию,
а какие переменную, позволяет
вопрос к члену предложения. Та часть
информации, которая подразумевается
в вопросе, — это новая информация.
Слова, содержащиеся в вопросе и
повторяющиеся в ответе, будут
служить постоянной информацией, а
остальные — переменной.
Например:
Просим разрешить издать
в типографии____________________________
Что?
В_________________ экз.
в каком количестве?
Предложение: на_______________ л., в_________________________
экз.
скольких? в каком количестве?
Можно рекомендовать пять
способов подготовки служебных документов
с использованием трафаретных текстов.
Первые два применяются при работе
непосредственно со сборником трафаретных
текстов, а остальные три —
с бланками-трафаретами.
Первый способ. Исполнитель
находит в сборнике нужный текст
и составляет черновик документа, переписывая
дословно постоянную информацию из трафарета
и одновременно дополняя ее переменной.
Второй способ. Исполнитель
находит в сборнике нужный текст
и дает заказ в машбюро. Получив
заказ, машинистка также находит
в сборнике нужный текст и печатает
его на бланке, включая переменную
информацию, приведенную в заказе.
Третий способ. Исполнитель
находит в сборнике нужный текст
и дает заказ в машбюро. Машинистка
подбирает соответствующий бланк-трафарет
и заполняет необходимое количество
экземпляров вставками, текст которых
дан в заказе.
Четвертый способ. Исполнитель,
имея бланки-трафареты, подбирает нужный,
заполняет его от руки и передает
в машбюро. Машинистка перепечатывает
текст с черновика на аналогичный
трафаретизированный бланк, который
подписывается и направляется адресату,
а черновик подшивается в дело.
Пятый способ. Исполнитель
сам заполняет необходимое количество
экземпляров бланков-трафаретов (адресуемых,
как правило, в подведомственные
организации), их подписывают и направляют
адресату.
Сборники трафаретных
текстов целесообразно создавать
при большом документообороте. Такие
сборники разработаны в ряде информационных
центров страны.
Таблица — способ пространственной
организации текста, предполагающий
внесение информации (показателей) в
соответствующие графы: по горизонтали
— общее наименование показателей
(постоянная информация), по вертикали
— конкретные данные (переменная информация)
в цифровом или словесном выражении.
Фраза в документе в
виде таблицы по структуре представляет
собой предложение, в котором
в роли подлежащего выступают
показатели документов, а в роли
сказуемого — их числовые или текстовые
соответствия. Однако если грамматическое
предложение выражает одну законченную
мысль, то таблица выражает ряд законченных
мыслей.
В таблице количественная
информация передается словами, цифрами
или смешанным способом. При выборе
грамматической формы слова следует
руководствоваться правилами употребления
числительных и существительных, выражающих
категорию числа. В виде таблиц составляются
документы по кадровым вопросам, вопросам
планирования, учета.
Оформление документов в
виде таблиц должно отвечать требованиям
ГОСТ 1.5-68 ЕСКД «Требования к текстовым
документам».
Анкета — способ также пространственной
организации текста, при котором
постоянная информация дана в виде
перечня вопросов, предусматривающих
строго определенный набор ответов.
В виде анкет составляются
личные листки по учету кадров, сводки,
личные карточки, различные заказы,
отчеты и т. д. Текст анкеты можно
рассматривать как регламентированную
диалогическую речь.
Тексты-аналоги — это тексты
примерно идентичного содержания и
языкового оформления. Примером текстов-аналогов
может служить решение коллегии
министерства и составляемое во исполнение
этого решения циркулярное письмо
подведомственного института, адресованное
базовым организациям по подчиненности.
Целесообразно использовать
так называемые типовые тексты.
Типовой текст — это образцовый
или стереотипный текст, на основе которого
или с использованием которого может
быть построен текст нового документа.
Структура фразы в типизированной
документации представляет собой устойчивый
оборот. Такой текст может быть
представлен в виде отдельных
фраз, абзацев. Для облегчения его
подбора составляют каталог типовых
текстов.
Процесс создания типовых
текстов для каталога и называется
типизацией текста. Применение типовых
текстов сокращает время на составление,
например, типовых писем в 3,5 раза.
К сожалению, понятие текста-аналога
(типового образца) не предусмотрено
ГОСТ 6.15.1—75 «Организационно-распорядительная
документация. Основные положения». Все
виды текстов документов, установленные
в действующих государственных
стандартах, интерпретируются как трафареты.
Однако нельзя не согласиться
с составителями одной из инструкций
по делопроизводству, что индивидуализированный
состав информации в служебных документах
в аппарате управления доминирует над
идентичным, и поэтому текст-аналог
встречается не реже, чем текст-трафарет.
Отечественный и зарубежный
опыт показывает, что в большинстве
случаев может быть трафаретизирована
и типизирована почти половина всех
текстов документов, формируемых
в учреждениях.
Унификация затрагивает
все элементы служебного документа:
состав информации, композицию, формуляр,
синтаксис и лексику.
Еще не разработаны государственные
стандарты на состав информации в
приказе, протоколе, решении, договоре,
но практика составления служебных
документов дает все основания утверждать,
что каждый документ включает один
или несколько стандартных аспектов
содержания.
Так, состав информации в
приказе о поощрении следующий:
ü оценка выполненной
работы поощряемого;
ü факт и мера поощрения.
Оценка выполненной работы
может и не констатироваться, если
ее результаты известны. Пример такого
приказа.
О поощрении …
За исключительную добросовестность
и инициативу, проявленную при
разработке информационно-поискового
тезауруса и информационной части
Рабочего проекта ОАСНТИ, объявить
благодарность ст. научному сотруднику
отдела т. Палей В. И.
Употребление языковых формул.
Одна из особенностей деловой
речи — широкое употребление языковых
формул, т. е. устойчивых (шаблонных, стандартных)
языковых оборотов, используемых в
неизменном виде. Наличие их в деловой
речи — следствие регламентации
служебных отношений, повторяемости
управленческих ситуаций и тематической
ограниченности деловой речи.
Языковые формулы —
это результат унификации языковых
средств, используемых в однотипных
повторяющихся ситуациях. Кроме
выражения типового содержания языковые
формулы нередко являются юридически
значимыми компонентами текста, без
которых документ не обладает достаточной
юридической силой, или являются
элементами, определяющими его видовую
принадлежность, например в гарантийном
письме:
«Гарантируем возврат
кредита в сумме … до …»
«Оплату гарантируем. Наш
расчетный счет …»
«Предоставление жилой площади
гарантируем».
В письме-претензии:
«… в противном случае
Вам будут предъявлены штрафные
санкции»
«… в противном случае
дело будет передано в арбитражный
суд».
В распорядительном документе:
«Контроль за выполнением (приказа,
распоряжения) возлагается на …».
Владение деловым стилем
— это в значительной степени
знание и умение употреблять языковые
формулы. Выражая типовое содержание,
языковые формулы обеспечивают точность
и однозначность понимания текста
адресатом, сокращают время на подготовку
текста и его восприятие.
2.2 Композиция
служебный документ деловой
стиль язык
Композиция документа — это
способ формализации состава информации,
содержащейся в нем; композиция или
структура текста документа —
это последовательность расположения
его составных частей (аспектов).
Наиболее рациональна
структура текста (ГОСТ 6.15.1—75), состоящая
из двух частей. В первой части излагаются
факты и события, послужившие
основанием для составления документа,
во второй части — выводы, просьба,
предложения, решения, распоряжения.
Тексты документов могут
отражать только один аспект, например,
текст приказа — только распоряжение
без констатации факта, текст
письма — только просьбу без пояснения.
Текст многоаспектного документа
необходимо условно подразделять на
разделы, подразделы, пункты и подпункты,
которые должны быть пронумерованы
по правилам, предусмотренным ГОСТ
1.5—68.
Так, примерная структура
текста должностной инструкции имеет
вид: общая часть; функции; обязанности;
права; взаимоотношения; оценка работы
и ответственность.
Примерная структура текста
устава: общие положения; управление;
имущество; права и обязанности;
реорганизация (ликвидация).
Композиция служебного письма,
содержащего запрос, будет такой:
обоснование актуальности запроса;
содержание запроса, ожидаемый результат,
если запрос будет удовлетворен; формулирование
гарантии.
Вот пример письма-запроса:
Институт русского языка
имени А. С. Пушкина готовит сборник
статей «Русский язык за рубежом». Составители
сборника испытывают острую необходимость
в получении информации об изучении
русского языка среди нефилологов
(инженеров).
Просим подготовить и
выслать в наш адрес не позднее
1 июля 1980 г. статью на эту тему.
С уважением…
Сопроводительное письмо
состоит из двух частей: в первой
части — сообщение о высылаемом
материале, во второй — уточняющие
сведения.
Например:
Направляем подробное
описание автоматизированных систем управления.
Получение просим подтвердить.
Типовое содержание письма,
выражающего просьбу, включает: изложение
причины, побудившей обратиться с просьбой;
изложение просьбы; ожидаемый результат,
если просьба будет удовлетворена;
готовность к дальнейшему сотрудничеству.
Например:
Прошу выслать в наш
адрес по одному экземпляру иллюстрированных
каталогов токарно-карусельных станков.
Оплата гарантируется.
Эти аспекты предопределяют
выбор первых и заключительных слов
письма и, конечно, структуру, и место
«ударной» фразы в основном тексте.
Наибольшую трудность
вызывает составление письма-ответа,
содержащего отказ в просьбе
или отклонение предложения. Такое
письмо составляется по следующей схеме:
повторение просьбы; причины, почему просьба
не может быть удовлетворена или
почему предложение не может быть
принято; констатация отказа или
отклонения предложения.
Например:
Вашу просьбу о досрочной
поставке станков с программным
управлением выполнить не можем
по следующим причинам (формулирование
причин)… Поэтому станки типа … будут
поставлены в сроки, указанные в
договоре.
Исходя из сказанного, начинающий
работник аппарата управления должен
до составления служебного документа
«набросать» логическую схему его
содержания. Можно при этом использовать
в качестве аналога документ, составленный
ранее.
Каждый документ состоит
из отдельных элементов, называемых
реквизитами. Состав реквизитов различных
видов документов неодинаков, он зависит
от содержания документа, его назначения
и способа обработки. Например, документ,
подлежащий машинной обработке, должен
иметь свои специфические реквизиты,
не присущие традиционному документу.
Каждый реквизит занимает определенное
место в документе. Совокупность
реквизитов документа, расположенных
в определенной последовательности
на листе бумаги, называется его
формуляром. Формуляры на служебные
документы тестированы (ГОСТ 6.38—72 «Единый
формуляр — образец»).
